ERP und DOCBOX® arbeiten im Einklang
Hinsichtlich Managemententscheidungen und Verwaltung auf bestehende Daten und Fakten zurückgreifen zu können, ist für das Unternehmen Schnabel heute im Berufsalltag unverzichtbar. Hier unterstützt zum einen ein ERP-System beim Datenzugriff und -export, setzt Verbindungen zu anderen Software-Modulen und steigert die Effizienz. Daten aus den unterschiedlichsten Bereichen, wie etwa Produktion, Verkauf und Buchhaltung, werden zusammengetragen. Zum anderen wird die digitale Transformation von Geschäftsprozessen durch den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems DOCBOX® verfeinert. Beide Anwendungen, ERP-System und DOCBOX®, ergänzen sich dabei hervorragend.
Schnittstelle zwischen ERP und DOCBOX®
In der DOCBOX® werden von den Mitarbeitenden der Firma Schnabel alle Eingangsdokumente, wie beispielsweise Rechnungen und Lieferscheine, sowie Ausgangsdokumente, überwiegend Ausgangsrechnungen, abgelegt. Die Ausgangsrechnungen werden direkt aus dem ERP-System mithilfe des DOCBOX®-Moduls AutoArchive sowie einer aaxml-Datei an der richtigen Stelle im DMS archiviert. Gleichzeitig werden die Dokumente dabei automatisch mit Metadaten versehen.
Eingangsdokumente werden mithilfe des DOCBOX®-Moduls MailArchive automatisch in den Workflow zur Prüfung und Freigabe gegeben. Papierdokumente werden entsprechend gescannt, entweder mitarbeiterbezogen oder ebenfalls direkt in den Workflow.
Im Workflow werden die DOCBOX®-Funktionen Stempel, Notiz und Freitext dezidiert verwendet, um die Dokumente mit zusätzlichen Informationen anzureichern. Darüber hinaus werden zur Bearbeitung einzelner Aufgaben bestimmte Dokumente mit Wiedervorlagen versehen. Dadurch werden wichtige Aktivitäten nicht vergessen und können rechtzeitig erledigt werden. Über die DOCBOX®-Funktion FolderSync werden alle Projektunterlagen, die im ERP erzeugt und auf dem Server abgelegt sind, in der DOCBOX® zur leichteren Auffindbarkeit zur Verfügung gestellt.
Aktuell wird die DOCBOX® von 15 Anwendenden im Unternehmen Schnabel genutzt.
Betreut und beraten wird die Firma Schnabel vom DOCBOX®-Vertriebspartner Büroprofis Laupheim GmbH. Seit Gründung der Büroprofis Laupheim im Jahr 2014 liegt der Fokus auf der digitalen Archivierung von Dokumenten. In mittlerweile deutlich mehr als 150 erfolgreichen Projekten haben die Büroprofis ihr Können in diesem Bereich unter Beweis gestellt.
Über Schnabel GmbH & Co. KG, Mosbach:
Seit 1897 setzt die Firma Schnabel Maßstäbe im Baugewerbe. Mittlerweile wird das Unternehmen von Eva Schnabel und Kai Schnabel bereits in der vierten Generation geführt. Wissen und Erfahrung werden über die Zeit weitergegeben, altbewährte mit innovativen Baumethoden kombiniert und neue Materialien neugierig erprobt.
So sind über die Jahrzehnte Strukturen gewachsen, die höchste Leistungsfähigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit ermöglichen. Mit bis zu dreihundert Mitarbeitenden und Facharbeitenden zählt Schnabel heute zu den großen mittelständischen Unternehmen. Die Sorgfalt und das Fingerspitzengefühl des einfachen Familienbetriebs liegen allen Beteiligten jedoch nach wie vor ganz besonders am Herzen. Mit dem Namen SCHNABEL BAUMANUFAKTUR sollen die Herkunft und der Qualitätsanspruch noch stärker zum Ausdruck gebracht werden.
Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.
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