Mit der DSGVO versucht die Europäische Union, die Daten von Konsumenten, Kunden und Usern besser zu schützen, die Richtlinien aus Brüssel sorgen für Verunsicherung.
Europa – Gibt den Ton an und die Richtlinien für die zukünftige datenschutzkonforme Aktenvernichtung, werden dabei zu einem Thema, welches Unternehmen nicht mehr auf die leichte Schulter nehmen sollten. Wenn es um den unternehmerischen Datenschutz geht, denken die meisten Bürger oftmals erst an Festplatten, USB-Speichersticks, Smartphones, Server und andere Datenträger. Die Tatsache, dass vor allem auch Papierdokumente schützenswerte Daten enthalten, scheint im digitalen Online-Zeitalter immer mehr vernachlässigt zu werden.
Während geheime Passwörter und kostspielige Verschlüsselungstechnik vertrauliche Informationen auf dem Server der Unternehmen schützen, stehen die gedruckten Papierformate oft leicht und einfach zugänglich im Büroregal. Die Unternehmer machen sich vielfältige Gedanken über die sichere Datenlöschung auf mobilen Endgeräten und Computern, aber die Print-Papierdokumente landen oftmals, bei vergleichbarem Schutzbedarf einfach im Müllcontainer. Im besten Fall wurde der brisante Schriftverkehr durch einen Aktenvernichter in Streifen geschnitten.
Die neuen gesetzlichen Pflichten aus Brüssel, bezüglich des umfassenden Datenschutzes gelten selbstverständlich auch für Papierdokumente. Das gilt im Rahmen der Aufbewahrung ebenso, wie bei der Aktenvernichtung als das “Löschen” von personenbezogenen Daten in Papierform.
Die Firma Remingthon & FTI GmbH informiert und berät Kunden zu den Richtlinien der EU:
“Die Pflicht zur Löschung oder Vernichtung von Daten nach DSGVO ist ein klare Sache und muss ernst genommen werden”, erklärt uns Andreas Sadzuga im Gespräch, zu welchem er die Presse nach Kramsach in Tirol eingeladen hat um in Sache EU-Konforme Datenvernichtung aufzuklären.
“Die europäische Datenschutz-Grundverordnung, die mit dem 25. Mai 2018 wirksam wurde, wird bisher bestehende Datenschutzgesetze der Mitglieder ablösen. Die neuen Regelungen verbieten dadurch grundsätzlich die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Art. 6 DSGVO). In einfachen Worten: Personenbezogene Daten dürfen nur mehr erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, wenn eine ausdrückliche und erlaubte Ausnahme von diesem grundsätzlichen Verbot vorliegt. Es muss also in jedem Fall einen per Gesetz geregelten Grund geben, der die Verarbeitung der Daten ermöglich und damit zulässig macht. Das bedeutet für jeden Unternehmer, dass diese Daten zu löschen oder eben zu vernichten sind, sobald eine Erforderlichkeit nicht mehr gegeben ist und kein anderes lautendes Gesetz eine Aufbewahrung als nötig definiert”, so Andreas Sadzuga.
Dokumente müssen erst einmal gedruckt werden
Der Druck von Dokumenten ist unsere Domäne, Vertragsentwürfe, Adressdatenblätter, juristische Texte, medizinische Berichte, sind ausgedruckte Datenblätter. Diese Drucksachen sind hoch brisant und wir verstehen uns auf erstklassige Druckergebnisse, aber jetzt kommt genau die rechtlich einwandfreie Vernichtung dieser Papiere ins Spiel.
Es ist ein gefährlicher Trugschluss zu glauben, man handle gesetzeskonform, wenn man Unterlagen mit personenbezogenen Daten einfach über den Müll entsorgt. Wer solche Daten verarbeitet, ist auch dafür verantwortlich, dass es keinerlei unbefugten Zugriff darauf geben kann. Deshalb sind Datenträger und betroffene Papierakten mit schützenswerten Dateninhalt so zu löschen bzw. zu vernichten, dass ihr Inhalt nicht rekonstruiert werden kann.
