Wenn ich mir die heutige Arbeitswelt ansehe, ist diese geprägt durch disruptiven Wandel und dem Streben nach Innovationen. Etablierte Geschäftsmodelle werden zunehmend hinterfragt, Produkte und Dienstleistungen angepasst und revolutioniert. Selbst ganze Branchen werden unter dem Gesichtspunkt des disruptiven Wandels transformiert. Betrachten wir die heutige Arbeitswelt mit ihren verschiedenen Unternehmensorganisationen und Projekten ein wenig näher, stellen wir fest, dass insbesondere die Agilität im Unternehmen für die heutige Zeit passend ist und ein tieferer Einblick in die agile Arbeitswelt spannende Möglichkeiten eröffnet.
Gewinnmaximierung? Bessere Kundenorientierung bei besserer Mitarbeiterbindung ermöglichen riesige Potentiale
Agile Unternehmensstrukturen bringen gegenüber klassischen zunächst einmal eine Vielzahl an Vorteilen mit, die sich insbesondere in einer besseren Kundenorientierung widerspiegeln. Durch die Veränderung dieser werden existierende Verantwortlichkeiten einzelner Mitarbeiter aufgebrochen und auf unterschiedliche Teams verteilt. Auf strategischer Ebene ermöglicht sich dadurch ein flexiblerer Ressourceneinsatz in Kundenprojekten, in denen Teams je nach Kapazitätsbedarf verstärkt oder verringert werden können. Diese flexible Arbeitsweise und das Aufbrechen veralteter Verantwortlichkeiten einzelner Mitarbeiter ermöglicht eine effizientere Projektdurchführung sowie kürzere Planungszyklen und optimierte time-2-market Lösungen. Die einfachen Strukturen in agilen Organisationen führen zudem dazu, dass klarere Prioritäten bei verschiedenen Arbeitsaufgaben getroffen und gesteigerte Transparenzen in der Arbeitsweise sowie schnellere Reaktionsfähigkeiten erreicht werden. Agilität bedingt darüber hinaus klare und schlanke Prozesse, die im Kundenumfeld zu kürzeren Entscheidungswegen und fokussierten Aktivitäten führen. Diese Prozesse ermöglichen zudem eine frühzeitige Fehlererkennung sowie eine stärkere Ergebnisorientierung.
Durch die Agilität eröffnen sich in meinen Augen weitere Vorteile im Bereich Qualität in Form einer offenen Fehlerkultur, in der Fehler erlaubt sind, diese angesprochen und verbessert werden können. Eine intensive Auseinandersetzung mit Zwischenergebnissen und gemachten Erfahrungen fördert ein stetiges Lernen, welches zu einer Qualitätsverbesserung führt. Zugleich fördert Agilität die Mitarbeiterorientierung. Hierbei sind Mitarbeiter höherer Selbstverantwortung ausgesetzt und müssen in Teams gemeinschaftliche Entscheidungen treffen und verantworten. Dadurch ergibt sich ein besseres Commitment mit den getroffenen Entscheidungen. Im Bereich Human Resources ermöglicht Agilität insbesondere eine optimierte Teamarbeit und eine objektivere Mitarbeiterbeurteilung. Größere Freiräume, verbesserte Allokationen von Rollen, Aufgaben und Skills fördern eine gemeinschaftliche Verantwortung mit gesteigerten Interaktionen und partizipativer Arbeitsweise.
Die sich ergebenden Möglichkeiten und Potentiale von Agilität im Unternehmen erscheinen riesig – große Gewinne leicht zu erreichen. Ist es wirklich so einfach?
Ohne Loslassen funktioniert es nicht
Ich beantworte diese Frage mit einem ja und einem nein. Unternehmer müssen sich zunächst den Herausforderungen und potenziellen Gefahren bewusst sein. Insbesondere Führungskräfte haben weniger Möglichkeiten, Arbeitsschritte und Ergebnisse zu kontrollieren. Dadurch, dass Agilität im Unternehmen innovativ und neu ist, besitzen Mitarbeiter zudem fehlende Arbeitserfahrung im agilen Umfeld. Dies ist einerseits nichts schlimmes, andererseits könnten Mitarbeiter sich durch das agile Tempo schnell abgehängt und überfordert fühlen. Zudem wird ein deutlich höheres Maß an “Entrepreneurship” gefordert, weshalb die agile Arbeitsweise zu fehlender Akzeptanz durch die Belegschaft führen kann. Zusätzlich werden historisch gewachsene Strukturen und Positionen klassischer Unternehmensorganisationen aufgebrochen.
