Verfahrensdokumentation zunehmend im Fokus der Betriebsprüfer
Autor: Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert.
Seit zwei Jahren sind die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD genannt – in Kraft. Ein wesentlicher Bestandteil der GoBD ist die so genannte Verfahrensdokumentation – und das nicht erst seit heute. Sie beschreibt die Firmenabläufe. Sie gilt für alle Unternehmen und Branchen ohne Ausnahme. Generell kann man davon auszugehen, dass die Großunternehmen bereits über entsprechende Verfahrensdokumentationen verfügen, denn sie werden je nach Branche zertifiziert sein und laufend durch z. B. TÜV oder die Berufsgenossenschaft in Sachen Arbeitssicherheit usw. geprüft. Problematischer dürfte es da eher bei den kleinen und mittelständischen Unternehmen aussehen.
Eine Vorlage oder ein Muster für eine Verfahrensdokumentation gibt es nicht, da es hierfür keine gesetzlichen Normen gibt. In der Vergangenheit wurde sehr häufig die Verfahrensdokumentation mit dem sogenannten “ersetzenden Scannen” in Verbindung gebracht, was aber nicht alles ist. Dies wird bisher unterschätzt. Enthalten muss die Verfahrensdokumentation im Zusammenhang mit den neuen Prüfungsschwerpunkten der Finanzverwaltung die Dokumentation und die Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme sowie die Protokolle über die Einrichtung- und die Programmierung der Datenverarbeitungssysteme. Darüber hinaus muss die Dokumentation den Organisationsablauf eines Unternehmens darstellen, also eine Art Organigramm abbilden, das Aufschluss über die Befugnisse und Arbeitsbereiche der einzelnen Mitarbeiter gibt. Weitere Punkte, die dokumentiert werden müssen, sind das Ablagesystem, das Kassensystem und das Warenwirtschaftssystem. Anhand der Verfahrensdokumentation muss ein fremder Dritter innerhalb eines angemessenen Zeitraumes in die Lage sein, die Abläufe und Kompetenzen in dem betreffenden Unternehmen zu erkennen und zu verstehen.
Grundsätzlich gelten die Vorschriften zur Verfahrensdokumentation für alle Unternehmen, egal ob Kleinstunternehmen, mittelständisches Unternehmen oder Großunternehmen, ob Gewerbetreibender oder Freiberufler, ob sie bilanzieren oder eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen. Dabei ist die Verfahrensdokumentation überhaupt nichts Neues, denn sie war bereits in den alten GoB verankert. Nur hat sich in der Vergangenheit niemand großartig darum gekümmert.
Heute dagegen stellt das Fehlen einer Verfahrensdokumentation nach Ansicht der Finanzverwaltung und des Bundesfinanzhof einen Verstoß gegen die GoBD dar und führt zu einer nicht ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung. Und die öffnet den Steuerprüfern bei einer Betriebsprüfung Tür und Tor für Zuschätzungen. Das Ganze läuft dann bei der Finanzverwaltung unter dem Begriff “erzieherische Maßnahme”. Insbesondere in Nordrhein-Westfalen werden die Betriebsprüfer dahin gehend geschult, ein besonderes Auge auf die Verfahrensdokumentation zu werfen. Alle diejenigen, die bisher noch keine Verfahrensdokumentation vorliegen haben, sollten diese umgehend erstellen bzw. erstellen lassen. Sonst droht schnell Ungemach.
Ob es Irrtümer und Unklarheiten im Rahmen der revisionssicheren Datenarchivierung gibt, wird die Zukunft zeigen. Wir bewegen uns auf einem absolut neuen Gebiet und die zukünftigen Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltungen werden zeigen, wo es Irrtümer und Unklarheiten gibt. Dies wird dann in fünf, sechs Jahren eventuell das eine oder andere Finanzgericht oder der Bundesfinanzhof zu entscheiden haben.
Was im Gründungsjahr 1979 mit klassischer Steuerberatung begann, hat sich im Laufe der Jahre zu einem fachübergreifenden Full-Service-Angebot entwickelt. Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert ist seit mehr als 30 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung, Rechtsberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der drei Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste, Lösungen. Die ersten Schritte zur Realisierung einer fachübergreifenden Mandantenberatung wurden bereits Anfang der 90er Jahre durch Kooperation mit einer Wirtschaftsprüfungspraxis und einer Rechtsanwaltskanzlei im gleichen Hause geschaffen. Heute bietet Roland Franz & Partner als leistungsstarke Partnerschaftsgesellschaft vielfältige Beratungs- und Serviceleistungen aus einer Hand, die für die Mandanten Synergieeffekte auf hohem Niveau sowie eine Minimierung des Koordinationsaufwandes gleichermaßen nutzbar machen.
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