Digitalisierung der Verwaltungsprozesse
Die Diakonie in Südwestfalen zählt zu den großen konfessionellen Gesundheits- und Sozialdienstleistern. Mit rund 3 500 Mitarbeitenden ist sie die größte Arbeitgeberin im Großraum Siegen. Zwischen Hagen und dem nördlichen Rheinland-Pfalz ist sie mit rund 100 Einrichtungen, darunter Krankenhäusern, Altenheimen, ambulante Dienste, Angeboten für Suchtkranke, Behinderte und Wohnungslose sowie Arztpraxen und einem Hospiz für die Menschen da – lebenslang und wohnortnah. Dieser Selbstanspruch ist eine große Herausforderung für die Verwaltungsprozesse, denn dezentrale Strukturen sind anfälliger für Verzögerungen, vor allem, wenn diese manuell und papierbasiert erfolgen. Lösungen für diese Prozessschwierigkeiten bietet die DATASEC information factory als Full-Service-Partner für alle Aufgaben des digitalen Dokumentenhandlings.
Es fehlte an Geschwindigkeit und Transparenz
Die Bearbeitung des Rechnungseingangs war in der Diakonie in Südwestfalen ein besonders aufwändiger Prozess. Denn entsprechend der ortsnahen Angebote der Diakonie kamen auch die Rechnungen dezentral an den 40 Standorten an. „Unser Problem waren die langen Durchlaufzeiten der Rechnungen, weshalb wir Skonto-Vorteile nicht immer effizient nutzen konnten. Aus Managementsicht waren zudem die Controlling-Möglichkeiten der kaufmännischen Daten zu eingeschränkt“, erklärt Christian Düwell, Leiter des Referats für Verwaltung, Strategie und Projekte der Diakonie in Südwestfalen.
60.000 Rechnungen für digitalen Workflow nutzbar machen
Das Rechnungsvolumen der Diakonie ist groß. Mehr als 60.000 Eingangsrechnungen müssen pro Jahr bearbeitet werden. 2014 entschloss sich die Diakonie in Südwestfalen für die Zusammenarbeit mit DATASEC. Aufgabe war es, eine Bündelung und zentrale Bearbeitung des Rechnungswesens zu realisieren, die es der Buchhaltung ermöglichte, auf alle Informationen direkt zuzugreifen und Anweisungen direkt zu initiieren. „Wir konnten bereits auf Expertisen im Gesundheitsbereich und vor allem im Klinikbereich verweisen. In der Angebotsphase konnten wir günstiger und mit tiefgreifendem Know-How und Expertise anbieten. Die Zusammenarbeit mit der Diakonie zeigte aber vor allem, wie wichtig es ist, Synergien und Arbeitserleichterungen im Rahmen von digitalen Prozessen erfolgreich zu nutzen“, erklärt Tobias Wilsmann, Mitglied der Geschäftsführung von Datasec. In der Umsetzung sieht die Zusammenarbeit wie folgt aus: Per Kurier werden täglich alle Rechnungen der Diakonie zur Scan-Unit des Siegener Unternehmens gefahren und digital nutzbar gemacht. Es findet eine Kopfdatenerfassung statt, danach werden die Rechnungen als Vorerfassungsbeleg an SAP übergeben. Fristwahrungen und Skontierung werden nun automatisch überwacht. Der Aufwand der Verwaltungsmitarbeiter für das Rechnungswesen konnte spürbar reduziert werden: Hohe Zeitersparnis insbesondere durch Wegfall der Papierablage, schneller Zugriff auf Dokumente (Rechnungen verschwinden nicht mehr auf oder in Schreibtischen), Wegfall von teuren Archivflächen für die Archivierung der Belege innerhalb der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist. Gleichzeitig ist das System so flexibel, dass das Rechnungswesen bei Bedarf jederzeit manuell in den Prozess eingreifen kann.