Der Aktenvernichter, Streifenschneider vom Discounter
Andreas Sadzuga: “Streifen sind out, es muss richtig geschreddert und zerkleinert werden, die Daten müssen so vernichtet werden dass man sie nicht mehr zusammenfügen kann. Die Vorgaben müssen erfüllt werden und Unternehmer die sich nicht sicher sind, sollten ganz unverbindlich die nötigen Informationen einholen. Das kann über die Wirtschaftsverbänder geschehen oder eben bei dem Unternehmen welches auch die Drucker liefert und professionell mit dem Thema umgeht”. Wissen sollte man, dass Fehler bei der Aktenvernichtung vom Gesetzgeber zukünftig deutlich schwerer geahndet werden als das bisher der Fall war, es kann teuer werden ….
Unser Anwaltstipp:
Die Datenschutzgrundverordnung schreibt in Verbindung mit der Datenträgervernichter-Norm DIN 66399 detailliert vor, welche Sicherheitsstufe für die Vernichtung bestimmter Datenträger erforderlich ist. Da am 25. Mai 2018 die einheitliche EU-DSGVO in Kraft trat und sich jedes Unternehmen auf diese Änderung einstellen sollte, empfiehlt es sich, die entsprechenden Vorgaben schon beim Kauf eines Aktenvernichters zu beachten. Auf diese Weise sind die Unternehmen rechtzeitig ausreichend gerüstet und können ihre Akten ohne Bedenken vernichten. Die jeweilige Sicherheitseinstufung der Aktenvernichter kann man vor dem Kauf einsehen. Bei Unklarheiten sollten Sie sich mit dem Verkäufer in Verbindung setzen.
Über Remigthon & FTI GmbH
Professionelles Office mit Multifunktionssystemen, Druckern und ,im Zusammenhang mit den Geräten, Softwarelösungen bei Remingthon & FTI in Kramsach in Tirol. Die Experten für effiziente Arbeitsabläufe im Bereich Drucken bieten mehr als nur Produkte und Service, sie sind auch Ansprechpartner für Planung Ihrer Drucklösungen und kümmern sich auch um Recht & Ordnung in Sachen Daten-Nutzung und Verarbeitung.
Mit Druckern von KYOCERA Document Solutions können dabei alle Ansprüche erfüllt werden. Installation, Vernetzungen, Testdurchlauf, damit alles einwandfrei auf Knopfdruck funktioniert sind eine Selbstverständlichkeit. Durch einen Wartungsvertrag kann sichergestellt werden, dass alle Maschinen einsatzbereit sind. Sollte ein Gerät ausfallen, sind wir innerhalb kürzester Zeit bei Ihnen und reparieren (soweit möglich) direkt vor Ort. Unsere Mitarbeiter werden ständig geschult, kennen sich daher mit der Technik bestens aus und haben meist gleich die notwendigen Ersatzteile dabei. Remingthon ist seit 2005 der Partner für Unternehmen im Printbereich und sorgt mit hoher Fachkompetenz für ein funktionelles Office durch unternehmessbezogene Beratung.
Seit 2018 sind wir auch offizieller Canon Large-Format Partner – Ausweitung unseres Programmes und damit interessant für die Gruppe der Planer und Professionisten.
Professionelles Office mit Multifunktionssystemen, Druckern und ,im Zusammenhang mit den Geräten, Softwarelösungen bei Remingthon & FTI in Kramsach in Tirol. Die Experten für effiziente Arbeitsabläufe im Bereich Drucken bieten mehr als nur Produkte und Service, sie sind auch Ansprechpartner für Planung Ihrer Drucklösungen und kümmern sich auch um Recht & Ordnung in Sachen Daten-Nutzung und Verarbeitung.
Mobil: +43 664 36 36 363
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Remingthon & FTI Ges.m.b.H.
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