Worauf es ankommt und wie es geht – auch ohne teure Software!
Eine der wichtigsten Säulen in der Ablauforganisation eines Service Centers ist die Personaleinsatzplanung. Sie regelt wann welcher Agent den unterschiedlichen Kontaktkanälen zugeordnet ist, um die Kundenanfragen bearbeiten zu können. Klingt eigentlich ganz einfach, oder?! Wir haben die Erfahrung gemacht, dass wichtige Aspekte zu einer optimalen und zielgerichteten Einsatzplanung nicht ausreichend betrachtet werden. Doch wie sieht sie nun aus, die optimale Personaleinsatzplanung? „Planung ersetzt Zufall durch Irrtum“ – soweit so gut, dennoch möchten wir Ihnen die wichtigsten Aspekte und „Regeln“ für Ihre optimale Einsatzplanung in unserem aktuellen Blogbeitrag erläutern.
Die korrekte Zeiteinheit
Elementar für eine gute Einsatzplanung ist die korrekte Wahl der Zeiteinheit, welche für die Planung zugrunde gelegt wird. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine Einteilung auf halbstündiger Basis die meisten Vorteile bietet. Zum einen ist die Zeiteinheit nicht zu groß gewählt, um wichtige, produktive Zeiten zu verlieren. Sie ist hingegen auch nicht zu klein gewählt, weil Ihre Mitarbeiter zwischen unterschiedlichen Kontaktkanälen und Tätigkeiten flexibel wechseln können. Schritt 1 sollte also die Einteilung Ihrer Servicezeiten auf Halbstundenbasis sein.
Das Kontaktvolumen und historische Daten
Genauso wichtig ist die korrekte Bestimmung des Anfragenaufkommens, bzw. des Kontaktvolumens je nach Kanal. Bedenken Sie bei der Bestimmung der Daten, dass Kunden ggf. doppelte Anliegen platzieren, wenn es ihnen nicht zu schnell ging. So kann ein Kunde z. B. zwei oder mehrmals angerufen haben (Wiederanrufer / Wiederwähler) oder gar noch eine E-Mail oder einen Facebook-Post mit dem identischen Anliegen platziert haben. Treffen Sie hier die richtige Entscheidung bei der Bestimmung der Kontaktanfragen. In Bezug auf die telefonischen Kontakte, wird Ihre Telefonanlage Sie mit den richtigen Daten versorgen. Doch auch hier gibt es je nach Telefonanlagenmodell und Reporting einiges zu beachten. Schnell ist man in der falschen Spalte und rechnet mit den angenommenen Anrufen und nicht mit den angebotenen Anrufen. Ähnlich verhält es sich mit E-Mails, Facebook, Chats und weiteren Kanälen. Wir empfehlen Ihnen, die letzten 10 – 14 Wochen, sowie einen Vorjahreswert (falls vorhanden) für die optimale Planung in Betracht zu ziehen. Somit kann eine sichere Prognose für die Kontaktzahlen der kommenden Monate errechnet (!) werden.
Die Bestimmung Ihrer Prozesszeiten
Die Dauer, wie lange Ihre Mitarbeiter für die Abarbeitung der Anfragen (je nach Kanal) benötigen, ist eine weitere, wichtige Säule für die Einsatzplanung. Verlassen Sie sich nicht gleich auf systemische Zeiten aus der Telefonanlage oder aus Ihrem Mail System. Hinterfragen Sie Calldauer, Wartezeiten, Warteschleifen, Nachbearbeitungszeiten, Systemdokumentation, interne Klärungen, …, … um die korrekte Prozesszeiten pro Vorgang, bzw. Vorgangsart zu bestimmen. Gegebenenfalls macht eine händische, stichprobenartige Messung der Zeiten Sinn, wenn Sie sich sicher sein wollen.
