Datenbescherung zum Advent

DSGVO ist überall und für alle relevant

Bild …und dann ist es doch passiert.

Frau Dr. Jakob aus Berlin ist eine Kinderärztin mit Engagement und einem stets vollem Wartezimmer. Sie beschäftigt drei Mitarbeiter in ihrer Praxis. Frau Dr. Jakob hat aus der Presse über die DSGVO gehört. Sie dachte aber das betrifft sie nicht. Sie hat keine Website und auch keine 10 Mitarbeiter, so dachte sie und legte das Thema bei Seite.

Zum ersten Advent sollten alle Patienten per Mail einen Adventsgruß bekommen mit einer kleinen schönen Grafik und ein paar netten Worten. Text und Bild waren schnell gefunden und so erhielten die Mitarbeiter den Auftrag die Wünsche zu versenden. Am Montag nach dem ersten Advent dann die “Bescherung”: Wütende Patienten und ein Telefon, das nicht mehr Stillstand. Beschwerden von allen Seiten! Was war geschehen? Petra die Sekretärin hatte an alle Patienten die Adventswünsche per email versandt und dabei die E Mail Adressen in cc sichtbar einkopiert. So waren für alle Patienten die email Adressen der anderen Patienten sichtbar.

Aufgrund gesetzlicher Pflichten und schon um Risiken zu minimieren, sollten Mitarbeiter die Vorgaben des Datenschutzes kennen. Kleinunternehmer Achtung : Ihr seid nicht aus dem Schneider! Jede dauerhafte Verarbeitung von Kundendaten, Personaldaten sowie Buchhaltung muss dokumentiert werden und Mitarbeiter müssen geschult werden.

Und was tat Frau Dr. Jakob? Wie hat sie reagiert? Zuerst schnell eine Entschuldigung an alle Betroffenen Patienten und eine Erläuterung was geschehen war. Ach ja und dann noch die DSGVO. Muss der Verstoß gemeldet werden? Was ist zu tun? Kurzerhand hat Frau Dr. Jakob einen Datenschutzbeauftragten gesucht und ist bei mir gelandet. Auf Grund des aktuellen Verstoßes gibt es eine hohe Wahrscheinlichkeit einer Datenschutz Kontrolle durch die Behörden. Also arbeiten wir mit Hochdruck an allen notwendigen Umsetzungen der DSGVO im Kleinbetrieb. Das ist nicht viel, muss aber gemacht werden. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter zum Thema persönliche Daten geschult damit in der Zukunft eine größere Sensibilität im Umgang mit Daten in der Praxis einzieht.

(Namen und Ort sind frei erfunden,
der Vorfall hat genau so stattgefunden)

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