Die weltweit größte Wasserrettungsgesellschaft DLRG setzt auf die Cloud Lösung Verbandsmanager des Augsburger Softwarehauses Sewobe.
Die weltweit größte Wasserrettungsgesellschaft DLRG setzt auf Online – Vereinssoftware aus Augsburg, um den Generationenwechsel zu unterstützen. Wie kann für junge Funktionsträger die ehrenamtliche Verwaltungsarbeit erleichtert und effizient organisiert werden? Um diese Herausforderung zu bewältigen, führt die Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft den SEWOBE DLRG-Verbandsmanager zur Mitgliederverwaltung ein und professionalisiert durch die neue Vereinssoftware die Verbands- und Verwaltungsarbeit.
Große Herausforderungen für die DLRG
Die DLRG hatte ein Problem: Jede der 2000 Gliederungen nutzt eine von 20 unterschiedlichen und teilweise in die Jahre gekommenen klassischen PC Vereinssoftware Lösungen – gleichzeitig kämpf der Verband mit einem sich in den Jahren vollziehenden Generationenwechsel, der neue junge Funktionsträger an die Spitze bringt. Um beides zu meistern, wird jetzt die Verwaltung der 1,6 Millionen Mitglieder und Förderer in 2.000 Gliederungen effizienter und moderner aufgesetzt werden. Bei einem großen Verband wird zudem die strukturierte revisionssichere Buchhaltung zur Mammutaufgabe. Eine neue Verbandssoftware – Lösung, mit der diese Aufgaben gemeistert werden, wird jetzt ausgerollt.
Hohe Anforderungen an die neue Software
Das IT-Team entwickelte ein dickes Pflichtenheft mit Anforderungen an die neue Verbandssoftware. Diese waren u.a.:
-einfache und effiziente Aufgabenverteilung
-Mitgliederverwaltung und Buchhaltung vereinfachen
-Einhaltung neuer EU-Datenschutz-Vorgaben
-schnell erlernbares Vereinssoftware Programm
-Vereinheitlichung der Vereinssoftware.
SEWOBE macht mit ausgereiftem Vorschlag das Rennen
Dank ihrer langjährigen Erfahrung mit online-basierten Software-Lösungen für Vereinssoftware und Verbandssoftware hatte die Augsburger SEWOBE eine weit ausgereifte Lösung in petto: „Wir haben uns für die Online-Lösung des Augsburger Softwarehersteller SEWOBE entschieden, weil ein Großteil der benötigten Funktionen bereits in dem SEWOBE Mitgliederverwaltungssoftware VerbandsMANAGER vorhanden war“, erläutert Thorsten Reus, Vizepräsident der DLRG. Zusätzlich notwendige Funktionen wurden sukzessive innerhalb eines definierten Zeitplans integriert.
DLRG VerbandsMANAGER – Die Funktionen
Die neue DLRG Verbandssoftware vereinfacht die Verwaltungsarbeit durch seine zahlreichen Funktionen:
-In der Mitgliederverwaltung gehören doppelte Adressen der Vergangenheit an. Bei jedem Mitglied wird die Mitgliederqualifikation den jeweils Berechtigten in der Vereinssoftware angezeigt.
-Online-Banking, Mahnwesen und Beitragsverwaltung wurden in der Finanzverwaltung integriert, damit diese Prozesse automatisiert ablaufen und der manuelle Aufwand deutlich verringert wird.
-In der Buchhaltung mit automatischer Vorkontierung werden Rechnungen künftig automatisch verbucht.
-Die Hierarchieverwaltung fasst alle Gliederungen eines Landesverbandes in einer Datenbank zusammen.
-Mit der Ehrungsverwaltung werden zukünftig die Ehrungen der Mitglieder über den DLRG VerbandsMANAGER verwaltet.
Ein feingliedriges Rechtesystem in der Verbandssoftware garantiert, dass fachspezifische Daten ausschliesslich von den jeweils Verantwortlichen in der Vereinssoftware eingesehen und genutzt werden.
Die Neueinführung der einheitlichen Vereinssoftware Lösung bringt bereits erste Erleichterungen. Alltägliche Herausforderungen wie die Organisation von Urlaubs- oder Krankheitsvertretung oder die Verteilung von Aufgaben lassen sich über den DLRG VerbandsMANAGER professionell und effizient organisieren.