Ein Beispiel im Bereich der Controllingorientierung verdeutlicht die unterschiedliche Herangehensweise bei der agilen Arbeitsweise. In diesem Bereich neigt die Führung instinktiv zu den klassischen Fragen: Welches Ergebnis? Wann? Zu welchem Preis? Mit welchen Risiken? Agilität versucht diese Sachverhalte jedoch gar nicht erst beherrschbar zu machen, wodurch solche Fragen nur schwer zufriedenstellend beantwortet werden können.
Voraussetzungen in agilen Projekten erfordert Offenheit und Freiräume
Zusätzlich zu den Herausforderungen und potenziellen Gefahren, bedarf es einiger Voraussetzungen in Projekten und der Unternehmensorganisation, um Agilität zu etablieren. In agilen Projekten ist hierbei zunächst Offenheit gegenüber agilen, neumodischen und alternativen Vorgehensweisen notwendig. Darüber hinaus müssen Freiräume für Ziele und Ergebnisse sichergestellt werden -Detailvorgaben sind schließlich nicht Teil agiler, sondern klassischer Projekte. Zudem ist eine Vertrauensbasis in die Mitarbeiter und deren Kompetenzen notwendig. Der klassische Denkansatz “ich muss kontrollieren, dass…” wird in agilen Projekten vielmehr durch den Ansatz “… sind intelligent und bestrebt die bestmöglichen Ergebnisse…” ersetzt.
Wichtig ist außerdem, die intrinsische Motivation zu fördern bzw. zu schaffen. Erfahrungen im agilen Arbeiten sind zwar nicht notwendig, wichtig ist jedoch die Zusammensetzung des agilen Teams, in dem der Skill-Mix stimmen muss und ihre Mitglieder mit entsprechenden Skills und Kapazitäten bestmöglich zusammengestellt werden. Der Scrum Master sollte über Erfahrungen in agilen Projekten verfügen und den Rahmen des agilen Arbeitens vorgeben sowie dessen Einhaltung überwachen. Wichtig hierbei ist insbesondere die Einhaltung kleiner, vermeintlich nebensächlicher Dinge wie z.B. regelmäßige Kurzmeetings anstelle langer Treffen im Wochenturnus. Weitere Voraussetzungen für agile Projekte bestehen in der inhaltlichen Planung der Sprints und der enthaltenen Stories, welche innerhalb eines Sprints zu schaffen sein sollten. Nicht-Erreichung wirkt sich demotivierend aus. Zudem ist sicherzustellen, dass das Team die Stories gemeinsam bearbeitet. Stories sollten niemals in die alleinige Verantwortung einzelner Personen gelegt werden, da dies zu einem Rückfall in die klassische Arbeitsweise mit Arbeitspaket-Verantwortlichen führt. Ein vollständiges Abschließen weniger bzw. nicht aller Stories hat stets Vorrang gegenüber der vollständigen Bearbeitung aller im Sprint geplanten Stories. Zudem ist die Retrospective knapp und intensiv abzuhalten, damit eine Fehlerkultur geformt und ausgebaut werden kann. Diese darf mit den Lessons Learned Runden jedoch nicht verwechselt werden.
Agile Unternehmensorganisationen und die Hürde der Permanenzaufgaben
Die Voraussetzungen von agilen Unternehmensorganisationen sind prinzipiell dieselben wie bei agilen Projekten: Offenheit gegenüber alternativen und neumodischen Vorgehensweisen, Freiräume für Ziele und Ergebnisse, ein hohes Vertrauen in die Mitarbeiter und ihre Kompetenzen sowie das Erledigen von Tasks und Stories in verschiedenen Sprints durch unterschiedliche Teams. Agile Organisation bringt jedoch auch Permanenzaufgaben mit sich, welche in Stories gepackt werden müssen. Dies stellt zunächst eine große Herausforderung dar. Als Tipp bei der Beschreibung von Stories empfehle ich, sich an übergeordneten Bereichs- und Unternehmenszielen zu orientieren und bei der Formulierung der Story Bezug auf diese Ziele zu nehmen und zugleich begründen, warum diese Story angegangen werden muss. Eine typische Formulierung einer Story sieht beispielsweise wie folgt aus:
“In meiner Rolle als Teamowner des Marketings möchte ich im Monat August unseren Interessenten den Kern der Leistung xyz vermitteln, um die Interessenten zu Kunden zu machen”.
Team und Process Owner sind zudem eher als kleine Unternehmer bzw. als eine kleine Firma anzusehen, statt als Mitarbeiter im herkömmlichen Sinn. Die Rolle des “Agility Masters” stellt in der agilen Organisation zudem eine bedeutendere und verantwortungsvollere Rolle als im Projekt dar. Er ist für die Harmonisierung der Interessen zwischen allen Beteiligten, d.h. Teammitglieder, andere Teams und Vorgesetzte, verantwortlich. Wichtig hierbei ist sich selbst die Frage zu stellen, ob es für alle Funktionsbereiche eines Unternehmens Sinn macht, diese agil zu führen, da die Sinnhaftigkeit je nach Unternehmensgröße und Aufgabe nicht mehr gegeben sein kann, z.B. im Callcenter oder in großen operativen Abteilungen.
