– Aktuelle Studie von TA Triumph-Adler und Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC unter 511 IT- und Fachbereichsverantwortlichen deutscher Unternehmen.
– Relevanz von Document Management wird erkannt und digitalisierte Unternehmen wachsen schneller als Mitbewerber, doch insgesamt noch zu wenig Fokus auf neue digitale Geschäftsmodelle.
– Auch vor Hintergrund EU-DSGVO wird IT-Security immer wichtiger – noch Handlungsbedarf bei Unternehmen.
Nürnberg, 13.12.2017. Die Digitalisierung ist in aller Munde, doch wie weit ist diese in den Köpfen deutscher Unternehmen angekommen, um die notwendigen Paradigmenwechsel anzustoßen? Drei Viertel der Unternehmen treiben bereits die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen voran. Dabei wachsen Organisationen, die digitale Innovationen einführen, schneller als Mitbewerber, die sich lediglich auf operative Exzellenz beschränken. Doch noch steht die Mehrheit der Unternehmen am Anfang und konzentriert sich zu sehr auf interne Optimierung. Das ist das Ergebnis der Studie „Ihr Weg zur digitalen Organisation“, welche im Auftrag von TA Triumph-Adler im vergangenen August von dem Analystenhaus IDC unter deutschen IT- und Fachbereichsverantwortlichen durchgeführt wurde. Laut Umfrage haben Unternehmen noch großen Optimierungsbedarf bei dokumentenbasierten Abläufen und Workflows. Abseits davon sind den Verantwortlichen bei der Digitalisierung die Absicherung von Daten und Informationen wichtig. Es „hapere“ aber noch bei der verpflichtenden Umsetzung der EU-DSGVO, so IDC.
Derzeit erfährt die Digitalisierung großen Zuspruch. TA Triumph-Adler hat allerdings interessiert, wo deutsche Unternehmen bei diesem Transformationsprozess abseits aller Lippenbekenntnisse wirklich stehen. Dabei kristallisierte sich heraus, dass bereits drei Viertel der Befragten die Automatisierung von Geschäftsprozessen etwa durch ERP- oder Dokumenten-Management-Systeme vorantreiben und sich dabei die Verwirklichung einer „operativen Exzellenz“ zum Ziel setzen. „Doch Firmen sollten hier nicht verharren und den Fokus bei der Digitalisierung lediglich auf die Optimierung interner Abläufe beschränken“, so Lynn-Kristin Thorenz, Associate Vice President, Research and Consulting bei IDC. Stattdessen raten die IDC-Analysten, technologiebasierte Produkte, Dienste und Umsatzquellen bei der Digitalisierung miteinzubeziehen. Dieser Weg der digitalen Innovationen lohne sich. Organisationen, die sich auch auf digitale Innovationen fokussieren, wachsen demnach 1,4-mal schneller als ihre Wettbewerber mit der alleinigen Führungsphilosophie operative Exzellenz. Bei 85 Prozent der stark wachsenden Unternehmen (Umsatzwachstum größer 10 Prozent) ist die Digitalisierung Teil der Unternehmensstrategie. Dem gegenüber ist dies nur bei 50 Prozent der Unternehmen mit leicht abnehmenden/stagnierenden Umsätzen (Umsatzwachstum kleiner gleich 0) der Fall. Die Zahlen zeigen, dass Organisationen von einer Digitalisierungsstrategie, einem Management Buy-In und einem ausgeprägten digitalen Know-how im Unternehmen profitieren.
Hürden und Wegbereiter der Digitalisierung
Welche Störfaktoren gibt es auf dem Weg zur erfolgreichen Digitalisierung? Auf Platz 1 stehen mit 37 Prozent „veraltete Strukturen, Prozesse und Verantwortlichkeiten“. Gleich danach folgen „Sicherstellung von Budget“ mit 34 Prozent und Herausforderungen bei der „Veränderung der Unternehmenskultur“ (29 Prozent). „Fehlendes digitales Know-how“ belegt bei den Digitalisierungsbremsern Rang 4. Die Digitalisierung ist laut Studienautoren demnach nicht nur ein IT-Thema, sondern erfasse das ganze Unternehmen. Auch interessierte IDC, wie Unternehmen mit digitalen Daten und Prozessen umgehen. Hier erkennen 66 Prozent der Befragten, dass eine Digitalisierung und Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse eine wichtige Grundlage für ein zukünftiges digitales Geschäft ist. Wichtigstes Ziel: Steigerung der Prozesseffizienz. Allerdings herrsche noch ein großer Optimierungsbedarf, so die Studienautoren: Nach wie vor bestehe fast jedes zweite Dokument aus Papier. Gründe für das Festhalten an Papier seien die Kundennachfrage, gesetzliche Vorgaben und alte Gewohnheiten. In Zahlen: 2017 stehen 44 Prozent papierbasierte Dokumente 56 Prozent digitalen Dokumenten gegenüber.
Dennoch: Besonders stark wachsende Unternehmen (Umsatzwachstum größer 10 Prozent) wollen laut Studienautoren im kommenden Jahr Document Management Software umfassend etablieren oder ausweiten. 40 Prozent dieser Firmen wollen die Automatisierung der Dokumentenausgabe und -verteilung aus Applikationen einführen. Bei den Unternehmen mit Umsatzwachstum kleiner gleich 0 Prozent sind es nur 14 Prozent. Ähnliche Zahlen konnten die Analysten von IDC bei der Einführung der elektronischen Archivierung ermitteln. 35 Prozent der stark wachsenden Firmen haben sich dafür entschieden und lediglich 14 Prozent der Firmen, deren Umsätze stagnieren oder leicht zurückgehen.
