Viele Unternehmen ringen mit dem richtigen Umgang mit ihrer allgemeinen Kontakt-Email. Die „Zero-Inbox“ des CRM-Anbieters Platformax transformiert die Emailflut in einen strukturierten Prozess für optimalen Kundenservice.
Viele Unternehmen ringen mit dem richtigen Umgang mit ihrer allgemeinen Kontakt-Email. Innovative Lösungen wie die „Zero-Inbox“ des CRM-Anbieters Platformax transformieren die Emailflut in einen strukturierten Prozess für optimalen Kundenservice.
Düsseldorf, Lubljana, den 04.07.2016 – Generische, öffentlich kommunizierte Emailadressen wie info@ihre-firma.de oder kontakt@ihre-firma.de können sich bei unsachgemäßer Behandlung schnell zu einem echten Problem für das Unternehmensimage und die Produktivität im Kundenservicecenter entwickeln. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Anzahl der eingehenden Emails hoch ist und alle Emails unstrukturiert in einer Emailgruppe im Kundenservice auflaufen: Die Gefahr steigt, dass Emails zu lange unbearbeitet bleiben, dass sie von mehreren Sachbearbeitern gleichzeitig bearbeitet werden, zwischen Mitarbeitern hin- und hergehen, bevor sie beantwortet werden oder komplett liegen bleiben, weil sich niemand zuständig oder kompetent genug fühlt, sich um ein spezifisches Ansinnen zu kümmern.
Der Leidtragende ist in jedem dieser Fälle zunächst der Kunde, dessen berechtige Erwartung einer schnellen und kompetenten Beantwortung oder Lösung seines Anliegens enttäuscht wird – im heutigen harten Wettbewerb alleine Grund genug, sich als Unternehmen mit diesem Problem zu befassen. Hinzu kommen die internen Kosten einer solchen Situation, vornehmlich Zeitverschwendung durch Abstimmungsprozesse, steigender Overhead und sinkende Produktivität im Kundenservice. Was also tun, um der Emailflut aus Ihrer allgemeinen Mailbox Herr zu werden?
Platformax, Anbieter eines nun auch in Deutschland verfügbaren CRM-Systems speziell für kunden- und vertriebsorientierte Unternehmen, hat für diese Problemstellung eine einfache, elegante und höchst effiziente Lösung gefunden, die als „Zero-Inbox“ Funktionsbestandteil aller Lösungen des slowenischen Softwarehauses ist. „Mit unserer Zero-Inbox kriegen Sie Ihre allgemeinen Emails spielend in den Griff, verkürzen die Bearbeitungszeiten massiv und eliminieren Doppelarbeit sowie die Gefahr liegengebliebener Anfragen komplett“, versichert CEO Srdan Mahmutovic.
Dazu muss das Unternehmen die betreffende info- oder kontakt@ihre-firma.de zunächst als „Zero-Inbox“-Emailkonto im Platformax CRM anlegen, was laut Mahmutovic nicht schwieriger ist, als eine neue Emailadresse in Ihrem Emailclient anzulegen. Dann muss ein Mitarbeiter bestimmt werden, der für die Zero-Inbox verantwortlich ist, d.h. im ersten Schritt alle eingehenden Emails öffnet und sie per Mausklick nach einem von drei Kriterien klassifiziert: Entweder die Mail ist „zu ignorieren“, ein möglicher Lead („Opportunity“), oder ein Servicefall, der als „Ticket“ neu angelegt oder einem bestehenden Kundenserviceprozess im System zugeordnet wird.
Und damit, erläutert Kundenserviceexperte Mahmutovic, sei das Problem praktisch gelöst, weil die weitere Bearbeitung durch den nun startenden geführten Prozess schnellstmöglich und ohne weitere Fehlermöglichkeiten automatisch zum idealen Ergebnis geführt werde: Leads würden nahtlos in die Leadliste integriert und entlang der internen Prozesse von den zuständigen Vertriebsagenten abgearbeitet, neue Tickets von den zuständigen Kundenservicespezialisten und bereits bestehenden Kunden zugewiesene Tickets von den entsprechenden Kundenbetreuern übernommen. Stellen letztere fest, dass die Anfrage zusätzlichen Sachverstand anderer Abteilungen im Unternehmen (z.B. Buchhaltung, Versand, Reparaturwerkstatt etc.) erfordert, wird das Ticket dem richtigen Sachbearbeiter in der betroffenen Abteilung weitergeleitet, der dann die kompetente Abwicklung sicherstellt.
Durch die Integration aller Emails dieser drei Kategorien in das CRM hat das Management zudem jederzeit Echtzeitinformationen über den Bearbeitungsstand des gesamten nicht als „zu ignorieren“ klassifizierten Emaileingangs: In ihrem Dashboard sehen sie auf einen Blick, wie viele Leads oder Tickets eingegangen sind, sich in Bearbeitung befinden und – natürlich – bereits erledigt sind.
Wie auch Ihr Unternehmen von der Nutzung der Zero-Inbox profitieren kann, beschreibt Mahmutovic an einem Beispiel aus der Platformax-Praxis: „Einer unserer neusten Kunden ist ein Großhändler für medizinische Produkte im Krankenwesen mit einem Vertriebsteam von 14 Ärzten. Diese 14 Ärzte haben bisher laut einer Analyse ihrer Arbeitszeiten täglich 55 Minuten mit der Lektüre alleine der Emails verbracht, die keine weitere Bearbeitung durch den Leser erforderten. Dank der Zero-Inbox lesen sie nun keine einzige irrevelante Email mehr – und das Team hat 14 mal 55 Minuten, also 770 Minuten mehr Zeit für den Vertrieb – am Tag. Bei einem internen Stundensatz von 70EUR und durchschnittlich 22 Arbeitstagen sorgt die Einführung von Platformax schon nur dank der Zero-Inbox zu einer Ersparnis von knapp 20.000 EUR im Monat, was einem ROI für die 14 Platformax-Accounts von über 900 Prozent entspricht!“
Testen Sie die Zero-Inbox hier: https://spletnik.platformax.com/main/platformax_signup
Sehen Sie die Zero-Inbox im Video: Youtube: Mailgruppenoptimierung mit der Platformax „Zero-Inbox“
PLATFORMAX – die SALES-CRM Plattform für bessere Vertriebsergebnisse und überzeugenden Kundenservice und optimiertes Sales-Management
Vertriebler nutzen Platformax, um dank eines strukturierten, Software-unterstützten Verkaufsprozesses mehr Umsätze zu machen. Kundenserviceagenten nutzen Platformax, um dank besserem Service und gezieltem Cross- und Upselling zufriedenere Kunden zu haben. Und Vertriebsmanager nutzen Platformax, um dank umsetzbarer Einsichten und zielführender Strategien bessere Betriebsergebnisse zu erzielen.
Platformax ist die (Cloud-basierte) SaaS-Lösung für vertriebs- und kundenorientierte Unternehmen, die mit ihrer individualisierten, maßgeschneiderten Plattform mehr verkaufen und besseren Kundenservice bieten wollen. Platformax bietet strukturierte, daten-getriebene und zielführende Prozesse – mit denen Sie mehr Umsatz machen, ohne sich um Softwareanpassung, -betrieb und -wartung kümmern müssen.
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