Komplexe Eingabeprozesse werden durch Formularserver cit intelliForm auch für sporadische Nutzer vereinfacht. OSCI-Standard mit Governikus sichert Kommunikation zwischen föderalen Partnern.
Dettingen/Teck, 28.06.2018 – Die cit GmbH, Spezialist für E-Government und formularbasierte Prozesse, hat für die Länderarbeitsgemeinschaft „Gemeinsame Abfall DV-Systeme“ (LAG GADSYS) eine Webanwendung für die Meldung bestimmter Abfallmengen entwickelt. Die besondere Herausforderung des Projekts bestand in der benutzergerechten Aufbereitung des komplexen Informationsbedarfs auch für sporadische Nutzer und der sicheren Kommunikation über das standardisierte OSCI-Protokoll.
Unternehmen, die gebrauchte Erzeugnisse zur Verwertung freiwillig zurücknehmen, müssen dies den zuständigen Behörden melden, soweit die Rücknahme gefährliche Abfälle umfasst. Typische zurückgenommene Abfälle sind zum Beispiel Lösungsmittel, Aktivkohle oder auch Amalgam, das häufig beim Zahnarzt anfällt. Auf Antrag können die zuständigen Behörden die Unternehmen in diesen Fällen von den Nachweis- und Transportgenehmigungspflichten befreien, wenn bestimmte Auflagen erfüllt werden. Zu diesen Auflagen kann beispielsweise gehören, dass das Unternehmen den zuständigen Behörden bestimmte Informationen über die freiwillige Rücknahme übermittelt, die sogenannten Mengenmeldungen. Durch die Befreiung werden die Unternehmen letztendlich darin unterstützt, Abfälle zurückzunehmen, damit diese ggf. aufbereitet und wiederverwendet werden können und im Idealfall dasselbe Produkt erneut hergestellt werden kann.
Bisherige Lösung scheiterte an Komplexität
Vor einigen Jahren wurde die Papierform der Mengenmeldung durch ein Webportal für deren elektronische Übermittlung ergänzt. Im Versuch, alle vorkommenden Varianten bezüglich der zu meldenden Daten abzubilden, gestaltete sich die Lösung jedoch als wenig benutzerfreundlich. Die erfassten Daten waren häufig von schlechter Qualität, weil die vielen manuellen Eingaben in der komplexen Oberfläche des bisherigen Webportals sehr fehleranfällig waren. Durch die Komplexität der alten Webanwendung abgeschreckt, verwendeten viele Unternehmen nach wie vor die Papierform. So waren letztlich weder die Behörden noch die Rücknehmer mit dieser Lösung zufrieden.
Eine besondere Herausforderung bei dieser Anwendung liegt zudem in der Art ihrer Nutzung: Die Unternehmen müssen Mengenmeldungen nur einmal jährlich (je nach Bundesland ggf. halbjährlich) abgeben. In diesen relativ langen Zeiträumen wechseln oftmals die Nutzer oder sie erinnern sich häufig nicht mehr daran, wie das komplexe Formular genau auszufüllen ist. Deshalb war es der GADSYS enorm wichtig, dass die Unternehmen gut durch die Anwendung geführt werden, damit möglichst wenige Fehler entstehen.
cit intelliForm meistert die Komplexität und schafft Akzeptanz
Auch aus diesem Grund fiel für die Neuentwicklung die Wahl auf die Plattform cit intelliForm, die mit modernen Benutzerschnittstellen auf der Basis assistenten-gestützter Formulare bereits im elektronischen Anzeige- und Erlaubnisverfahren für abfallwirtschaftliche Tätigkeiten bei der GADSYS überzeugen konnte.
Der Schlüssel zum Erfolg der neuen Lösung liegt in der engen Benutzerführung mit einer starken Eingrenzung des fachlichen Rahmens und in der Plausibilisierung der Angaben, bevor diese an die Behörden übermittelt werden. Konkret bedeutet dies, dass es mit cit intelliForm statt vieler unübersichtlicher manueller Eingabefelder nun einen modernen Formular-Assistenten gibt, der den Nutzer schrittweise durch den gesamten Ausfüllprozess begleitet. Das assistenten-gestützte Formular passt sich individuell an den spezifischen Bescheid für den jeweiligen Rücknehmer an und fragt so nur die im Einzelfall notwendigen Angaben ab. Statt Freitexteingaben gibt es Drop-Down-Menüs zur korrekten Auswahl. Die gemachten Eingaben werden unmittelbar auf Plausibilität geprüft und der Nutzer wird ggf. auf Unstimmigkeiten hingewiesen. So können insgesamt deutlich weniger falsche oder ungenaue Angaben gemacht werden.
