Vereinfachte Dokumentationsprozesse durch Diktat im Microsoft Dynamics CRM.
Westerkappeln (08.07.2014) – Nichts ist für einen Außendienstmitarbeiter lästiger, als Besuchsberichte eigenhändig in CRM-Systeme einzutippen. Es ist zeitaufwändig und lenkt von den eigentlichen Vertriebsaufgaben ab. Wie es anders geht zeigen die CRM-Profis der Reischer CRM Consultants GmbH und der Diktatexperte DictaTeam. Sie haben das weltweit bewährte Diktier- und Dokumentationssystem dictate on demand mobile von DictaTeam in Microsoft Dynamics CRM integriert.
Dokumentation vereinfacht, Zeit gespart
Durch die Integration von dictate on demand mobile in Microsoft Dynamics CRM wird die Erstellung von Vertriebsdokumentationen jeglicher Art erheblich vereinfacht. Weitere Vorteile: die Dokumente mit allen vertrieblich relevanten Informationen über Lieferanten, Kunden, Produkte und Marktereignissen sind deutlich schneller verfügbar und die Vertriebsmitarbeiter können sich auf ihre eigentlichen Vertriebsaufgaben konzentrieren. Im Durchschnitt stehen ihnen dann 2,5 Manntage pro Monat mehr für die Kunden zur Verfügung.
Claus Michael Sattler, ehemaliger CIO mehrerer multinationaler Konzerne: “Ich habe in meinem Berufsleben mehrere Millionen Euro in CRM-Projekte investiert.
Das erste Argument aller Vertriebsmitarbeiter für ein CRM war immer: “Wenn ich ein CRM hätte, dann hätte ich alle Informationen über den Kunden zusammen und wäre im Vertrieb deutlich erfolgreicher”. Nachdem die CRM-Systeme eingeführt waren und nun gepflegt werden mussten, war das erste Argument der gleichen Vertriebsmitarbeiter: “Schön, dass wir nun ein CRM haben. Wenn ich das jetzt selbst pflegen muss, verliere ich Zeit für die Kunden und bin nicht mehr so erfolgreich” oder “Eigentlich müsste ich das CRM pflegen, aber, lieber Vertriebsvorstand, was ist Dir wichtiger, ein gepflegtes CRM oder der Auftrag vom Kunden?”
Mit der Integration des Diktatprozesses – diktieren, verknüpfen, versenden – mit dictate on demand mobile sind diese Argumente Schnee von gestern!”
Das Rund-um-sorglos-Paket
DictaTeam bietet für sein Smartphone-Diktiersystem dictate on demand mobile zahlreiche Möglichkeiten der Transkription an. So können die Diktate der Vertriebsmitarbeiter durch das unternehmenseigene Sekretariat oder durch einen externen Schreibdienst (z. B. DictaTeam) geschrieben werden.
Alternativ besteht die Möglichkeit, die diktierten Dokumente durch eine Spracherkennung erstellen zu lassen. Auch hier haben die Anwender von dictate on demand mobile gleich zwei Möglichkeiten. Entweder ist die Spracherkennung auf dem eigenen Notebook oder auf einem PC des Vertriebsmitarbeiters im Büro installiert oder die Diktierenden nutzen die Spracherkennungsserver von DictaTeam, die Bundesdatenschutzgesetz-konform in deutschen Rechenzentren stehen und von DictaTeam-Mitarbeitern betrieben werden.
Beate Seidel, geschäftsführende Gesellschafterin von DictaTeam: “Spracherkennung ist eine faszinierende Technologie, die unzählige Geschäftsabläufe tagtäglich automatisiert. Nicht jeder Anwender kann oder mag sich auf die Anforderungen einer Spracherkennung einstellen. Dafür stehen die Alternativen der manuellen Verschriftlichung zur Verfügung – und wenn das eigene Sekretariat nicht verfügbar oder nicht vorhanden ist, dann ist der 7/24-Schreibdienst von DictaTeam die verlängerte Werkbank der Vertriebsmitarbeiter.”
Hochsichere Cloud-Integration
dictate on demand mobile macht aus einem Smartphone oder einem Tablet-PC nicht nur ein Premium-Diktiergerät, es lässt sich auch sehr einfach in andere Software-Systeme integrieren. Das ermöglicht einen durchgängigen Workflow. DictaTeam stellt dafür standardmäßig gleich mehrere Integrationsmöglichkeiten der modernen Diktierlösung für Smartphones und Tablet-PC in datenbankbasierte Lösungen zur Verfügung.Für All-Cloud-Anwendungen bietet der DictaTeam safety Space eine quasi “End-zu-End-hochverschlüsselte Dropbox”, die von DictaTeam auf Basis der vom Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein als Bundesdatenschutzgesetz-konform zertifizierten TeamDrive-Technologie in deutschen Rechenzentren betrieben wird. Die DictaTeam safety Space-Integration beseitigt damit Datenschutzbedenken, die bei der Anwendung der All Cloud-Integration möglicherweise bestehen könnten.
Michael Reischer, geschäftsführender Gesellschafter von Reischer CRM: “Wir vermarkten heute diverse CRM-Lösungen. Dabei stehen besonders die sicheren Cloud-Lösungen im Focus der Vermarktung. Deshalb haben wir uns bei der Integration von Diktiersystemen in die Dokumentationsprozesse von Microsoft Dynamics CRM für die DictaTeam safety Space-Integration von DictaTeam entschieden.
