Bereits seit dem 1.1.2017 ist E-Mail Archivierung nach der Neuregelung der GoBD Pflicht, auch für den Mittelstand. Das Thema E-Mail Archivierung ist in dieser Form neu und stellt gerade klein- und mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen. Viel nutzen für ihren E-Mail-Austausch cloudbasierte Dienstleister oder arbeiten in einem Netzwerk mit dezentralen Büros, deren Daten und Maildienste ebenfalls in einer Cloud liegen. Hier müssen andere Anforderungen umgesetzt werden als bei der Archivierung OnPremise, der Archivierung innerhalb der eigenen Geschäftsräume.
“Das aktuell die E-Mail Archivierung ein großes Thema für den Mittelstand ist, merken wir bei den Anfragen, die uns erreichen. Viele Unternehmen haben noch nicht umgestellt und müssen jetzt kurzfristig handeln. Sie suchen nach einem Dienstleister, der sie berät und bei der Umsetzung aktiv begleitet”, erläutert Arne Meindl, Geschäftsführer der amcm GmbH, Bonn.
Deshalb hat das innovative Softwarehaus ein kompaktes Angebot für diese Kunden, bestehend aus Software und Dienstleistung, geschnürt. Mit diesem Angebot, das sowohl eine Archivierung in- als auch außerhalb der Cloud vorsieht, können ohne großen Aufwand und vor allen Dingen auch zu vertretbaren Kosten innerhalb kürzester Zeit die Anforderungen der GoBD umgesetzt werden. Klar ist, die Aufgabe der rechtssicheren E-Mail Archivierung darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden. “Hierbei brauchen unsere Kunden Hilfestellung. Deshalb haben wir eine leistungsfähige Software ausgewählt und ein Dienstleistungsbündel zusammengestellt, so dass die Unternehmen kurzfristig sämtliche Anforderungen an die Rechtssicherheit erfüllen”, betont Meindl.
Betroffen von der Archivierungspflicht sind E-Mails, die die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes haben. Sie müssen wie andere Unterlagen den üblichen Fristen entsprechend aufbewahrt werden. Das gilt auch für steuerlich relevante Anhänge, wie Angebote oder Rechnungen. Diese müssen wie alle elektronisch erzeugten Dokumente inklusive ihrer Datenanhänge jederzeit verfügbar, vollständig, manipulationsgeschützt und maschinell auswertbar vorliegen. Nach den Anforderungen der GoBD reicht es nicht, sie nur auszudrucken und in Papierform abzulegen. Geschieht die E-Mail Archivierung verschlüsselt, muss gewährleistet sein, dass ein Steuerprüfer jederzeit einen unverschlüsselten Zugriff erhält und die Mails per Volltextsuche prüfen sowie maschinell auswerten kann.
Wichtig ist dem Dienstleister aus Bonn-Poppelsdorf, dass seine Kunden ganzheitlich beraten und vor allen Dingen bei der Umsetzung aktiv begleitet werden. So viel Unterstützung wie nötig, so wenig Aufwand wie möglich. “Gerade mittelständische Unternehmen sehen sich stetig steigenden Anforderungen gegenüber. Dies treibt die Kosten spürbar in die Höhe. Es ist also wichtig, dass man nicht irgendeine Lösung einsetzt, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern Lösungen, die zur jeweiligen Situation passen”, schließt Meindl, der sich mit seinem Team genau auf solche kundenspezifischen Lösungen spezialisiert hat.
Die amcm startet 2004 als Einzelunternehmen von Arne Meindl in Bonn Poppelsdorf. 2006 wurde daraus die amcm GmbH. Das Unternehmen versteht sich als Experten-Team, das sich im Wesentlichen mit der Analyse, Beratung und Betreuung von vernetzten IT-Komplett-Lösungen beschäftigt.
Eine Spezialisierung des rd. 10 Mann starken Teams ist die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Integration von sicheren Cloud-Lösungen, sowie die Planung und Umsetzung von effizienten IT-Sicherheitsstandards.
Das Unternehmen legt großen Wert auf maßgeschneiderte Konzepte. amcm sieht sich als klassischer Dienstleister, kompetenter Experte, zuverlässiger Partner und innovative Kreativ-Schmiede – damit sich die Kunden der amcm GmbH nicht um ihre EDV kümmern müssen.
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