HR Prozess Exzellenz – Augenhöhe beginnt im Kopf

In 6 Schritten zu effizienten und leichtgängigen HR Prozessen.

Bild HR Prozess Exzellenz

Jeder Personalleiter kennt das: Die Geschäftsführung, gern auch der CFO, fordern mehr Effizienz in der Personalabteilung. Gemessen an den anderen Stabsfunktionen ist man personell zu breit aufgestellt, heisst es.
Schaut man aber in den eigenen HR Bereich und fragt die Mitarbeiter arbeiten alle bereits am Anschlag und die Überstunden häufen sich. Dazu kommt meist ein starker Betriebsrat der idealerweise in alle Vorgänge involviert werden will, der Einführung neuer Software aber eher skeptisch gegenübersteht.

– Was also tun? –

Zur Beruhigung. So oder so ähnlich geht es 90% der Personalabteilungen in mittleren bis großen Unternehmen in Deutschland.

Die Lösung: Auf Basis unser Erfahrungen aus über 50 HR Projekten haben wir ein Vorgehen zur HR Prozess Exzellenz entwickelt, welches Fragen zum Thema Effizienz der HR Prozesse leichtgängig auflöst.

– HR Tätigkeiten unterscheiden –

Die Tätigkeiten in HR lassen sich in 3 Kategorien einteilen: Produkte, Individualleistungen und Projekte.
HR Produkte sind wiederkehrende HR Leistungen. Sie sind das Ergebnis eines HR Prozesses (Beispiel: Zeugnis). Zu jedem HR Produkt gehört demnach genau ein HR Prozess.
Individualleistungen sind komplexe Fragestellungen zu denen kein Standardvorgehen existiert wie z.B. der Firmenwagen des Vorstands.

HR Projekte sind geprägt durch ihre zeitliche Abgrenzbarkeit und einer längeren Laufzeit.

Diese Unterscheidung ist entscheidend und hilft bei der Strukturierung der komplexen HR Tätigkeiten.

– HR Produkten & Prozesse strukturieren –

Durch die Einteilung der HR Produkte & Prozesse in verschiedene Überkategorien wird die Komplexität beherrschbar.
Die Einteilung kann nach thematischen Produktgruppen oder im Sinne des Mitarbeiterlebenszyklus vorgenommen werden. In einigen Unternehmen werden für diese Kategorisierung auch Prozesslandkarten verwendet.

Wichtig ist dabei in erster Linie die Übersichtlichkeit über die rund 250 HR Produkte & Prozesse.

Transparenz durch Kennzahlen schaffen
Neben der Strukturierung der HR Produkte & Prozesse werden zu jedem HR Produkt die wichtigsten Kennzahlen erfasst.
Neben der Beschreibung des Lieferergebnisses (Qualität und Eigenschaften), werden die Kapazitätsbindung (FTE) und weitere qualitative Kennzahlen (u.a. Sichtbarkeit beim Kunden, strategische Bedeutung) hinterlegt.

Entscheidungssicherheit durch Pareto
Die Verteilung der Kapazitäten (FTE) der HR Organisation folgt einer einfachen Logik: 20 Prozent der HR Produkte & Prozesse (ca. 40) binden 80 Prozent der HR Kapazitäten (FTE).
Dieses sogenannte Pareto-Prinzip gilt in jeder HR Organisation. Diese Tatsache und die genaue Zuordnung der Kapazitätsbindung (FTE) je HR Produkt ermöglicht die Priorisierung der echten Kapazitätstreiber.

Die Prozesse mit dem größten Effizienzpotential werden zuerst optimiert (Quick-Wins).

– HR Prozesse optimieren –

Prozessoptimierung ist kinderleicht. Wenn man weiß wo man ansetzen muss.
Ansätze gibt es hierzu viele, um hier nur einige zu nennen: Eliminierung, End-to-End, Verschlankung, Neuordnung, Verlagerung, Automation, Zentralisierung, systemtechnische Unterstützung, Horizontale und vertikale Integration sowie Reduktion der Schnittstellen.

Allen Optimierungsmethoden ist gemein das bei der Verbesserung stets die fachlichen Anforderungen und die Kundenbedürfnisse berücksichtigt werden müssen.

– HR Prozesse & Ressourcen steuern –

Das HR Geschäft unterliegt starken Schwankungen in der Nachfrage. Sowohl saisonal als auch durch die Abhängigkeit von Unternehmensentscheidungen.
Diesen Schwankungen von teilweise 20 Prozent im tatsächlichen Bedarf an HR Mitarbeitern kann nur durch einen agile und flexible Steuerung begegnet werden.

Die zuvor gewonnene Transparenz über die HR Produkte & Prozesse wird für das aktive Management von Aufträgen, Zeit und Ressourcen genutzt.

Permanente Überlastungen und Überstunden gehören so der Vergangenheit an.
Je nach Reifegrad Ihrer HR Organisation können Sie in jedem der 6 Schritte einsteigen. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Verortung des Status Quo.
Mit der Transparenz und dem aktivem Management der 250 HR Produkte & Prozesse machen sie das Licht an, damit jeder sehen kann was Personal alles leistet.

Mit HR Prozess Exzellenz führen Sie zukünftige Diskussionen zum Thema Effizienz auf Augenhöhe.
Ihr Nutzen und der Mehrwert für die HR Organisation

Der Schwarze Falke | HR Strategieberatung
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