Arbeiten in digitalen Arbeitsgruppen
Dieser Zusammenarbeit folgte ein zweites Projekt. Ergänzend zur Einführung des eigenen, mit umfangreichen Tools ausgestatteten Dokumentenmanagementsystems (DMS), wurden für die Diakonie in Südwestfalen spezielle Plattformen für definierte Arbeitsgruppen innerhalb der Arbeitsbereiche entwickelt. Individuelle und kontextbezogene Ablagestrukturen und eine Vielzahl an ausgereiften Funktionen für Recherche, Nachverfolgung, Versionierung bietet das DMS. Es strukturiert den Informationsfluss der Mitarbeiter. Die cloudbasierte Softwareplattform DOKU@WEB regelt das Erstellen, Bearbeiten und den Austausch von Dokumenten und Informationen sowie den Zugriff. Im DMS sind – ähnlich wie bspw. bei Windows Explorer – Ordner-Strukturen frei anzulegen und Dokumente abzulegen. Eine Bearbeitung ist jederzeit möglich. Historie und Arbeitsablauf sind permanent nachzuverfolgen. Die Archivierung erfolgt revisionssicher.
Intuitive Oberfläche fürs einfache Arbeiten
Die ursprüngliche Startseite wurde für die Diakonie in Südwestfalen zu einem News Feed umgebaut. Alle Aktivitäten, bspw. Dokumente, Blogbeträge etc. werden den Mitarbeitern als Aktivitätenstream angezeigt. So können die Mitarbeiter der Diakonie beim Anmelden in Doku@Web allgemeine und zielgruppengerichtete Informationen auf einer eigenen Startübersichtsseite direkt erhalten. Die Interaktion und Vernetzung der Mitarbeiter war eine wichtige Voraussetzung bei der Implementierung. „Wir haben gemeinsam eine Plattform entwickelt, die das ermöglicht, was wir brauchen: Lenkung von Informationen, damit Zusammenarbeit entsteht“, so Düwell. Teams können sich austauschen und gemeinsam an den Dokumenten arbeiten. Bei der Entwicklung wurden grafische und intuitive Gesichtspunkte besonders beachtet, um allen Mitarbeitern – auch denen, die wenig Erfahrung mit einem digitalen Arbeitsplatz haben, die Partizipation zu ermöglichen. Die Oberfläche wurde ansprechend und klar gestaltet und gibt den Benutzern eine besonders gute, weil einfache Orientierung.
Neues CIRS seit Ende 2016 im Einsatz
Auf Basis des DMS wurde im nächsten Schritt der Zusammenarbeit speziell für den Krankenhausbereich ein Critical Incident Reporting System (CIRS) entwickelt. CIRS sind freiwillige Berichtssysteme, die dazu eingesetzt werden, um mögliche Schwachstellen in einem System frühzeitig zu entdecken. Die Mitarbeiter der Krankenhäuser können CIRS freiwillig und anonym über das DOKU@WEB nutzen, um Meldungen in standardisierter Form an ein Gremium zu senden, das die Eingabe prüft. Jeder Vorgang beinhaltet die vier folgenden Prozessschritte: 1. Aufnahme des Anliegens, 2. die Überarbeitung (bspw. bei personenbezogenen Angaben), 3. die Prüfung der Meldung auf Relevanz und 4. die Bewertung und die Dokumentation möglicher Maßnahmen. „Das CIRS ist für uns ein wichtiges Element, um die Sicherheit von Patienten im Krankenhaus zu verbessern“, erklärt Düwell.
Digitalisierung erleichtert den Arbeitsalltag
Geplant ist, CIRS weiter zu vernetzen. So sollen EDV-basierte Workflows den Weg zu einem umfassenden Qualitätsmanagement begleiten. Ein wichtiger Baustein wird sein, dass CIRS-Meldungen künftig, wenn aus ihnen eine Maßnahme abgeleitet wird, automatisch im Qualitätsmanagementsystem der Diakonie erfasst werden.
Eine professionelle Digitalisierung der Verwaltung ist mehr als eine reine Reform, sie vereinfacht und beschleunigt die Prozesse grundlegend. „Wir werden, vor allem, weil die Anwendungen ineinandergreifen, den Einsatz der digitalen Lösungen von Datasec fortsetzen“, so Düwell abschließend. Aktuell wird mit DATASEC das Vertragsmanagement digital umgestellt und ein Fristenmonitor und Erinnerungsfunktionen für Verlängerungen oder Kündigungen von Verträgen implementiert. Auch für diese Anforderungen bietet die Doku@Web-Plattform passende Features und Schnittstellen.
Die DATASEC information factory GmbH in Siegen ist europaweit einer der führenden Full-Service-Dienstleister im Bereich Business Process Outsourcing und Dokumentenmanagement. DATASEC entlastet Unternehmen durch die Übernahme kompletter dokumentenbasierter Abläufe und deren bedarfsgerechter Vorbearbeitung.
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