Zahl der durchschnittlich eingereichten Formulare konnte in zwei Jahren vervierfacht werden. Plattform wird vielfältig von nahezu allen Geschäftsbereichen der bayerischen Verwaltung genutzt.
Dettingen/Teck, 29.02.2016 – Die cit GmbH, Spezialist für formular- und dokumentbasierte Software, zieht ein positives Fazit aus der Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (IT-DLZ). Als zentraler IT-Dienstleister für die Verwaltung und die Gerichte in Bayern stellt das IT-DLZ, das in das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung integriert ist, u. a. zentrale Infrastrukturen für den Betrieb von IT-Systemen bereit und entwickelt und betreibt E-Government-Anwendungen. Seit einigen Jahren setzt man dort den Formularserver cit intelliForm Server zur Verwaltung und Publikation elektronischer Formulare und Formularassistenten ein und ist von den Möglichkeiten, die die Lösung bietet, überzeugt.
In der einfachsten Form lassen sich mit cit intelliForm Server PDF-Formulare bereitstellen. Alternativ können aber auch komplexe Assistenten auf HTML-Basis konfiguriert werden, die die Anwender schrittweise durch das Formular leiten und die eingegebenen Daten auf Plausibilität prüfen.
Nach Angaben des IT-DLZ nutzen nahezu alle Geschäftsbereiche der bayerischen Verwaltung in der einen oder anderen Weise den Formularserver. Weitere Anwendungen seien bereits in Planung.
Die Zahl der durchschnittlich pro Monat eingereichten elektronischen Formulare konnte seit 2013 vervierfacht werden. Allein im September 2015 wurden ca. 21.000 Eingänge verzeichnet.
Jedes Formular folgt einem Standardaufbau, sodass alle Formulare eines Kunden des IT-DLZ dasselbe Layout aufweisen sowie eine einheitliche Benutzerführung. Der Formularinhalt kann jedoch individuell angepasst und beispielsweise um dynamische Auswahllisten, Bereiche zum Hochladen von Anlagen oder Infoboxen ergänzt werden.
Die Eingabe der Daten ist sowohl über den klassischen PC als auch mithilfe mobiler Endgeräte möglich. Zur Weiterverarbeitung der Daten und Anbindung an Fachverfahren stehen standardisierte Schnittstellen zur Verfügung. Darüber hinaus können die elektronische Signatur, Online-Zahlungsverfahren und die Integration von Daten aus anderen Quellen eingebunden werden. Auch die Erfassung von Anlagen ist möglich. Über intelliForm-Anwendungen lässt sich die Abwicklung ganzer Geschäftsprozesse, inklusive Terminverfolgung und Aufgabenlisten, unterstützen.
Die eingegebenen Daten können gespeichert, ausgedruckt oder elektronisch eingereicht werden. Der Nutzer hat außerdem jederzeit die Möglichkeit, die Erfassung zu unterbrechen und zwischen den einzelnen Dialogseiten zu navigieren.
Die gezielte Benutzerführung, eine kontextsensitive Online-Hilfe und die Verlinkung zu weiterführenden Informationen unterstützen den Nutzer beim korrekten Ausfüllen eines Formulars.
Das IT-DLZ sieht die Vorteile der Anwendung insbesondere in der hohen Qualität der Daten durch eine umfangreiche Validierung. Die Daten werden bereits während der Eingabe auf Plausibilität geprüft und der weitere Ausfüllprozess entsprechend gesteuert. Das senkt die Fehlerquote enorm. Auch die medienbruchfreie Übernahme der erfassten Daten in die nachgelagerten Fachverfahren verhindert Fehler, die durch eine manuelle Eingabe durch den Sachbearbeiter entstehen können.
Die umfangreichen Möglichkeiten zur Integration digitaler Signaturen oder Zertifikate, zur Einbindung von Bezahlvorgängen und zur Absicherung durch eine Benutzeranmeldung haben das IT-DLZ des Freistaats ebenfalls überzeugt.
Am häufigsten wird in Bayern nach wie vor die Übernahme von Formulardaten in Fachanwendungen genutzt.
„Formularbasierte Software ist unsere Kernkompetenz“, sagt Klaus Wanner, Geschäftsführer bei cit. „Hier können wir unser gesamtes Know-how einsetzen, um unseren Kunden komfortable Möglichkeiten für die Datenerfassung zu bieten. Durch den modularen Aufbau und die unterschiedlichen Editionen von cit intelliForm Server lassen sich ganz einfach maßkonfektionierte Lösungen zusammenstellen.“
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Die cit GmbH ist ein führender Anbieter von flexiblen Plattformen für die Erstellung von Online-Formularen, mobilen Anwendungen, WebApps, für Formularmanagement und Formularserver, Antrags- und Fallmanagement sowie für alle dokumentbasierten Prozesse.
Mit der innovativen Produktfamilie cit intelliForm unterstützt die cit öffentliche Auftraggeber und Unternehmen wie Banken und Versicherungen bei der webbasierten Umsetzung komplexer Antrags- und Verwaltungsabläufe im E-Government und im Kundenservice. Die interaktiven Formulare und Formularlösungen von cit verbessern den Kundenservice, beschleunigen Prozesse und reduzieren Aufwände und Kosten. Dabei erstreckt sich das Lösungsspektrum von cit von einfachen, ausfüllbaren PDFs bis hin zu komplexen Formular-Assistenten.
Zu den Kunden der cit gehören viele Behörden und Institutionen im öffentlichen Bereich wie zum Beispiel die Länder Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg, die Landeshauptstädte Stuttgart, Dresden und Erfurt ebenso wie die Deutsche Forschungsgemeinschaft. Weiterhin gehören zu den Kunden namhafte Unternehmen wie der W. Kohlhammer Verlag und die netbank AG. Die Produkte von cit werden auch von innovativen Partnern wie u.a. der Datenzentrale Baden-Württemberg, der OpenLimit SignCubes AG oder der T-Systems erfolgreich eingesetzt.
Die cit GmbH wurde 1993 gegründet und hat ihren Stammsitz in Dettingen/Teck. Mehr Informationen zum Unternehmen und dem Produktportfolio finden Sie unter www.cit.de .
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