Die Umsetzung der Verbandssoftware: Installationsschulung und erste Erfahrungen
Der Umgang mit der neuen Vereinssoftware wird strukturiert geschult. Die Gliederungen arbeiten zunächst in einem Schulungssystem der Vereinssoftware mit ihren Vereinsdaten. Wenn die neuen Abläufe und Strukturen fachlich gefestigt sind, erfolgt die Datenmigration in das neue Produktivsystem. Nur wer jeweils zuständig ist, erhält Zugang zu den Mitgliederdaten der Vereinssoftware – diese sind bei Bedarf jeweils von der Ortsgruppe für die höheren Ebenen freizuschalten, beispielsweise wenn Ehrungen oder Qualifikationen zu den Kontakten hinzuzufügen sind. Bevor der Zugang zur Software erteilt wird, hat jeder Funktionsträger eine Datenschutzerklärung zu unterschreiben. Die Kosten für die Grundinstallation der Vereinssoftware und deren Nutzung trägt der Bundesverband. Vergrößert die Gliederung der DLRG die Benutzerzahl oder die Ablagebereiche für Dokumente und Nachweise werden die Kosten intern weiterverrechnet.
Landesverband Württemberg ist Vorreiter
Der Landesverband Württemberg war Vorreiter bei der Einführung der neuen Vereinssoftware. Dort wird der DLRG-VerbandsMANAGER seit 2 Jahren erfolgreich eingesetzt. Der ehrenamtliche Projektleiter Jürgen Radecke ist stolz auf das Zukunftsprojekt in seinem Landesverband. Auch SEWOBE Geschäftsführer Thomas Weishaupt ist mit dem Projektverlauf sehr zufrieden: „Die Zusammenarbeit mit der DLRG ist hochprofessionell. Selten war ein Projekt im Bereich Projekt, Abwicklung und Supportbetreuung so optimal gemanaged worden .“ Aufgrund der guten Erfahrungen wird die Software-Lösung innerhalb der nächsten drei Jahre auf den Gesamtverband (18 Landesverbände mit 2.000 Gliederungen) ausgeweitet. Bereits jetzt finden Schulungen und Seminare statt. Eine bundesweite Arbeitsgruppe koordiniert jetzt die deutschlandweite Einführung der Verbandsssoftware, den Anwendersupport und die zukünftige Programmweiterentwicklung.
Über SEWOBE
Seit 1998 Jahren entwickelt die SEWOBE Online-Lösungen für Kunden- und Mitgliederverwaltungen. Mit der Markteinführung der Online Vereinssoftware VereinsMANAGER war die SEWOBE der erste Hersteller von cloudbasierter Mitgliederverwaltungssoftware in Deutschland. Die SEWOBE ist heute erfolgreicher Anbieter von integrierten und hochfunktionalen Cloudsoftware Lösungen für Verbände, Gewerkschaften, Parteien und große Vereine. Als Premiumanbieter von Online-Vereinssoftware mit innovativen und zuverlässigen Lösungen trägt die SEWOBE dazu bei, die Effizienz von Organisationen nachhaltig zu verbessern.
Über die DLRG
Die DLRG ist mit über 1,6 Millionen Mitgliedern und Förderern die größte Wasserrettungsorganisation der Welt. Seit ihrer Gründung im Jahr 1913 hat sie es sich zur Aufgabe gemacht, Menschen vor dem Ertrinken zu bewahren. Schirmherr ist Bundespräsident Frank-Walter Steinmeier. Die DLRG ist die Nummer Eins in der Schwimm- und Rettungsschwimmausbildung in Deutschland. Von 1950 bis 2016 hat sie über 22 Millionen Schwimmprüfungen und über viereinhalb Millionen Rettungsschwimmprüfungen abgenommen. In über 2.000 Gliederungen leisten die ehrenamtlichen Helfer pro Jahr acht Millionen Stunden freiwillige Arbeit für die Menschen in Deutschland. Die Kernaufgaben der DLRG sind die Schwimm- und Rettungsschwimmausbildung, die Aufklärung über Wassergefahren sowie der Wasserrettungsdienst. Rund 36.000 Mitglieder wachen jährlich weit mehr als drei Millionen Stunden über die Sicherheit von Badegästen und Wassersportlern. Mehr Informationen unter www.dlrg.de
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Achim Wiese
Pressesprecher der DLRG
Tel.:+49 (0)5723 – 955440
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