Die Kunst des Priorisierens: Wie Sie IT-Projekte präzise ausrichten

Erfahren Sie, wie das Strategieboard IT-Projekte zielsicher ausrichtet, Prioritäten effektiv setzt und durch strategische Fokussierung den Projekterfolg nachhaltig sichert.

Bild „Wir müssen unsere Herangehensweise grundlegend ändern“, erklärt Claudia ihrem Team, „dieses Mal wird alles anders.“

Die erfahrene Projektleiterin steht in einem kreativen Workspace eines renommierten Versicherungsunternehmens vor einer großen, mit Packpapier verkleideten Wand – dem Strategieboard. Gemeinsam mit ihrem Team und Bernd Lohmeyer, einem versierten Berater mit jahrzehntelanger Erfahrung in der digitalen Transformation, bereitet sie sich darauf vor, das nächste große IT-Projekt ihres Unternehmens zu definieren.

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Ein neuer Ansatz

Claudias frühere Projekte hatten mit ineffizienter Ressourcen-Nutzung und mangelnder Zielorientierung zu kämpfen. Das war bisweilen schmerzhaft, teuer ohnehin. Grund genug, jetzt eine neue Herangehensweise anzuwenden. Lohmeyer bestätigt sie darin. Er weiß, dass eine effektive Priorisierung entscheidend für den Erfolg eines Projekts ist und bereitet das Team darauf vor, mithilfe des Strategieboards die Weichen richtig zu stellen.

Die Lösung: Das Strategieboard

Lohmeyer erklärt die Funktionsweise des Strategieboards: „Der Workspace hier ist unser Denkraum. Und dieses Tool wird unser zentraler Arbeitspunkt sein. Es ermöglicht uns, alle relevanten Daten visuell zu sammeln und systematisch zu analysieren.“ Schnell wird die Wand zur dynamischen Oberfläche, auf der das Team Erkenntnisse aus Kundeninterviews, Beobachtungen und internen Analysen sammelt. Das Team prüft jedes Stück Information dabei kritisch und ordnet es in den Gesamtkontext ein.

Strategische Projektabgrenzung

Während der intensiven Arbeitssitzung bringt jedes Teammitglied seine Beobachtungen ein. Das Team extrahiert aus den Einzelbeobachtungen die wichtigsten Erkenntnisse und überträgt sie von den separaten Flipcharts auf das Strategieboard.
„Hier sehen wir, dass die Bearbeitungszeit von Schadensfällen eine unserer größten Baustellen ist“, zeigt Claudia auf eine Sektion des Boards, wo sich viele rote Post-its ballen. „Wir müssen unsere Ressourcen hier konzentrieren und können andere, weniger kritische Aktivitäten vorerst zurückstellen.“
Lohmeyer unterstützt das Team, die zahlreichen Informationen zu priorisieren und die wirklich kritischen Aspekte herauszufiltern, die den größten Einfluss auf das Projektziel haben.

Effizienz durch Fokus

Mit Lohmeyer Hilfe lernt das Team schnell: Mit dem Strategieboard erkennt man mühelos, wo im Unternehmen die Baustellen liegen. Man sieht buchstäblich aus vier Metern Entfernung deutlich, wo es brennt. Hier muss das Projekt seine Prioritäten setzen. „Indem wir uns auf die Kernbereiche konzentrieren, die wir auf dem Board definiert haben, vermeiden wir Streuverluste und maximieren unseren Impact“, erklärt Lohmeyer. Die fokussierte Strategie ermöglicht eine effiziente Nutzung von Ressourcen und erhöht die Chancen, die Projektziele erfolgreich und kostenbewusst zu erreichen.

Nachhaltige Vorteile

Die Arbeit mit dem Strategieboard bringt nicht nur für das aktuelle Projekt signifikante Vorteile. „Die Techniken, die wir hier anwenden, verbessern unsere Arbeitsweise nachhaltig“, bemerkt Claudia. Lohmeyer fügt hinzu, dass durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen des Boards das Team dynamisch auf Veränderungen reagieren und kontinuierlich verbessern kann.

Und remote?

Natürlich kann man das Vorgehen mit dem Strategieboard auch erfolgreich remote durchführen. Lohmeyer hat dieses Konzept effektiv für virtuelle Teams angepasst. Mit digitalen Tools wie Online-Whiteboards können Teammitglieder ihre Erkenntnisse in Echtzeit teilen, unabhängig von ihrem Standort. Diese Flexibilität erleichtert die breite Teilnahme und Koordination von Teams über verschiedene Standorte hinweg, was die Effizienz und die Dynamik des Projekts signifikant steigert.

Der Erfolg

Die Methode, die Claudia und ihr Team unter Lohmeyers Anleitung anwenden, wird zu einem Modell für zukünftige Projekte. Nicht nur die Projektergebnisse verbessern sich signifikant, auch das Teamgefüge profitiert von der klaren Struktur und Zielsetzung.
Mit dieser strukturierten und zielorientierten Herangehensweise erfüllt Claudia nicht nur die Erwartungen des Managements. Viel wichtiger: Sie erreicht umgehend deutliche Verbesserungen der Kundenzufriedenheit.

Sie sind an der Reihe!

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Zum Autor

Bernd Lohmeyer ist ein führender Experte für digitale Transformation mit über 30 Jahren Erfahrung – auch in internationalen Großprojekten. Er spezialisiert sich auf die Verbindung von Business und Digitalstrategie, insbesondere in der Versicherungsbranche.
Lohmeyer leitet Workshops und begleitet Führungskräfte und Fachexperten, IT-Projekte effektiv aufzusetzen, zu steuern und umzusetzen. Er hilft seinen Kunden, ihre Ziele zu erreichen und Projekt-Investments zu sichern.
Zudem ist er Autor des Fachbuches „UX für Führungskräfte“.
Bernd Lohmeyer, Hamburg, https://www.berndlohmeyer.com/