FAUDI Aviation GmbH erneuert die Outputlandschaft und arbeitet erstmals mit einem Monitoring-Tool – Wie der Spezialist für Filtration und Reinigung von Flugkraftstoffen mit UTAX smart und intelligentem Dokumentenmanagement Zeit und Geld spart
Norderstedt/Stadtallendorf, August 2014. Als die FAUDI Aviation GmbH sich entschloss 20 Outputsysteme aus unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens auf einen Schlag zu erneuern, waren die Ziele klar definiert: Die Drucker und Kopierer sollten mehr Leistung bringen und dabei kosteneffizienter sowie komfortabler zu nutzen sein. Jede Abteilung des Spezialisten für die Filtration und Reinigung von Flugkraftstoffen mit Sitz im hessischen Stadtallendorf hatte zudem besondere Wünsche und Anforderungen. Die Entwicklungsabteilung brauchte für ihre Archivierung Scan-to-OCR, das heißt eine Dokumentenerfassung, die es erlaubt durchsuchbare pdf zu erstellen. Die Mitarbeiter im Lager wollten sich mittels eines Dokumenten-Workflows lange Wege ersparen und die Personalabteilung hoffte aufgrund sensibler Daten auf sicheres Drucken. Nicht zuletzt erwies sich das Monitoring-Tool UTAX smart als ein Instrument, um die IT operativ und administrativ zu entlasten sowie gleichzeitig Zeit und Geld zu sparen. So wurde nicht nur die Hardware modernisiert und 20 Geräte durch 15 leistungsfähige Multifunktionssysteme (MFP) ersetzt. In den Fokus rückte erstmals auch das Thema Managed Document Solutions.
Partner für die Umsetzung des Projektes war die alphatec Kopiersysteme GmbH. Der UTAX-Fachhändler aus dem benachbarten Gladenbach betreute bereits Drucksysteme bei FAUDI Aviation. Jetzt ging es darum, die Gesamtsituation zu analysieren und ein Konzept zu erarbeiten. Der Fachhändler schlug seinem Kunden vor, den Betrieb mit unterschiedlichen UTAX-Systemen auszustatten. Dabei reduzierte sich die Gesamtzahl um ein Viertel auf rund 15 Leistungsfähigere.
Smarte Prozesse
Zwölf Multifunktionssysteme sind mit dem Monitoring-Tool UTAX smart ausgestattet. Das MPS (Managed Print Services)-Instrument leistet ein herstellerübergreifendes Monitoring und MIF-Management (Machines in Field). Ziel ist es, eine laufende Prozessanalyse und Optimierung der Output-Landschaft zu erreichen. „Wir setzen erstmals ein Monitoring-Tool ein. Schritt Nummer eins war die Erprobung, die uns überzeugt hat. Jetzt arbeiten wir uns immer weiter in die vielfältigen Möglichkeiten ein. Die Smart-Box ist auf jeden Fall ein Gewinn. Wir sparen Zeit und Kosten“, hat Ralf Ortkamp, IT-Manager bei FAUDI Aviation festgestellt. Informationen über aktuelle Verbrauchsstände oder über die Anzahl der Farb- und Schwarz/Weiß-Ausdrucke erlauben ihm, Prognosen für künftige Anforderungen abzuleiten. „Wir können jetzt viel systematischer vorgehen, sehen Einstellungsfehler zügiger und bleiben auf dem Laufenden über den Zustand der Maschinen.“ Alle Multifunktionssyteme sind mit einer HyPAS-Funktionalität ausgestattet und können jederzeit mit ergänzender Software ausgestattet werden. Das war IT-Manager Ortkamp wichtig. „Nachdem die Kollegen die neuen Möglichkeiten des Dokumentenmanagements kennengelernt haben, können wir je nach Bedarf weitere Lösungen installieren, die unsere individuellen Anforderungen erfüllen.“
Jeder Abteilung ihr Multifunktionssystem mit individuellem Mehrwert
Die eingesetzte Hardware wurde entsprechend der Abläufe und Bedürfnisse einzelner Abteilungen bei FAUDI Aviation mit passgenauer Software ergänzt.
Im Labor zum Beispiel steht den Mitarbeitern ein DIN-A4-Farb-Multifunktionssystem zur Verfügung. Das 4-in-1-System druckt, kopiert, scannt und kann auch faxen. Über die HyPAS-Funktionalität wurde eine Scan-to-OCR Lösung integriert. Die „Optical Character Recognition“ (OCR) ermöglicht es, direkt beim Scannen durchsuchbare pdf zu erstellen. „Die Kollegen im Labor arbeiten mit vielen Auswertungen und Berichten und haben vor, diese in einer Wissensdatenbank unter anderem auch dem Vertrieb verfügbar zu machen“, erläutert Ralf Ortkamp. „Hier kommen nämlich die Kundenanfragen an. Eine Wissensdatenbank, in der man gezielt per Stichwort schnelle Antworten findet, ist da Gold wert.“
Seit die Mitarbeiter im Lager mit dem neuen DIN-A3-Farb-MFP arbeiten, ersparen sie sich viel Lauferei. Das System ist mit einem kleinen Workflow ausgestattet, der folgende Aufgabenstellung abbildet: Die Lagermitarbeiter arbeiten mit Packzetteln, die auf einem festgelegten Weg durch den Betrieb wandern. Mussten sie früher selbst die Zettel verteilten, erledigt dies jetzt das Multifunktionssystem auf Knopfdruck. Wenn der Nutzer den Scanvorgang des Dokuments am MFP aktiviert, leitet dieses es automatisch an zwei Adressen weiter. Zum einen an den Versand, wo der Packzettel ausgedruckt werden kann. Zum anderen legt das System den Zettel automatisch in ein Sicherungsverzeichnis ab und ordnet ihn einem Bild des dazugehörigen Paketes zu. Auf beides kann im Falle einer Schadensmeldung schnell zugegriffen werden.
Vertrauliches Drucken ist ein wichtiges Thema in der Personalverwaltung und Qualitätssicherung. Hier kommt es häufig vor, dass sensible Dokumente ausgedruckt werden. Damit diese nicht mehr für jeden einsehbar am Multifunktionssystem liegen, wurde das dort stationierte MFP mit aQrate ausgestattet. Die Softwarelösung von UTAX ermöglicht es, dass der Mitarbeiter einen Druckauftrag an seinem PC losschickt, ihn aber erst am System startet, wenn er sich dort angemeldet hat. „Praktisch war, dass wir die Authentifizierungsfunktion über unseren hauseigenen Chip realisieren konnten“, berichtet Ralf Ortkamp.
UTAX ist eine eingetragene Marke der TA Triumph-Adler GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Norderstedt bei Hamburg hat sich auf den Vertrieb von hochwertigen Druck- und Kopiersystemen spezialisiert. Das breite Produktportfolio umfasst Hard- und Software, wie Kopier-, Druck- und Multifunktionssysteme (MFP) für den Büro-Arbeitsplatz bis hin zu Großflächensystemen für professionelle Anwendungen. Maßgeschneiderte Konzepte sowie ganzheitliche Beratung für effizientes Dokumentenmanagement in Unternehmen werden mit dem Konzept UTAX Document Consulting angeboten. In Deutschland wird die Marke UTAX über ein Netz aus über 200 autorisierten Vertragshändlern vertrieben. International agiert das Unternehmen in über 40 Ländern der EMEA-Region. Für UTAX sind ca. 130 Mitarbeiter tätig.
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