“Agilität ist insbesondere dann geeignet, wenn Innovationen und Kreativität gewünscht sind”
Zusammenfassend ist es für Unternehmer, die sich den Herausforderungen und Voraussetzungen der agilen Arbeitswelt bewusst sind, einfacher den ersten Schritt zu einer agilen Unternehmensorganisation zu vollziehen. Meine Erfahrungen zeigen jedoch, dass die Umsetzung oftmals schwierig ist und unterstützende Beratung hilfreich sein kann. Agilität ist insbesondere dann geeignet, wenn Innovation und Kreativität erfordert oder gewünscht sind. Typische Projekte, in denen sich Agilität eignet sind z.B. Softwareentwicklungsprojekte, Strategieprojekte, die Erstellung von Mockups/Prototypen, etc. Agilität ist zudem potentiell anwendbar, wenn mehr Eigen- und mehr Themenverantwortung erreicht werden soll. Typische Anwendungsgebiete hierbei bestehen in der Entwicklung von Bereichs-/ Abteilungs-/Teamzielen, in Projekt-ähnlichen Linienaufgaben oder in Aufgaben, die sich nur kooperativ lösen lassen.
Potentielle nicht-Anwendungsgebiete sind Gebiete, in denen Sicherheit und Risikominimierung vorrangige Nebenziele sind, z.B. bei Datenmigrations- oder Bauprojekten. Zusätzlich ist Agilität schlecht anwendbar in Gebieten, in denen transaktionsbasiertes Arbeiten optimiert werden soll. Als Beispiel sei hierbei der 1st level support und die Buchführung genannt.
Hybridität als Lösung bei Konflikten zwischen klassischer und agiler Arbeitswelt?
Die vorherige Liste potentieller Anwendungs- und nicht Anwendungsgebiete lässt sich beliebig fortsetzen. Zudem ist zu nahezu jedem Anwendungsgebiet ein gegen-Beispiel konstruierbar. So könnten Softwareentwicklungsprojekte durchaus klassische Elemente beinhalten, z.B. bei der Abbildung gesetzlicher Vorgaben. In Bauprojekten lassen sich wiederum agile Elemente finden, beispielsweise im Modellentwurf. Selbiges würde sich auch in den Themen der Unternehmensorganisationen finden lassen. Da diese jedoch nach wie vor klassisch sind, erübrigt sich dies vorerst. Aktuelle Herausforderungen für das Projektmanagement und die Organisationslehre bestehen vor allem in der Verknüpfung der Vorteile beider Welten, damit die Vorteile beider kombiniert und die Nachteile zugleich ausgeschlossen werden können. Ansätze hierzu liegen in der Hybridität, beispielsweise durch eine Hybride Softwareentwicklung oder durch hybride Projektmanagementmethoden. Die Organisationstheorie hat hierfür noch keine nennenswerten Modelle vorzuweisen.
Ein Beispiel für eine Hybride Methode ist die hauseigene Projektmanagementmethode “SIPE” der spot.consulting GmbH, welche die Vorteile beider Welten vereint und somit eine bedarfsorientierte und ideale Projektdurchführung ermöglicht.
Über den Autor
Paul Knissling, geboren 1979, studierte internationale Betriebswirtschaftslehre an der Universität Mannheim. Seit 2011 ist er einer von zwei Gründern der spot.consulting GmbH. Neben seiner Tätigkeit als Geschäftsführer arbeitete er seitdem als Projektmanager und -berater in diversen, großen IT- und Transformationsprojekten in kleinen, mittleren und großen Unternehmen auf nationaler und europäischer Ebene. Zu seinen Kundenstamm zählten dabei sowohl regionale Unternehmen als auch Unternehmen aus dem Dax-30.
Darüber hinaus ist er ausgebildeter Business Coach und Lehrbeauftragter an der Hochschule Darmstadt.
Die spezifischen Gegebenheiten unserer Kunden stehen für uns im Mittelpunkt, daher sind unsere Beratungsangebote vielseitig, aber stets (individuell) fokussiert auf die Bereiche Strategie- und Managementberatung, Technologieberatung, Prozessberatung und Innovationsmanagement.
Mit unser eigens entwickelten Projektmanagementmethode SIPE arbeiten wir bereits seit 2011 agil!
Kontakt
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Laura Egenberger
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