Die empfangenden Behörden profitieren nun von einer deutlich verbesserten Qualität der Meldungen. Durch den höheren Anteil an elektronischen Meldungen reduziert sich außerdem die Anzahl der manuellen und fehleranfälligen Übernahmen der Angaben aus den auf Papier eingehenden Mengenmeldungen in das jeweilige Fachverfahren. Die rund 200 Unternehmen, die die Meldung der zurückgenommenen Abfälle teilweise für mehrere hundert Entsorgungswege vornehmen müssen, freuen sich über die einfachere Bedienung.
„In der oft komplexen Welt des E-Governments ist eine gute Benutzerführung das A und O für den Erfolg eines Verfahrens. Insbesondere wenn – wie bei der Mengenmeldung – die Nutzer nur sporadisch mit der Lösung arbeiten, muss die Komplexität des Vorgangs durch moderne Oberflächen drastisch verringert werden, damit die gewünschte Akzeptanz entsteht“, erklärt Thilo Schuster, geschäftsführender Gesellschafter bei cit. „Das Beispiel der LAG GADSYS zeigt, dass alle Seiten von der Digitalisierung der Prozesse profitieren, wenn man es richtig angeht.“
OSCI-Standard mit Governikus sichert die Kommunikation
Für die Übertragung der Daten von der Anwendung an die einzelnen Knotenstellen der Bundesländer, die jeweils verschiedene Datenbanken einsetzen, wird der OSCI-Protokollstandard genutzt, welcher durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) herausgegeben wird. Für die technische Implementierung des OSCI-Transports setzte die cit GmbH dabei auf Komponenten der Anwendung Governikus des IT-Planungsrats, die durch die Bremer Governikus GmbH & Co. KG kontinuierlich weiterentwickelt und gepflegt wird. OSCI-Transport sorgt für eine starke und damit sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der übermittelten Daten. cit intelliForm unterstützt OSCI-Transport vollständig und das Zusammenspiel mit Governikus hat sich bereits mehrfach bewährt. So war die Umsetzung der sicheren und interoperablen Kommunikation zwischen den föderalen Partnern besonders einfach.
„Die Anwendung Governikus wird in einer sog. Pflegegemeinschaft aller Bundesländer bedarfsorientiert weiterentwickelt und steht Bund, Ländern und Kommunen zur Verfügung. Wir freuen uns über die gute Zusammenarbeit mit der cit, die ihre Lösungen mit bewährten und auf Basis vorhandener Komponenten und Standards vernetzen“, ergänzt Dr. Stephan Klein, Governikus-Geschäftsführer.
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Die cit GmbH ist ein führender Anbieter von flexiblen Plattformen für die Erstellung von mobilen Anwendungen, WebApps, Online-Formularen, für Formularmanagement und Formularserver, Antrags- und Fallmanagement sowie für alle dokumentbasierten Prozesse.
Mit der innovativen Produktfamilie cit intelliForm unterstützt die cit öffentliche Auftraggeber und Unternehmen wie Banken und Versicherungen bei der webbasierten Umsetzung komplexer Antrags- und Verwaltungsabläufe im E-Government und im Kundenservice. Die assistentengestützten Formulare, mobilen Anwendungen und Formularlösungen von cit verbessern den Kundenservice, beschleunigen Prozesse und reduzieren Aufwände und Kosten. Dabei erstreckt sich das Lösungsspektrum von cit von einfachen, ausfüllbaren PDFs bis hin zu komplexen Formular-Assistenten.
Zu den Kunden der cit gehören viele Behörden und Institutionen im öffentlichen Bereich wie zum Beispiel die Länder Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg, die Landeshauptstädte Stuttgart, Dresden und Erfurt ebenso wie die Deutsche Forschungsgemeinschaft. Weiterhin gehören zu den Kunden namhafte Unternehmen wie der W. Kohlhammer Verlag und die netbank AG. Die Produkte von cit werden auch von innovativen Partnern wie u. a. der Datenzentrale Baden-Württemberg, der OpenLimit SignCubes AG oder der T-Systems erfolgreich eingesetzt.
Die cit GmbH wurde 1993 gegründet und hat ihren Stammsitz in Dettingen/Teck. Mehr Informationen zum Unternehmen und dem Produktportfolio unter www.cit.de .
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