Jeder Vertriebsmitarbeiter unserer Kunden kann nun den Besuchsbericht und andere Dokumente einfach abdiktieren, ruft die Daten des Gesprächspartners oder Kunden über das Diktatsystem auf, verknüpft diese Daten automatisch mit dem Diktat und schickt das Diktat über den vom Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein als Bundesdatenschutzgesetz-konform zertifizierten DictaTeam safety Space an das eigene Sekretariat, einen Spracherkennungsserver oder einen externen Schreibdienst. Fertig ist die Erstellung der Vertriebsdokumentation, die dem Außendienstmitarbeiter über den gleichen DictaTeam safety Space auf sein Smartphone, seinen Tablet-PC oder sein Notebook zurückgeliefert werden kann. Schnell und für den Nutzer total unkompliziert. ”
Die DictaTeam safety Space-Integration ermöglicht den selektierten Datenexport aus jedem datenbankbasierten Informations-System (z.B. Customer-Relationship-Management-System CRM, Enterprise-Resource-Planning-System ERP, Krankenhaus-Informations-System KSI, Radiologisches-Informationssystem RIS, Arzt-Informations-System AIS, Qualitäts-Management-System QMS, Kanzlei-Management-System KMS, Dokumenten-Management-System DMS usw.) in eine hochverschlüsselte mobile Datenbank. Diese wird, wenn auf der einen Seite das Smartphone eine Funkverbindung hat und auf der anderen Seite eine neue hochverschlüsselte Exportdatei vorhanden ist, automatisch über den Cloud-Storage-Client auf dem Server an das Smartphone übertragen.
Vielfalt ist Trumpf
Neben der safety Space-Integration hat DictaTeam weitere Integrationsverfahren für die Daten von zentral vorgehaltenen Datenbanken entwickelt, von der Einbindung über Online-Integration, über Offline-Integration für ausgewählte Zugriffe und die All Cloud-Integration bis hin zur App2App-Integration. Letztere Möglichkeit ist die wohl einfachste Möglichkeit einer Integration. Der Anwender arbeitet in seinem mobilen CRM-System, wählt seinen Gesprächspartner aus, drückt auf den Diktat-Button, zeichnet sein Diktat auf und versendet es inkl. der Kunden-Daten aus dem CRM an sein Sekretariat, einen Spracherkennungsserver oder einen externen Schreibdienst wie den von DictaTeam.
Immer geht es darum, alle Möglichkeiten einer vernetzten Kommunikation optimal und mit möglichst geringem Entwicklungsaufwand umzusetzen – ganz im Sinne eines vereinfachten und für den Anwender problemlosen und bequemen Workflow. So ist der Schritt zum mobilen Büro bzw. zum Arbeiten auf allen Devices bei bestmöglichem Zugriff auf alle relevanten Daten nur noch ein kleiner Schritt. Die Voraussetzung dafür ist natürlich die nahtlose Integration der Mobile Devices in die bereits vorhandene IT-Infrastruktur von Unternehmen.
Für Ralf Korb, Publizist und Marktanalyst von Korb und Kollegen, ist die Integration von Sprache ein wichtiger Baustein um den Workflow in Unternehmen konsequent zu optimieren: “Für den Vertriebsmitarbeiter ist dieser Weg der Dokumentation ein gewinnbringender: Er entledigt sich der unangenehmen und vielfach zeitraubenden Aufgabe Besuchsberichte zu selbst tippen, er kann seine Informationen bequem zum Beispiel während der fahrt zum nächsten Termin diktieren, bleibt immer aktuell und kann sich seinen Vertriebsaufgaben intensiver widmen. Das erhöht Effektivität und Produktivität und schafft mehr Raum andere, relevante Aufgaben.”
Weitere Informationen: www.dictateam.info DictaTeam – Die Diktatexperten (http://www.dictateam.info/) Bildquelle:kein externes Copyright
DictaTeam® ist einer der führenden Spezialisten für Dokumentenerstellung, Transkription und digitale Diktier- und Dokumentationslösungen in Deutschland. Das Leistungsspektrum von DictaTeam® ist umfassend: vom klassischen Schreibservice über digitale und mobile Diktierlösungen bis hin zur Bundesdatenschutzgesetz-konform zertifizierten Speicherung personenbezogener Daten wie Patienten- und Kundendatenbanken in der Cloud. DictaTeam® 24/7-Schreibbüro, DictaTeam® “dictate on demand® mobile” und DictaTeam® safety Space stehen stellvertretend für Flexibilität, Effizienz und Sicherheit im Bereich des Diktierens und Dokumentierens. Für DictaTeam® geht es dabei immer um die optimale Integration der Sprache in die Unternehmensprozesse. Durch das mobile Diktieren werden diese deutlich verschlankt und die Kosten durch Zeitgewinn reduziert. Referenzen aus den Bereichen Medizin, Recht, Vertrieb und Kommunikation (Radio / TV) unterstreichen die Qualität der DictaTeam®-Lösungen im Bereich der digitalen Sprachaufzeichnung.
Weitere Informationen zu den Produkten von DictaTeam®, zur Philosophie und den Anwendungen finden Sie unter www.dictateam.info. DictaTeam® finden Sie auch bei Issuu, Facebook, LinkedIn, Twitter, XING, Pinterest und YouTube.
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