Das Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten gehören als feste Prozessbestandteile zum tagtäglichen Dokumentenmanagement bei Bottenschein Reisen, ebenso wie das Löschen von und die Suche nach Dokumenten. Papierbasierte Prozesse sind an dieser Stelle zeitintensiv und unübersichtlich. Das digitale Dokumentenmanagement mit der DOCBOX® schafft hier Abhilfe und bringt Bottenschein Reisen weiter voran in der digitalen Transformation.
Mehr Zeit, Struktur, Kapazität, Übersicht und Sicherheit
Eingangsrechnungen werden bei Bottenschein in den digitalen Prozess übernommen sowie ohne Medienbrüche an die zeichnungsberechtigten Personen und dann an die Buchhaltung übergeben. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit der DOCBOX® birgt enorme Kosteneinsparpotenziale, die früher durch papierbasierte Prozesse anfielen. Der Rechnungsworkflow für Eingangsbelege sorgt für Effizienz und Transparenz. Er strukturiert und verselbstständigt die Buchhaltungsprozesse, er verarbeitet alle Eingangsbelege dank definierter und optimierter Vorgänge. Dabei kommt das breite Dokumentenbearbeitungspaket der DOCBOX®, wie etwa Stempel, Notiz oder Wiedervorlage, zum Einsatz.
Durch die revisionssichere Archivierung in der DOCBOX® entfällt zudem die physische Aufbewahrung in Ordnern und Aktenschränken. Auch der Gesetzgeber hat mit den GoBD klare Anforderungen für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente geschaffen.
Digitalisiert werden ferner die Abrechnungsbelege der Linienbusse. „Mit der DOCBOX® konnten wir antiquierte Papierprozesse ablösen und durch digitale Vorgänge ersetzen. Alles ist jetzt nachvollziehbar, langwierige Genehmigungsprozesse per E-Mail entfallen“, berichtet Jürgen Munz, Leiter IT und Digitalisierung.
Betreut wird Bottenschein auf der Reise zum papierlosen Büro von Alexander Gapp, zuständig für Vertrieb und Technik, von der Büroprofis Laupheim GmbH. Seit der Gründung im Jahr 2014 liegt der Fokus der Büroprofis auf der digitalen Archivierung von Dokumenten.
Über Bottenschein Reisen GmbH & Co.KG, Ehingen:
Vor über 60 Jahren gegründet, hat sich das einstige Kleinunternehmen zu einem renommierten mittelständischen Reiseveranstalter wie auch als Dienstleister im öffentlichen Personennahverkehr mit einem Fuhrpark von über 60 Bussen etabliert. Seit inzwischen 30 Jahren arbeitet das Unternehmen zuverlässig und vertrauensvoll innerhalb der Partner Internationaler Touristik (P.I.T.-Touristik) mit einem anderen Reiseveranstalter zusammen und bietet eines der größten Reiseangebote im süddeutschen Raum.
Seit über sechs Jahrzehnten ist Bottenschein Reisen für die Kund:innen in Bewegung. Weltweit, weil Urlaub grenzenlos geplant wird. Europaweit, weil Ziele komfortabel erreicht werden. Regional, weil im Nahverkehr Zuverlässigkeit zählt.
Bottenschein kennt die Menschen und ihre Wünsche in seinem Gebiet genau und setzt diese immer wieder in neue und attraktive Reiseangebote um. Das kompetente Touristik-Team, die geschulten Reisebegleitungen sowie bestens ausgebildete und verantwortungsbewusste Reise-Chauffeure leisten mehr als die sichere Personenbeförderung und sorgen dafür, dass die schönste Zeit im Jahr zu einer ganz besonderen wird. Das Unternehmen hat sich zu den höchsten Sicherheitsstandards der Busreisebranche verpflichtet, die über die Normen des Gesetzgebers hinausgehen. Täglich sind insgesamt über 100 Mitarbeitende an insgesamt vier Standorten für den Traumurlaub im Einsatz. Viele begeisterte Kund:innen sind der Beweis, dass die Reisen einzigartig sind.
www.bottenschein.de
Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.
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