Fast jeder kämpft täglich mit der E-Mail-Flut. Wir erhalten täglich Informationen, die verarbeitet werden wollen. Manche Aufgaben werden delegiert, manche weitergeleitet, manche sind dringend zu erledigen. Diese Informationen prasseln jeden Tag per Telefon, persönlich oder auch per Mail auf uns ein. Es gibt vier Phasen, wie wir dennoch bei den vielen Mails den Überblick behalten und noch Zeit einsparen.
Legen Sie Zeiträume fest, wann Sie am besten Ihre Mail bearbeiten. Angenommen, Sie bekommen 60 Mails täglich. Um sie zu bearbeiten, benötigen Sie etwa 1,5 Std täglich. Die optimalsten Zeiten sind die sogenannten Randzeiten, wie der frühe Morgen, zum Beispiel von 8.30 Uhr bis 9 Uhr und nachmittags von16 Uhr bis 17 Uhr.
Mails kommen in einer Sammelstelle, hier der Posteingang – an. Um Zeit einzusparen, ist es wichtig, sich überlegen, wo wir später die Mails archivieren möchten. Weitere Sammelstellen können auch Terminkalender oder Ordner sein.
Viele Unternehmen haben sogenannte Sperrzeiten für Mails eingeführt. In dieser Zeit ist es untersagt, den anderen Kollegen Mails zuzusenden, beziehungsweise zu empfangen. Die Mitarbeiter können sich jedoch für andere Kommunikationsmittel, wie zum Beispiel das Telefon entscheiden. Externe Mails, die von „außen“ kommen, fallen nicht in diese Sperrzeit und werden selbstverständlich beantwortet.
Die eingegangenen Mails werden nun geordnet und weiterverarbeitet.
Schauen Sie als erstes, welche Mails besonders wichtig sind und welche nicht. Meistens handeln wir nämlich schon intuitiv richtig, denn dringende Aufgaben oder Anfragen sollten direkt erledigt werden.
Überlegen Sie im nächsten Schritt, ob diese dringenden Aufgaben unbedingt von Ihnen erledigt werden sollten oder ob Sie diese delegieren können.
Alle weiteren Mails, die keine besondere Dringlichkeit haben, planen Sie im letzten Schritt in den gesamten Arbeitstag mit ein. Diese können zwischendurch in ruhigeren Phasen erledigt werden.
Die weniger dringlichen Mails planen Sie nun in Ihren Arbeitstag oder -woche ein. Auch hier gilt die Reihenfolge nach Wichtig- und Dringlichkeit. Aufgaben, die delegiert werden, können in Ordnern archiviert werden. Das gilt auch für die Mails, die beantwortet wurden. So finden Sie diese nämlich schnell wieder.
Allerdings kann es im Laufe der Zeit passieren, dass wir uns zu viele Sammelstellen einrichten. Dann fängt die unnötige Suche wieder an und wir verlieren nur wieder kostbare Zeit. Statt zwanzig Sammelstellen lieber nur fünf einrichten.
Beispiel: Im Ordner Entwürfe sammeln Sie die Mails, die fertig erstellt sind, die jedoch noch nicht verschickt werden, beispielsweise noch ein Punkt nicht geklärt ist. Im Ordner Vorlagen bewahren Sie Mails auf, die Sie öfters versenden, wie Bestellungen. Im Posteingangsordner haben Sie weitere Unterordner erstellt. Das erleichtert ebenfalls die Suche.
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