Buchungsbelege, Arbeitsverträge und Bewerbungsschreiben: Auf deutschen Büroschreibtischen regiert weiterhin das Papier-Chaos. Schließlich ist Papier noch immer allgegenwärtig: Jeder Deutsche verbraucht im Durchschnitt 250 kg davon. Im Jahr. Der Digitalisierungsfortschritt lässt trotz ambitionierter Pläne der Wirtschaft zu wünschen übrig. Zwar überlegte laut einer Studie der Bitkom 2016 noch jedes zweite Unternehmen ein stärkeres Investment in Digitalisierungsprojekte vorzunehmen – doch bei der Umsetzung agieren viele eher halbherzig: Nur vier von zehn Unternehmen verfolgen heute überhaupt eine konkrete Digitalisierungsstrategie für ihre Geschäftsprozesse.
Dabei drängen längst technologische Alternativen auf den Markt, die das alltägliche Arbeiten mit Dokumenten deutlich erleichtern und zu einer nachhaltigen Prozessoptimierung beitragen können. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater kann über eine durchgängige Workflowkette schlanker und effizienter werden.
Wir bei AMZ haben dies längst erkannt und nehmen zusammen mit unseren Mandanten zunehmend Abstand von Pendelordnern und Belegaustausch mittels Papierbelegen.
1.) Prozesse optimieren
Dank DATEV Unternehmen Online können unsere Mandanten ihre Buchungsbelege elektronisch an uns weiterleiten. In der Folge arbeiten die Mandanten und wir auf demselben Belegbild weiter und nutzen einen gemeinsamen Workflow. So kann von uns die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung erfolgen, während der Mandant die Zahlung des Beleges vornimmt. So werden Doppelerfassungen derselben Daten vermieden. Unterstützt wird dies von einer leistungsfähigen OCR-Erkennung, die Belegdaten automatisch erkennt und hieraus zum Beispiel den Überweisungsträger vorbelegt. Die Zahlung ist dann nur noch einen Mausklick entfernt.
Die Verlängerung der Prozesskette in der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Kanzlei, beispielsweise das zeitnahe Führen der Offenen-Posten-Liste, kann damit problemlos dargestellt werden.
2.) Personaldaten
Auch im Bereich der Lohnabrechnung kann auf elektronischem Weg viel Zeit und damit Geld eingespart werden. So können Abrechnungsdaten direkt im Betrieb vorerfasst werden, was Doppelerfassungen und damit Fehlerrisiken reduziert. Auch die Lohnabrechnungen werden elektronisch bereitgestellt. Über ein eigenes Mitarbeiterportal kann der einzelne Mitarbeiter alle für ihn relevanten Abrechnungsdaten online einsehen. Der Verwaltungsaufwand reduziert sich auf ein Minimum.
3.) Digitales Belegarchiv
E-Akten sind die zeit- und aufwandsschonende Alternative zu mühseligen Recherchemarathons. Unabhängig davon, was aus der Buchhaltung, den Personalabrechnungen oder zurückliegenden Rechnungsunterlagen gesucht wird: Digital sucht und findet es sich erheblich einfacher. Der unternehmensweite Zugriff wird garantiert, unabhängig von Standort oder Abteilung, aber stets entsprechend der Zugriffsberechtigungen. Auch bei der Informationssuche bieten elektronische Akten messbare Vorteile – feingranulare Suchkriterien ermöglichen die Bereitstellung der gewünschten Resultate innerhalb von Sekunden. Das spart Energie und schont die Nerven.
Fazit: Inzwischen lässt sich mit zahlreichen softwarebasierten Lösungen eine nahezu vollflächige Digitalisierung des klassischen Büros einleiten. Viele unserer Mandanten nutzen dies bereits und sorgen auf diese Weise dafür, dass zahlreiche Briefkörbe entlastet und Druckerpatronen gespart werden können.
Der Weg zum papierlosen Arbeiten ist vielleicht doch weniger illusorisch als angenommen.
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Durch den Einsatz modernster Technik sind wir neuen Herausforderungen gewachsen. Wesentliche Teile unserer Technik sind zukünftig im DATEV Rechenzentrum untergebracht – einem der sichersten in Europa.
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