Neues Neopost-Whitepaper erörtert Datenschutzaspekte des Dokumentenversands aus der Unternehmenspraxis.
München, 31. März 2016 – Das Thema Compliance gewinnt weltweit an Bedeutung – auch beim Postversand. Dabei stehen Datensicherheit und Datenschutz im Fokus. Aktuelle Informationen speziell auch für deutsche Unternehmen liefert das gerade erschienene Neopost-Whitepaper „Warum Compliance bei Postsendungen wichtig ist“. Darin wird ausführlich erläutert, was Compliance im Postversand bedeutet, wo Gefahren lauern und wie Versender von Hard- und Softwarelösungen profitieren: ob es darum geht, Haftungsrisiko und Compliance-Kosten zu minimieren oder Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Beim Versand von Dokumenten ist eine Reihe von Datenschutzgesetzen zu beachten, die länderabhängig variieren. Wie die Entwicklung zeigt, verschärfen sich die Anforderungen zunehmend – nicht zuletzt aufgrund großer Datenschutzskandale in den letzten zehn Jahren. Inzwischen ist die Compliance im Postversand ein komplexes Thema geworden, das Unternehmen immer mehr Zeit und Geld kostet.
Allein für das Verfolgen und Analysieren rechtlicher Änderungen investieren mehr als 30 Prozent aller Unternehmen weltweit mindestens einen Arbeitstag pro Woche. Hinzu kommt der Aufwand für nötige Umsetzungsmaßnahmen sowie Compliance-Überprüfungen und -Nachweise. Mit Blick darauf prognostizieren Experten steigenden Ressourcenbedarf und die Möglichkeit, dass Verantwortliche in noch größerem Maß als bisher haftbar gemacht werden könnten.
Von Rechts wegen müssen Postversender den geforderten Datenschutz organisatorisch und technisch sicherstellen. Die Bandbreite möglicher Maßnahmen reicht von internen Datenschutzbeauftragten bis zu Compliance-gerechter Poststellenausstattung. Beispielsweise lässt sich durch Kombination von Output-Management-Software und intelligenter Kuvertiermaschine der ganze Postbearbeitungsprozess automatisieren: von der Dokumentenerstellung bis zum Versand. So ist gewährleistet, dass die richtigen Dokumente an den richtigen Empfänger gehen, was das unternehmerische Haftungsrisiko minimiert.
Zudem machen solche Lösungen Versandprozesse lückenlos nachvollziehbar und die Prozessintegrität end-to-end nachweisbar. Dadurch lässt sich die Compliance im Bedarfsfall schnell und einfach belegen – nicht nur gegenüber Behörden, sondern auch gegenüber Kunden und Geschäftspartnern. Für Letztere kann Datensicherheit ein entscheidendes Auswahlkriterium sein. Das heißt: Unternehmen können ihre nachweisbare Compliance als Wettbewerbsvorteil nutzen. Weitere Vorteile ergeben sich durch die deutlich höhere Prozesseffizienz, die sich in der Regel positiv auf das Geschäftsergebnis auswirkt.
Hier finden Sie das komplette Neopost-Whitepaper zum Downloaden.
Neopost ist weltweit der zweitgrößte Anbieter von Postbearbeitungslösungen und ein Hauptakteur bei digitalen Kommunikations- und Transportlösungen. Auftrag von Neopost ist es, Unternehmen anzuleiten und zu unterstützen, ihre Kommunikation und Waren optimal zu versenden und zu empfangen – indem man ihnen hilft, sich besser mit ihrem Geschäftsumfeld zu verbinden: mittels Hardware, Software und Services.
Neopost liefert innovative anwenderfreundliche Lösungen für das physische und digitale Kommunikationsmanagement bei Großunternehmen und KMU sowie für Transportprozesse bei Supply-Chain- und E-Commerce-Akteuren.
Mit einer starken lokalen Präsenz in 31 Ländern und über 6.000 Mitarbeitern arbeitet Neopost eng mit einem Partnernetzwerk zusammen, um seine Lösungen in mehr als 90 Ländern zu vermarkten. 2014 erzielte Neopost einen Umsatz von 1,1 Milliarden Euro.
Neopost wird im Compartment A des Euronext Paris gehandelt und gehört insbesondere zum Index SBF 120.
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