Abwicklung sämtlicher personeller Veränderungen über ein System
Das Landratsamt Karlsruhe hat auf Basis mehrerer Matrix42 Lösungen eine zentrale Dienstleistungsplattform umgesetzt, die nicht nur für IT-Services, sondern für das gesamte Mitarbeitermanagement eingesetzt wird. Rund 305 Services, von der IT über Personalanforderungen, Transponder für die Zeiterfassung oder Zutrittsberechtigungen bis zu Dienstleistungen des Gebäudemanagements, Büromaterial und vieles mehr stehen den Mitarbeitern des Landratsamts im System zur Verfügung. Seit Oktober 2013 wurden so bereits über 1500 Bestellungen automatisiert und dokumentiert abgewickelt.
Das Landratsamt Karlsruhe hat auf Basis von Matrix42 Physical, Matrix42 Asset Management, Matrix42 Help Desk und Matrix42 Service Catalog eine auf seine Anforderungen ausgerichtete modernste zentrale Dienstleistungsplattform entwickelt, die unter anderem für das Mitarbeitermanagement eingesetzt wird, und mit der nahezu alle internen Leistungen (Personal- und Organisationsamt, Kämmereiamt, Gebäudemanagement, Innere Dienste) koordiniert werden. Das gemeinsam mit dem Matrix42 Platinum Partner TAP Desktop Solutions implementierte System fungiert als Dreh- und Angelpunkt bei sämtlichen personellen Veränderungen – wie etwa Neueinstellung, interner Amtswechsel, Umzüge, Austritte – und übernimmt für die Fachämter die Koordination der damit verbundenen Aufgaben.
305 Services
Insgesamt sind 305 verschiedene Services, eingeteilt in unterschiedliche Bereiche, wie etwa IT, Umzüge, Berechtigungen oder Personalanforderungen, über das System bestellbar. Im Vordergrund steht dabei die Möglichkeit, automatisiert mithilfe von Services aus den verschiedenen Arbeitsabläufen resultierende Aufgaben zu erstellen und zentral zu verwalten, wobei ein strukturiertes und effektives Bearbeiten mit dem Ziel der Aufwandsreduzierung das zentrale Anliegen ist. Bei jeglichen Anforderungen rund um den Mitarbeiter, wie Personalanforderung, Umzug, Arbeitsmittelausstattung oder Aufgabenveränderung, richtet sich das Fachamt über das Service Portal an die zuständigen Fachämter / Bereiche – oder das zentrale Mitarbeitermanagement hat deren Umsetzung bereits mithilfe des Service Portals veranlasst. Dort ist eine Vielzahl an „Dienstleistungen“ der Querschnittsämter hinterlegt und diese werden mittels Formular oder Einzelbestellung angefordert (Services). Die beteiligten Ämter (auch Non-IT) haben ihre „eigenen“, abgetrennten Bereiche (= Help Desk) im Service Desk und arbeiten somit alle mit dem Service Desk von Matrix42. Markus Kälberer, Abteilung IuK, Landratsamt Karlsruhe: „Die Informationstiefe und -qualität, die uns das System liefert, bringt uns nicht nur einen Zeit-, sondern auch einen Effizienzgewinn. Denn auf Basis der Reportingdaten können wir Verbesserungsentscheidungen rascher und zielsicherer treffen.“
Hohe Datenqualität
„Wir haben mit dem Workflow-Designer von Matrix42 unsere verschiedenen Prozesse abgebildet und verfügen jetzt über Informationen, die eine ausgezeichnete Steuerung erlauben – Stichwort Service Dashboard, das von TAP customized wurde. Wir können zum Beispiel auswerten, wo die meisten Störungen anfallen, von welchem Amt die meisten Aufgaben eingestellt werden und welcher Art diese Aufgaben sind. Dadurch haben wir einen sehr hohen Informationsgehalt und eine gute Basis für Änderungsentscheidungen. Dieses Reporting, welches mit dem Business Intelligence Team der TAP ausgearbeitet und entwickelt wurde, stellen wir unseren Entscheidungsträgern demnächst zusätzlich als E-Mail-Abo regelmäßig zur Verfügung“, erläutert Kai-Uwe Butzinger, Abteilung IuK, Landratsamt Karlsruhe. Aber nicht nur die Dokumentation ist von Vorteil für das Landratsamt. Durch das moderne System werden Aufgaben automatisiert verteilt und abhängig vom Status einer vorherigen Aufgabe automatisch generiert, was eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt. Zudem können auf diese Art keine notwendigen Schritte vergessen werden und die Anwender profitieren von höherer Transparenz, da sie jederzeit sehen können, in welchem Status sich ihre Bestellung gerade befindet.
Nächste Schritte schon geplant
Die nächsten Ausbauschritte für das System sind bereits geplant. Der Integration von Matrix42 Mobile und auch dem Lizenzmanagement wollen sich die Experten des Landratsamtes noch widmen. Die Installation von Softwarepaketen über den Service Catalog ist vorgesehen, und am Rollout des zentralen Service Desk Dashboards zur Erstellung von Berichten wird bereits gearbeitet. Und danach soll auch die interne Verrechnung der im Service Catalog angebotenen Leistungen umgesetzt werden.
Landratsamt Karlsruhe bei Matrix42 Roadshow in München
Details zu dem Projekt präsentieren die Experten des Landratsamts Karlsruhe am 1. Juli 2014 bei der Matrix42 Roadshow in München.
Informationen und Anmeldungen:
https://www.matrix42.com/de/events/view/roadshow2014-muenchen.html
Bildrechte: LRA Karlsruhe Bildquelle:LRA Karlsruhe
Über Matrix42
Matrix42 ist einer der Top-Anbieter von Software für das Arbeitsplatzmanagement. Unter dem Motto „Smarter Workspace“ bietet das Unternehmen zukunftsorientierte Lösungen für moderne Arbeitsumgebungen. Mehr als 2.500 Kunden – darunter BMW, Infineon und Carl Zeiss – verwalten mit den Workspace Management Lösungen von Matrix42 rund 2,5 Millionen Arbeitsplätze weltweit.
Matrix42 ist in sechs Ländern erfolgreich aktiv – Deutschland, Österreich, Schweiz, Niederlande, Großbritannien und Schweden. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Neu-Isenburg bei Frankfurt/Main. Das 1992 gegründete Unternehmen gehört seit 2008 zur Asseco Gruppe, einem der größten europäischen Software Anbieter.
Die Produkte und Lösungen der Matrix42 sind darauf ausgerichtet, moderne Arbeitsumgebungen – physische, virtuelle oder mobile Arbeitsbereiche – einfach und effizient bereit zu stellen und zu verwalten.
Matrix42 fokussiert auf Anwenderorientierung, Automatisierung und Prozessoptimierung. Mit den Lösungen des Unternehmens werden sowohl die Anforderungen moderner Mitarbeiter in Unternehmen, die ortsungebunden und mit verschiedensten Endgeräten arbeiten wollen, als auch der IT-Organisation und des Unternehmens selbst optimal erfüllt.
Matrix42 bietet seine Lösungen branchenübergreifend Organisationen an, die Wert auf ein zukunftsorientiertes und effizientes Arbeitsplatzmanagement legen. Dabei arbeitet das Unternehmen auch erfolgreich mit Partnern zusammen, die die Matrix42 Kunden vor Ort beraten und betreuen; zu den führenden Partnern zählen TAP Desktop Solutions GmbH, Consulting4IT GmbH und DSP IT Service GmbH.
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