Stärkere Investitionen in Dokumentenmanagementsysteme als Plattform für digitale Prozesse
Die Prozessdigitalisierung kommt bei den Unternehmen in der Maschinenbaubranche zügig voran, viele forcieren dabei auch den Abschied von Papierdokumenten. Allerdings weisen die verschiedenen Organisationsbereiche der Firmen ein unterschiedliches Engagement auf, wie eine Vergleichsstudie der d.velop-Gruppe unter mehr als 1.000 Unternehmen in zehn Wirtschaftssektoren ermittelt hat.
Bei der Gegenüberstellung der Fachbereiche geben vor allem die Personalbereiche, und zwar stärker als die HR-Abteilungen in allen anderen Branchen, am meisten Gas bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. 44 Prozent von ihnen widmen sich gezielt dem Abschied vom Papier und wollen hierfür verstärkt in ein elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) investieren. Ähnlich offensiv ist kein anderer Organisationsbereich, am zweitmeisten ist der Vertrieb aktiv, wo 37 Prozent der Unternehmen mit Blick auf eine Digitalisierung der Abläufe ebenfalls mehr Geld für DMS-Plattformen ausgeben wollen. Diese Softwarelösungen wandeln Akten, Rechnungen und andere Dokumente aus Papier in digitale Formate um, so dass sie anschließend an jedem beliebigen Endgerät benutzt und bearbeitet werden können.
Aber auch in der Produktion scheint das Papier immer hinderlicher geworden zu sein, weil es Medienbrüche in den Prozessen erzeugt und eine Automatisierung der Abläufe verhindert. 33 Prozent wollen diesem Nachteil durch Auf- oder Ausbau einer DMS-Landschaft gezielt begegnen. Eine noch etwas stärkere Entwicklung ist in der Logistik und Materialwirtschaft festzustellen. Dort haben 35 Prozent der befragten Unternehmen den Nutzen papierfreier Prozesse für sich ausgemacht und wollen entsprechend investieren.
„Die digitale Transformation nimmt nun auf recht breiter Front Gestalt an“, bewertet Mario Dönnebrink die Ergebnisse. „Zunehmend wird erkannt, dass zum Kern des Wandels vor allem eine Digitalisierung der Dokumente und Geschäftsprozesse gehört, weil nur über digitale Content Services produktivere und integrierte Verhältnisse geschaffen werden können“, betont der Vorstand der d.velop AG. „Dokumenten- beziehungsweise Enterprise Content Management-Systeme sind mit ihren Möglichkeiten des kollaborativen Arbeitens und ihrer Cloud-Verfügbarkeit dafür die entscheidenden Plattformen.“
Anders sieht es hingegen vor allem im Qualitäts- und Compliance-Management der Unternehmen aus. Diese Fachbereiche sind offenbar noch sehr den klassischen Organisationsverhältnissen verhaftet und planen nicht einmal in jedem dritten Fall eine digitale Offensive. Auch die Finanzabteilungen und der Einkauf sind zumindest im Branchenvergleich etwas zurückhaltender. Doch immerhin ein Drittel von ihnen hat in seinen strategischen Planungen stehen, zur Vermeidung von Papierdokumenten stärker auf DMS-Lösungen zu setzen.
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Die d.velop Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Die d.velop Gruppe ist davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall intern und extern auf einfachste Weise zugänglich sowie in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann.
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