Was tun, wenn die Assistenz geht? DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk mit dem 5-Punkte-Plan für Chefs
Ob Kündigung oder Entlassung – wenn die Assistenz geht, hat der Chef erst einmal Einiges zu regeln. Völlig unabhängig davon, ob er den Weggang seiner „rechten Hand“ begrüßt oder nicht, sollten einige Dinge unbedingt beachtet werden. DIE MAC – Management Assistants“ Consultant – Marit Zenk hat einen 5-Punkte-Plan für Chefs, um den Fall der Fälle mustergültig zu meistern.
1. Vorbildliches Verhalten
Ungeachtet dessen, wie die Trennung vonstatten gegangen ist, erwartet man in der Führungsriege vorbildliches Verhalten. „Der Chef sollte sich unbedingt mit seiner Assistenz besprechen, wie dieser Schritt kommuniziert werden soll“, rät Marit Zenk, die selbst viele Jahre Vorstandsassistenz war und im Sekretariat bestens erfahren ist. Außerdem rät die Expertin für einen offenen Umgang mit der Situation, sodass die Chance besteht, dass sich sogar von intern potenzielle Anwärterinnen auf den frei werdenden Job melden.
2. Als Einheit auftreten
Ungeachtet des Trennungsgrunds empfiehlt Marit Zenk, weiterhin als Einheit aufzutreten: „Kein Chef möchte sich angreifbar machen und bis zum Schluss auf seine Assistenz zählen können.“ Ein weiterhin respektvoller Umgang miteinander zeige für beide Seiten höchste Professionalität.
3. Offenheit bei Gesprächen mit Nachfolgern
Stehen Gespräche mit potenziellen Nachfolgern an, liegt es am Chef, ob er seine Assistenz mit einbinden möchte. „Hier braucht es Fingerspitzengefühl und Anstand. Jedes Fehlverhalten kann sich auf die Arbeitsleistung der Assistenz niederschlagen.“ Offenheit und Taktgefühl machen bei der nachrückenden Kandidatin einen positiven Eindruck und sorgen dafür, dass die scheidende Assistenz ihr Gesicht wahrt.
4. Sauberer Übergang
Je korrekter sich der Chef verhält, desto besser wird der Übergang verlaufen. „Es sollte immer daran gedacht werden, dass so ein Wechsel im Sekretariat von Kollegen sehr genau beobachtet und bewertet wird“, weiß Zenk. Sind die Ansprüche geklärt, kann die Übergabe eingeleitet werden. Erfährt eine Assistenz Unterstützung in ihrem Fortgang, wird sie die Nachfolgerin besser einarbeiten können.
5. Beim Abschied Leistung anerkennen
An ihrem letzten Arbeitstag ist es eine Selbstverständlichkeit, dass die Assistenz in aller Form verabschiedet wird. Es wird darauf geschaut, wie in der Führungsriege mit der Situation umgegangen wird. Nun ist ein guter Zeitpunkt, um die Zeit nochmals Revue passieren zu lassen. „Leistung gehört anerkannt. Und wenn sich Chef & Assistenz als Team prächtig verstanden haben, wird der Ausdruck des Bedauerns leichter fallen.“
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Marit Zenk, DIE MAC – MANAGEMENT ASSISTANTS‘ CONSULTANT- bisher bekannt als Deutschlands 1. Secretary Coach sowie als Erfolgsteamtrainer, ist seit 2008 Unternehmerin. Jahrelang war sie selbst Assistentin auf Top Level in verschiedenen Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen an verschiedenen Standorten. Heute ist sie Beraterin für Chefs und Sparringspartnerin für Assistenzen.
Sie weiß, was ein Chef sich wünscht und ebenso, was die Assistenz heute leisten muss: In Zeiten von Digitalisierung ist Anpassungsfähigkeit unumgänglich, Resilienz notwendig und Empathie wichtiger denn je. In ihrer Arbeit setzt Marit Zenk auf Loyalität, Professionalität und Verbindlichkeit. Ihr Ziel: Aus Chef & Assistenz ein Erfolgsteam zu machen. Für High Performance im Office.
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