Personalvolumen und Arbeitsaufkommen
Haben Sie schon Ihr zur Verfügung stehendes Personalvolumen korrekt bestimmt? Haben Sie alle Aspekte bedacht? Urlaub, Krankheit, Tätigkeiten für den Betriebsrat, Meetingzeiten, Weiterbildungszeiten, Schulungen, sonstige geplante und ungeplante unproduktive Zeiten? Wenn ja, dann sind Sie auf dem richtigen Weg Wenn nein, empfehlen wir Ihnen die Erstellung eines „Produktivzeitmodells“ um das echte und korrekte Personalvolumen für die Abarbeitung der Kundenanfragen zu bestimmen. Selbst vermeintlich klein oder unwichtig wirkende Zeiten, die bei der Planung vergessen werden, können je nach Größe und Anzahl Ihrer Mitarbeiter verheerende Folgen nach sich ziehen. Bestimmen Sie Ihr zur Verfügung stehendes Personal je nach Kanal / Vorgangsart und machen Sie eine Gegenüberstellung zum Arbeitsaufkommen, welches Sie anhand der korrekten Prozesszeiten und des Kontaktvolumens recht schnell bestimmen können. Gibt es hier bereits große Unterschiede? Eine Unterdeckung sorgt für unzufriedene Kunden, lange Wartezeiten und schlechten Erreichbarkeitswerten. Eine Überdeckung sorgt ggf. für „gelangweilte“ Mitarbeiter und Gewinnverlust!
Einsatzplanung mit Excel?
Nun, was fange ich mit den ganzen Daten und Kennzahlen an? Welches System, welches Tool ist das Richtige, um die Planung zu vollenden?! Es gibt sicherlich viele, (zum Teil teure) Softwarenanbieter am Markt, die eine gute Planung versprechen. Manche halten auch diese Versprechen. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass bei einem Personalkörper kleiner 100 Mitarbeiter die Personaleinsatzplanung mit Microsoft Excel optimal funktioniert. Die Planung mit Excel bietet viele Vorteile: Es muss keine teure, zusätzliche Software angeschafft werden, die Planung mit Excel lässt sich ganz individuell auf viele unterschiedliche Szenarien anpassen und eine Einweisung dauert nur wenige Stunden. Steht „die Planungsdatei“ mit all ihren Informationen und Kennzahlen, ist die Einsatzplanung fast ein Kinderspiel. Mit der Einsatzplanung via Microsoft Excel haben wir in vielen Projekten fantastische Ergebnisse erzielen können. Nicht nur, dass die Prognose sehr genau war, nein – die Planung funktionierte perfekt. Keine Über- oder Unterdeckung, keine wartenden und unzufriedenen Kunden, tolle Erreichbarkeit und perfekt verplante Mitarbeiter in Bezug auf die geforderte Erreichbarkeit.
Und die Moral von der Geschicht´?
„halb geplant funktioniert einfach nicht!“. Eine gute und solide Einsatzplanung sollte in jedem Service Center vorhanden sein. Ganz egal ob sie wenige oder sehr viele Kontakte zu bearbeiten haben. Die Planung funktioniert nur dann, wenn verlässliche und realistische Daten zugrunde liegen. Sie benötigen keine teure Software und kein „Projekt“ für eine gute Einsatzplanung. Mit Excel und den oben dargestellten Informationen steht Ihre Einsatzplanung innerhalb eines halben Tages – versprochen! Um ebenfalls eine Planungssicherheit für Ihre Mitarbeiter zu gewährleisten, sollten Sie mit Ihrer Planung stets 1-2 Monate im voraus sein. Somit können Sie auch auf plötzliche Ereignisse reagieren.
Gerne unterstützt Sie die Bolzhauser AG bei Ihrer Personaleinsatzplanung! Steigern Sie die Produktivität, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Ihre Erreichbarkeit. Reduzieren Sie Ihre unproduktiven Zeiten und die Wartezeiten Ihrer Kunden: Wir sind für Sie da!
Die Bolzhauser AG – Ihr strategischer Wertschöpfungspartner bei der Steigerung Ihrer Kundenzufriedenheit!
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