Mit dem richtigen Überblick wettbewerbsfähig bleiben
Hotels sind in der heutigen Zeit einem enormen Wettbewerbsdruck ausgesetzt. Der Serviceanspruch der Gäste, aber auch die Abhängigkeit von Buchungsplattformen sind gestiegen und haben die Anforderungen an die Entscheidungsträger stark verändert. Betriebe, die über ein strukturiertes Controlling verfügen, sind hier klar im Vorteil: Sie können trotz der hohen Wettbewerbsintensität erfolgreich arbeiten. Deshalb bietet die Düsseldorfer Handelsgesellschaft PPM auf seiner Beschaffungsplattform für das Gastgewerbe „PPM-System“ seinen Mitgliedern ein spezielles Controlling-Modul mit zahlreichen Funktionen an.
„Unsere Neumitglieder erhalten zunächst einmal eine grundlegende Analyse ihres Kernsortiments“, erklärt Stephan Elfgen, Procurement Berater bei PPM. „Wir überprüfen dabei die Einkäufe der letzten 12 Monate auf Faktoren wie Preis und Lieferantenzufriedenheit. So werden schnell alle vorhandenen Schwachstellen sichtbar und können durch die richtigen Alternativen behoben werden.“
Im Anschluss erfolgt eine gemeinsame Konsolidierung des vorhandenen Lieferantenportfolios: vom lokalen, regionalen und Speziallieferanten bis zum Hauptlieferanten. Bei der Wahl eventueller neuer Partner liegt das Hauptaugenmerk stets darauf, dass Hotel und Lieferant zusammenpassen. „Bereits in diesem Moment der Konsolidierung beginnt der Prozess des Kostensparens“, so Elfgen. Durch die Absprache zwischen Hotel und Lieferant und der Suche nach einem optimalen Lieferturnus lassen sich die ersten Logistikkosten senken.“
Anschließend bleibt die Preisentwicklung mithilfe des internetbasierten Beschaffungssystems kontinuierlich unter Beobachtung, genauso wie das Volumen des Kernsortiments. Die Konsequenz: Die Preise werden bei den entsprechenden Lieferanten (in einem vertraglich geregelten Turnus) dem Einkaufsverhalten des Hotel- oder Gaststättenbetriebes angepasst. Vor allem durch die Bündelung des Einkaufsvolumens mehrerer Betriebe lassen sich in der Regel erhebliche preisliche Verbesserungen erzielen.
Der Prozess der Bündelung, Vereinfachung und damit Einsparung setzt sich auch beim Bestellvorgang fort. Wenn vorher der eine Lieferant eine Bestellung per Fax erhielt, der andere per Telefon und der Dritte per Mail, so geben die PPM-Mitgliedshotels ihre Bestellung für alle Lieferanten über eine einzige webbasierte Nutzeroberfläche auf – und sparen so massiv an Arbeitszeit und infolgedessen Personalkosten.
Einfach und schnell zur gewünschten Information
Mit diesem einfachen Verfahren haben Abteilungsleiter und Verantwortliche jederzeit den vollen Überblick über die laufenden Bestellungen. Sie können beispielsweise „Obergrenzen“ im Einkaufsvolumen definieren, die ab einem bestimmten Warenwert durch den Abteilungsleiter beziehungsweise die Direktion bestätigt und freigegeben werden müssen. Zudem haben Hotels, die ihre bestellte Ware sofort nach der Lieferung einbuchen und das PPM System auch an ihr Kassensystem anbinden, ihren aktuellen Warenbestand stets tagesaktuell vorliegen.
Ein weiteres Plus für Hoteliers liegt in der Funktion der „Preisentwicklung je Artikel“. Anhand einer Grafik sehen sie, wie sich der Preis eines Artikels entwickelt und können daraus ableiten, ob gegebenenfalls Handlungsbedarf besteht. Auch die lästige und zeitaufwendige Recherche nach vergleichbaren Produkten entfällt mit dem PPM System: Denn alle eigenen Artikel lassen sich mit wenigen Klicks mit alternativen Artikeln verknüpfen – so sieht der Besteller auf den ersten Blick, ob ein ähnlicher Artikel günstiger gelistet ist.
Zusatznutzen
Alle drei Monate unterstützt PPM seine Mitglieder regelmäßig durch eine Analyse Ihres Einkaufs beziehungsweise ihres Kernsortiments. Dabei kommen alle möglichen Verbesserungen in der Umstellung des Sortiments auf den Prüfstand, seien sie preislicher oder qualitativer Natur oder einfach eine Anpassung der Verpackungseinheit eines Artikels. Zusätzliche Funktionalitäten wie zum Beispiel Vertragsverwaltung, Ausschreibungsverfahren, eine Rezepturdatenbank und regelmäßige Preisnachverhandlungen runden das System ab.
Damit wird das PPM System nicht nur zu einer einfachen Beschaffungsplattform, sondern gibt seinen Nutzern jederzeit Einblick in und Kontrolle über die Warenwirtschaft ihres Betriebes.
Als Handelsunternehmen 1996 gegründet, hat PPM seit Jahresanfang ein neues Produkt entwickelt, das PPM-System, eine Beschaffungsplattform für mittelständische Hotels und Gastronomiebetriebe. Die Abkürzung PPM steht für „Prime Procurement Management“ – Beschaffungs-Management der Premiumklasse. Eine browserbasierte Software soll Anwendern aus dem Gastrogewerbe dabei helfen, günstigere Einkaufsbedingungen zu schaffen und die Beschaffungsprozesse zu vereinfachen, transparenter – und damit kontrollierbarer – zu gestalten.
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