Die Lösung punktet mit einer Zuverlässigkeit von fast 100 Prozent und bietet optional die Möglichkeit, Folgeprozesse zu automatisieren
München, 10.11. 2021 – Die Postfachverwaltung ist ein Thema, das Unternehmen jeder Branche und Größe tagtäglich beschäftigt. Denn meist flattern Duzende oder gar Hunderte von E-Mails täglich in die elektronischen Briefkästen und müssen manuell gesichtet und sortiert werden. Mithilfe der intelligenten, KI-basierten Software Evy Xpact von Evy Solutions lassen sich Postfächer jetzt vollständig automatisch verwalten. Die Software liest E-Mail-Bodys und deren Anhänge aus und klassifiziert sie. Die analysierten E-Mails werden dann in vordefinierte Postfächer einsortiert und können auf Wunsch von dort aus eine automatisierte Weiterverarbeitung auslösen.
Das Besondere der Lösung von Evy Solutions ist ihr textbasierter Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen – und zwar unabhängig vom Dokumentenaufbau. Möglich macht das die von Evy Solutions selbstentwickelte Künstliche Intelligenz, die über ein natürliches Sprachverständnis verfügt und statt stereotyper Textpositionen inhaltliche Zusammenhänge erkennt sowie ihre eigene Spracherkennung beständig selbstlernend optimiert. Dank dieser Technik erreicht die Software bereits nach drei bis vier Wochen im Einsatz eine Zuverlässigkeit von 99 Prozent ,und der manuelle Bearbeitungsaufwand reduziert sich auf ein Prozent der Dokumente.
So funktioniert die automatisierte Postfachverwaltung
Im ersten Schritt überwacht Evy Xpact den Posteingang (beispielsweise über die Info E-Mail-Adresse eines Unternehmens) und liest die E-Mails beziehungsweise E-Mail-Bodies sowie ihre Anhänge automatisch aus. Anschließend werden diese klassifiziert. So lassen sich die verschiedenen Dokumentenarten wie Verträge, Bestellungen, Transportaufträge, Reklamationen, Preisanfragen, etc. identifizieren.
Auf Basis dieser Klassifikation ordnet Evy Xpact die E-Mails nun den bereits individuell vordefinierten und passenden Postfächern zu. Für den Fall, dass sich E-Mail-Inhalt und -Anhang thematisch unterscheiden bzw. unterschiedlichen Vorgängen angehören, ist es möglich, diese getrennt und separat in die jeweils passenden Postfächer einzusortieren.
Weiterverarbeitung mittels Anbindung automatisierter Folgeprozesse
Doch Evy Xpact ermöglicht nicht nur eine vollautomatisierte Postfachverwaltung, die Emails und Anhänge lassen sich zudem auch aus den vordefinierten Postfächern heraus weiterverarbeiten. Dazu liest die Software zunächst einmal die Daten aus den E-Mails und Anhängen aus und überprüft sie auf Richtigkeit. Auf Wunsch lässt sich an dieser Stelle auch eine Validierung sowie Anreicherung mit Daten aus dem bestehenden System durchführen.
Sind die Daten korrekt und vollständig, werden sie im nächsten Schritt automatisch in das bestehende ERP-System oder DMS übertragen. Optional ist es möglich, dass der oder die zuständige Sachbearbeiter:in sowie die entsprechenden Email-Verfasser:innen über die erfolgreiche Verarbeitung informiert werden. Sind die Daten jedoch inkorrekt oder unvollständig, werden sie von der Software an die zuständigen Sachbearbeitenden zur Überarbeitung weitergeleitet.
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass Unternehmen mit der Postfachverwaltung und der Auslösung automatisierter Folgeprozesse nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparen. Zudem sorgt die Software für eine Entlastung der Mitarbeitenden und senkt auch die Fehlerquote im Vergleich zu einer manuellen Dokumentenverarbeitung drastisch.
Evy Solutions ist ein Kölner Software- und Serviceanbieter für Dokumentenverarbeitung und -analyse mithilfe einer selbst entwickelten Künstlichen Intelligenz (KI). Die Kernkompetenz des Unternehmens ist das KI-basierte Analysieren von Dokumenten für eine intelligente Prozessautomatisierung. Damit erreichen die Lösungen von Evy Solutions für ihre Kunden eine hohe Kosten- und Zeitersparnis bei der Klassifizierung, Verarbeitung und Archivierung von Bestellungen, Transportaufträgen, Rechnungen, Schadensmeldungen und vielem mehr. Weitere Informationen unter www.evysolutions.de
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