Dieser Trend lässt sich bei der Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse auch für die Fachbereiche Logistik, Personalwesen, Rechnungswesen und Kundenservice beobachten. So lautet ein Studienergebnis, dass erfolgreiche Firmen ihren Vorsprung nicht nur durch einen breiteren Einsatz von Document Management Software-Elementen ausweiten wollen, sondern auch durch einen umfassenderen Einsatz dieser Komponenten in den Unternehmensbereichen. Als wichtigen Erfolgsfaktor für die Optimierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse sehen Unternehmen mit 33 Prozent auf Rang 2 die enge Zusammenarbeit der IT mit den Fachbereichen. Gewährleistung von Datenschutz und -Sicherheit liegt mit 36 Prozent auf Platz 1 der Erfolgsfaktoren für die Optimierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse.
Information Security, Risk and Compliance im Zeitalter der DSGVO
Ab Mai 2018 wird die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) rechtsverbindlich. Dadurch rückt der Schutz personenbezogener Daten weit oben auf die IT-Agenda. Vor diesem Hintergrund stimmen 81 Prozent der befragten Unternehmen zu, dass „je intensiver die digitale Transformation vorangetrieben wird desto wichtiger die Absicherung von Daten und Informationen“ werde. „Die Top 5 Security-Handlungsfelder der kommenden 12 Monate stehen im Zeichen der DSGVO. Dokumenten-Sicherheit ist mit 40 Prozent auf Platz 1, dicht gefolgt von einer Verbesserung des Datenschutzes“, so Lynn Thorenz. Erfolgreiche Unternehmen (Umsatzwachstum größer 10 Prozent) legen besonderen Wert auf die Sicherheit ihrer Dokumente, da 47 Prozent dieser Unternehmen Verschlüsselungstechnologien einsetzen. Bei den Unternehmen mit einem Umsatzwachstum kleiner gleich 0 Prozent sind dies nur 30 Prozent.
Auffällig: Die Absicherung von MFPs (Multifunktions-Printer), Druckern und Scannern steht nur bei jedem 6. Unternehmen auf der Tagesordnung. Viele IT-Verantwortliche unterschätzen das Sicherheitsrisiko ungeschützter Peripheriegeräte, so IDC. „Um unseren Kunden bestmöglichen Schutz zu bieten, verfolgen wir als Document Business-Spezialist bei allen Produkten, Prozessen und Dienstleistungen ein ganzheitliches Sicherheitskonzept. Darüber hinaus bauen wir unsere Kompetenz auch im Zuge von KRITIS und der EU-DSGVO mithilfe von Kooperationen mit IT-Sicherheitsunternehmen wie der Bundesdruckerei ständig weiter aus“, so Daniel Wagenführer, General Manager Business Development. Fazit der IDC-Studienautoren: „Je intensiver Unternehmen die Digitalisierung vorantreiben, desto wichtiger wird der Schutz von digitalen Daten und Informationen. Dies haben die meisten deutschen Unternehmen erkannt, doch an der Umsetzung hapert es oftmals.“
Methodik der Umfrage
Die Ergebnisse der Studie basieren auf einer Befragung von 511 IT- und Fachbereichsverantwortlichen in Deutschland im August 2017.
Whitepaper-Spotlights zur Studie
Gerne senden wir auf Anfrage alle drei Whitepaper-Spotlights mit den wichtigsten Ergebnissen der Studie „Unleashing the digital potential“ zu. Einfach eine E-Mail mit dem Betreff „Unleashing the digital potential“ an: oliver.windhorst@triumph-adler.net
Über die TA Triumph-Adler GmbH:
Die TA Triumph-Adler GmbH ist der deutsche Spezialist im Document Business und gehört mit 117 Jahren Historie zu den traditionsreichsten Marken in der ITK-Branche. Heute entwickelt und liefert TA Triumph-Adler ganzheitliche Managed Document Services (MDS), die den vollständigen Bearbeitungsprozess von Dokumenten abdecken. Ziel ist es, die voranschreitende Vernetzung und Mobilisierung von Bürotätigkeiten zu unterstützen. Die Leistungen beinhalten die individuelle Analyse und Beratung von Geschäftskunden, die Implementierung eines IT-basierten Dokumenten-Workflows und die kontinuierliche Prozessoptimierung anhand der eigenen Asset- und Systemmanagementlösung TA Cockpit, ausgezeichnet unter anderem mit dem IT-Innovationspreis 2011. Das Unternehmen ist Vollsortimenter im Dokumenten-Management und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der Geschäftskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Persönliche Kundenbetreuung und flächendeckender, bundesweiter Service, zertifiziert durch den TÜV Süd, zeichnen TA Triumph-Adler aus. In Deutschland vertreibt das Unternehmen über den Direktvertrieb mit einem dichten Netz regionaler Solution Center an 35 Standorten, davon 29 Vertriebsstandorte. Darüber hinaus gibt es 13 weitere Standorte in fünf Ländern sowie Distributionspartner in EMEA. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung „Triumph für Kinder“ (Kto. 5 260 500, BLZ 760 400 61) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Seit Oktober 2010 gehört die TA Triumph-Adler GmbH mit der eingetragenen Marke UTAX zu 100 Prozent zur Kyocera Document Solutions Inc. mit Sitz in Osaka, Japan. Der Sitz der Gesellschaft ist Nürnberg mit dem operativen Headquarter in Norderstedt bei Hamburg.
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