Eine Rekordzahl Jobsuchender verliert vermutlich den Überblick darüber, wer im Besitz ihrer personenbezogenen Daten ist. Der Druck auf Unternehmen steigt, sensible Informationen über ehemalige und aktuelle Mitarbeiter zu sichern und zu schützen
Hamburg – 29. November 2016. Absolventen wechseln heutzutage öfter den Job, als vorherige Generationen. Man geht davon aus, dass die heutigen Millennials bis sie das 32. Lebensjahr erreicht haben, bereits vier Mal den Job gewechselt haben [1]. Mit diesem Trend zum Job-Hopping wächst die Anzahl an Bewerberdaten, die von der Personalabteilung verwahrt, sicher gelagert und innerhalb der gesetzlichen Frist vollständig vernichtet werden muss. Eine aktuelle Studie von Iron Mountain, einem führenden Archiv- und Informationsmanagement-Dienstleister, legt nahe, dass viele Personalabteilungen diesem Trend nicht gewachsen sind. Die Umfrage zeigt, dass 50 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Europa einen veralteten Prozess haben, um ihre Human Ressources (HR)-Daten zu verwalten, was personenbezogene Daten – einschließlich dem „Recht auf Vergessen“ – einem Risiko aussetzt [2].
Viele mittelständische Unternehmen (31 Prozent) verwahren Unterlagen zu Mitarbeitern länger auf als rechtlich erlaubt und ein Viertel (25 Prozent) kennt die gesetzlichen Regelungen nicht. Da der Job-Hopping-Trend zunimmt, ruft Iron Mountain Organisationen auf, ihr Informationsmanagement zu überdenken, um das wachsende Volumen an persönlich identifizierbaren Informationen in ihrer Obhut vor dem Risiko einer Offenlegung zu schützen.
Nur wenige Unternehmen sind darauf vorbereitet, das wachsende Volumen an Personaldaten zu verwalten, die durch neue Bewerber und Veränderungen aktueller Mitarbeitern anfallen. Laut der Umfrage von Iron Mountain vertrauen 65 Prozent der mittelständischen Unternehmen für die meisten HR-Prozesse immer noch auf E-Mail und Papier, anstatt auf ein automatisiertes Verfahren zu setzen, um das steigende Volumen zu verwalten [3].
„Die Zeiten der „Arbeitsstelle fürs ganze Leben“ sind lange vorbei“, so Sue Trombley, Managing Director of Thought Leadership bei Iron Mountain. „Heutzutage wechseln die Menschen ihre Stellen häufiger als jemals zuvor. Wenn sie in ein neues Unternehmen wechseln, ziehen sie Spuren von personenbezogenen Daten hinterher – Informationen, bei denen der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet ist, sie innerhalb einer bestimmten Frist zu löschen. Dranzubleiben, welche Informationen vorhanden sind, wo sie sind und wann sie sicher entsorgt werden müssen, ist schwierig.
„Mitarbeiterdokumente sind nur eine Art von Information, bei der zu einem bestimmten Anlass festgestellt werden muss, wann sie entsorgt werden sollte. Dieser löst dann den Countdown für den notwendigen Vernichtungszeitpunkt aus. Man kann sich vorstellen, wie viele davon in jeder Personalabteilung laufen – und alle enden zu verschiedenen Zeiten, in fünf, sechs oder noch mehr Jahren in der Zukunft. Es ist offenkundig schwierig, ereignisbasierte Aufbewahrung richtig umzusetzen und viele Organisationen werden unsicher sein, ob sie die Informationen sicher entsorgt haben oder nicht. Wenn Datensätze über die Aufbewahrungsfrist hinaus archiviert werden, könnte man sich auf der falschen Seite des Gesetzes wiederfinden und setzt die Information und Reputation der Organisation einem unnötigen Risiko aus.“
Iron Mountain stellt nützliche Ressourcen bereit, um Unternehmen dabei unterstützen, die Komplexität der ereignisbasierten Aufbewahrung bewältigen. Weitere Informationen unter http://www.ironmountain.co.uk/eventbasedrecords
[1] https://blog.linkedin.com/2016/04/12/will-this-year_s-college-grads-job-hop-more-than-previous-grads
[2] Iron Mountain, Mid-market research (2016). Siehe „Über die Umfrage“
[3] Iron Mountain, Mid-market research (2016). Siehe „Über die Umfrage“
Über die Umfrage
Die Umfrage wurde im Auftrag von Iron Mountain von Opinion Matters durchgeführt. Dabei wurden insgesamt 4.006 Arbeitnehmer in Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von 250 – 3.000 Angestellten (250 – 5.000 in Nordamerika) in Großbritannien, Frankreich, Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Spanien und Nordamerika befragt.
Die Teilnehmer stammten aus den Bereichen Produktion, Ingenieurwesen, Versicherung, Finanzdienstleistung, Recht, Pharmazie und Energie mit Positionen in HR, Recht, IT, MD/CxOs, Einkauf, Vertrieb, Marketing, Betriebs- und Büroleiter, Verwaltung einschließlich Personal Assistant und Sekretariat; sowie Personen die für die Verwaltung von Informationen zuständig sind. Die Umfrage basiert auf Online-Interviews, die in April und Mai 2016 durchgeführt wurden.
Gegründet im Jahr 2000, ist Opinion Matters eine in London ansässige preisgekrönte Insight-Agentur, die internationale Beratung und Marktforschungslösungen anbietet.
Über die Iron Mountain Deutschland GmbH
Iron Mountain ist ein global führender Dienstleister für Lösungen im Bereich Archivierung- und Informationsmanagement. Iron Mountain bietet den mehr als 220.000 Unternehmen, die weltweit auf Iron Mountain vertrauen, eine Archivinfrastruktur von über 7,9 Millionen Quadratmetern, verteilt auf mehr als 1.400 Einrichtungen in 45 Ländern, um das zu schützen und zu erhalten, was den Kunden am wichtigsten ist. Das Dienstleistungsportfolio von Iron Mountain umfasst Aktenmanagement, Datenmanagement, Scanning und Digitalisierung, Rechenzentren, die Lagerung und Logistik von Kunstgegenständen sowie die sichere Aktenvernichtung, um Kunden bei der Verringerung ihrer Lagerkosten, der Compliance-gerechten Aufbewahrung, der Notfallwiederherstellung und der effizienteren Nutzung ihrer Informationen zu unterstützen.
1951 gegründet, speichert und schützt Iron Mountain Milliarden von Informationen, darunter kritische Geschäftsdokumente, elektronische Informationen, medizinische Daten sowie kulturelle und historische Gegenstände. Weitere Informationen: www.ironmountain.de
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