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Sowohl für das Mitarbeiter- als auch für das Jahres-Mitarbeitergespräch ist die Einhaltung von wichtigen Verhaltens- und Kommunikationsregeln zwingend notwendig, damit die gewünschten Ergebnisse erzielt werden können.
WER führt das Gespräch?
Mitarbeitergespräche insbesondere das jährliche Mitarbeitergespräch sollte mit allen Mitarbeitern geführt werden. Dieses Recht sollte den Mitarbeitern vom Unternehmen auch ausdrücklich eingeräumt werden.
Verantwortlich für das Zustandekommen und die Durchführung des Gespräches ist grundsätzlich der unmittelbare Vorgesetztefalls durch diesen das Gespräch nicht zustande kommt, kann auch der Mitarbeiter darum nachsuchen.
Die Gespräche können auch an nachgeordnete Stabsstellen mit Personalverantwortung
delegiert werden, wobei es bei einer Neueinführung erforderlich ist, in den obersten Hierarchieebenen zu beginnen. Nur dadurch kann sichergestellt werden, dass übergeordnete Unternehmenszielsetzungen in die individuellen Zielvereinbarungen mit einfließen.
WANN sollte das Mitarbeitergespräch stattfinden?
Je nachdem, um welche Art von Mitarbeitergespräch es sich handelt, also regelmäßig stattfindendes oder jährliches Mitarbeitergespräch, sollten die Zeitpunkte rechtzeitig vorher festgelegt sein, bzw. sollte das Jahres-Mitarbeitergespräch entweder gleich zu Jahresbeginn oder noch besser zum Ende des vorangegangenen Jahres geführt werden.
Die Verantwortung für die zeitgerechte Abwicklung aller Gespräche auf den jeweiligen Ebenen liegt bei den Abteilungs- bzw. Stabsstellenleitern.
Die Terminbekanntgabe erfolgt durch den Vorgesetzten an den Mitarbeiter mindestens eine Woche im Voraus. Gleichzeitig erhält der Mitarbeiter einen leeren Gesprächs- und einen leeren Einschätzungsbogen.
WELCHE Vorüberlegungen sollten für das Mitarbeitergespräch erfolgen?
Jeder Gesprächsteilnehmer sollte den Gesprächsbogen durcharbeiten und die nachfolgenden Fragen bereits gedanklich beantworten, bzw. stichpunktartig festhalten:
Welche Aufgaben und Zuständigkeiten liegen im Verantwortungsbereich des Mitarbeiters?
Welche Ziele und Maßnahmen wurden im Rahmen der Unternehmensplanung festgelegt?
Welche Ziele wurden erreicht oder nicht erreicht und welche Aufgaben wurden abgeschlossen oder nicht abgeschlossen?
Was hat die Erreichung der Ziele und Erfüllung der Aufgaben gefördert oder behindert?
Wie werden die Arbeitsergebnisse und die Zusammenarbeit im letzten Jahr gesehen?
Inwieweit sind die Beteiligten mit dem Erreichten zufrieden?
Weiterhin sollte das Gespräch durch eine Selbst- bzw. Fremdeinschätzung vorbereitet werden. Anhand der Kriterien fachliche, methodische, soziale und Persönlichkeitskompetenz, schätzt sich der Mitarbeiter selbst und der Vorgesetzte den Mitarbeiter ein. Sowohl übereinstimmende als auch abweichende Einschätzungen ergeben automatisch eine anfängliche Gesprächsgrundlage und führen die Gesprächsteilnehmer an ein strukturiertes Mitarbeitergespräch heran.
Wichtige Grundregeln zur Gesprächsführung
Lassen Sie Vergangenes ruhen, denn die Vergangenheit kann man nicht mehr ändern, sondern nur in Zukunft
gleiche Fehler vermeiden.
Deshalb sollten aus der Vergangenheit Ansatzpunkte für die Zukunft gemeinsam erarbeitet werden:
Achten Sie auf den jeweiligen Gesprächsanteil beider Partner. Optimal wäre 50/50, in der Praxis liegen jedoch oft 90 % des Gesprächsanteils beim Vorgesetzten!
Argumentieren Sie mit sachlichen Darstellungen und werden Sie im Gespräch niemals persönlich.
Gute Leistungen und gutes Arbeitsverhalten sollte man ausdrücklich hervorheben und entsprechend würdigen.
Formulieren Sie Kritik nicht als Vorwurf, sondern besser als Frage oder Feststellung.
Wenn zum momentanen Zeitpunkt die Situation emotional zu geladen ist und niemand von seiner Gesprächsposition abrücken will, kann es durchaus richtig sein, ein Gespräch zu vertagen, damit beide Seiten zu einer besseren Einsicht gelangen.
Führen Sie Mitarbeitergespräche nie unter Zeitdruck!
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