Der global tätige Finanzdienstleister Arvato Financial Solutions setzt in der Forderungsbearbeitung auf ein selbstentwickeltes Inkassosystem. Zusammen mit der Schwestergesellschaft Arvato Systems hat der Finanzdienstleister 2016 ein innovatives Projekt zur transparenten und tagesaktuellen digitalen Dokumentation der Systemprozesse initiiert, das nun mit dem Process Solution Award der Gesellschaft für Organisation (gfo) ausgezeichnet wurde.
Wie lassen sich betriebliche Abläufe so organisieren, dass man im globalen Wettbewerb erfolgreich agieren kann? Eine essentielle Frage für einen Dienstleister wie Arvato Financial Solutions. Eine Antwort darauf: permanente Weiterentwicklung und Verbesserung von Prozessen. Der hohe Ressourceneinsatz für die manuelle Dokumentation der systemseitigen Inkassoprozesse war deshalb der Ausgangspunkt für das Projekt „Execution to Model“ zur automatischen Prozesserhebung und -darstellung. Durch immer komplexer werdende Prozesse war es für Arvato Financial Solutions besonders wichtig, Transparenz zu schaffen. Nur so können Systeme langfristig und kostenoptimiert betrieben werden. Das Unternehmen kann somit schneller auf Kundenanforderungen reagieren und diese flexibler umsetzen.
Ganz konkret umfasst das gemeinsame Projekt der Arvato Solution Groups die automatische Ist-Dokumentation der Ablauf- und Ereignispläne. und die Aufnahme der Geschäftsprozesse. Der weltweit agierende IT-Spezialist Arvato Systems hat dieses Digitalisierungsprojekt durch den Einsatz der BIC Platform©, einer BPM-Suite (Business Process Management), und seiner technischen Expertise unterstützt. Durch die Einspielung einer methodischen Modellgrundlage hat Arvato Systems unter Einsatz des innovativen Auto-Layouters sowie durch die nächtliche Bereitstellung der Ablauf- und Ereignispläne die Möglichkeit zur verbindlichen digitalen Prozessfreigabe geschaffen. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass jeder Mitarbeiter jederzeit die Übersicht über den aktuellen Stand der für ihn relevanten Prozesse hat.
Volker Bornhöft, Geschäftsführer Collection Deutschland bei Arvato Financial Solutions, betont: „Besonders wichtig waren uns Aktualität, Lesbarkeit und Nähe zu den klassischen Geschäftsprozessen. Mit dem Projekt haben wir echte Prozesstransparenz und -vereinheitlichung über mehrere Standorte hinweg erreicht und konnten manuelle Rechercheaufwände beträchtlich verringern. Durch reduzierte Aufwände bei der visuellen Prozessmodellierung und weniger Erhebungs- und Abstimmungsbedarf erzielen wir höhere Umsetzungsgeschwindigkeiten bei der Prozessanpassung. Ich sehe es als Anerkennung, dass unsere strategische Ausrichtung in Bereich der IT- und Prozesstransparenz dieser Lösung durch einen renommierten Preis ausgezeichnet wird.“
Dr. Oliver Becker, Director Enterprise Solutions bei Arvato Systems, freut sich ebenfalls über die Auszeichnung: „Mit diesem einmaligen und innovativen Ansatz ist es erstmalig gelungen, aus einem programmatischen Code automatisiert die Prozessdokumentation zu erzeugen. Damit hat nun jeder Prozessverantwortliche in der Organisation die Möglichkeit, sich über den Ablauf seiner Prozesse quasi in Echtzeit zu informieren. Auch den Kunden von Arvato Financial Solutions kann damit jederzeit Auskunft über die angewandten Geschäftsregeln erteilt werden. Die Auszeichnung empfinden wir als Bestätigung und Wertschätzung dieser neuartigen Lösung.“
Arvato Financial Solutions und Arvato System haben für das Digitalisierungsprojekt den Process Solution Award 2017 der gfo in der Kategorie „Prozessoptimierte Lösungen“ für mustergültiges Business Process Management gewonnen. Die gfo zeichnet im Rahmen des jährlich stattfindenden Process Solutions Day innovative und nutzwertige BPM-Projekte aus. Die Veranstaltung fand am 3./4. Mai 2017 bereits zum 12. Mal statt. Bei der größten Tagung für BPM-Softwarelösungen im deutschsprachigen Raum präsentieren die Aussteller leistungsstarke BPM-Lösungen für ein moderneres, IT-gestütztes Prozessmanagement.
Arvato Financial Solutions ist ein global tätiger Finanzdienstleister und als Tochterunternehmen von Arvato zur Bertelsmann SE & Co. KGaA zugehörig.
Rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bieten in 22 Ländern mit starker Präsenz in Europa, Amerika und Asien flexible Komplettlösungen für ein effizientes, internationales Management von Kundenbeziehungen und Zahlungsflüssen. Arvato Financial Solutions steht für professionelle Outsourcing-Dienstleistungen (Finance BPO) rund um den Zahlungsfluss in allen Phasen des Kundenlebenszyklus – vom Risikomanagement über Rechnungsstellung, Debitorenmanagement, Verkauf von Forderungen und bis zum Inkasso. Dabei steht die Minimierung von Ausfallquoten in der Geschäftsanbahnung und während des Beitreibungsprozesses im Fokus. Zu den Leistungen gehört deshalb auch die Optimierung der Zahlartenauswahl über Ländergrenzen hinweg.
Als Financial Solutions Provider betreut das Unternehmen fast 10.000 Kunden, u. a. aus den Schwerpunktbranchen Handel/E-Commerce, Telekommunikation, Versicherungen, Kreditwirtschaft und Gesundheit und ist damit Europas Nummer 3 unter den integrierten Finanzdienstleistern.
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