„Die Digitalisierung verändert nachhaltig die Arbeitsweise im Hausverwalter-Büro!“. Das behauptet Andreas Schmeh, Spezialist für Organisation in der Hausverwaltungs-Branche. Unternehmen, die die Chancen der Digitalisierung nutzen, können erhebliche Kosteneinsparungen und Wettbewerbsvorteile erzielen.
„Die Digitalisierung verändert nachhaltig die Arbeitsweise im Hausverwalter-Büro!“. Das behauptet Andreas Schmeh, Organisationsspezialist in der Hausverwaltungs-Branche. Unternehmen, die die Chancen der Digitalisierung nutzen, können erhebliche Kosteneinsparungen und Wettbewerbsvorteile erzielen.
Das Arbeiten bei Hausverwaltungen ist extrem papierlastig, behauptet der Karlsruher Fachexperte. Kein Wunder, werden doch zahlreiche Handwerker-Angebote eingeholt, Rechnungen kommen per Post, Versammlungsprotokolle werden erstellt und per Post versandt, Mietverträge vorgehalten und vieles mehr. Aus diesem Grund ist eine ordentliche Aufbewahrung und viel Platz im Hausverwalter-Büro nötig, um alle Unterlagen parat zu haben. Mit guter Organisation und einer vernünftigen Ordnerordnung lassen sich auch im papierreichen Büro die Suchzeiten für Unterlagen verkürzen. „In der Hausverwaltung gehen für Suchzeiten ca.10-20% der Arbeitszeit verloren“ berichtet der Fachmann. Viele Hausverwalter machen sich das Leben jedoch unnötig schwer. Herr Schmeh meint:
„Die meisten Kolleginnen und Kollegen in der Hausverwaltungsbranche haben noch nicht die Chancen erkannt, die die Digitalisierung und die damit verbundenen Optimierungen den Hausverwaltern bietet!“ Nur wenige fortschrittliche Hausverwaltungen haben bereits begonnen, zahlreiche Unternehmens-Prozesse und Unterlagen vorwiegend virtuell durchzuführen statt diese beleghaft auszudrucken und in Ordnern vorzuhalten. „Was sich jetzt technologisch abspielt, ist eine Revolution“ behauptet Andreas Schmeh. Die Art des bisherigen Arbeitens im Hausverwalter-Büro sei überholt und nicht mehr zeitgemäß. Immer mehr Kunden verlangen mittlerweile die Unterlagen in digitaler statt beleghafter Form, berichtet der Experte weiter. Vor allem aber lassen sich seiner Meinung nach zahlreiche Vorgänge beschleunigen und dabei richtig Geld einsparen. So berichtet der Hausverwaltungs-Experte: „Sehen Sie, bei einer modernen Eigentümerversammlung wird das Protokoll in der Versammlung fertiggestellt und von den Beiräten direkt unterschrieben. Und am Tag nach der Eigentümerversammlung wird es per E-Mail an die Eigentümer versandt und per Post an diejenigen Eigentümer, die noch eine beleghafte Zustellung wünschen. Ganz moderne Betriebe stellen das Protokoll der Versammlung auf der Homepage in einem Passwort-geschützten Bereich zum Download oder zur Einsicht zur Verfügung.“ Damit werden die bisherigen Arbeitsgänge in einer Hausverwaltung nachhaltig verkürzt. Folge: Die Kunden des Hausverwalters, die Wohnungseigentümer, haben das Protokoll schneller als bisher. Der Hausverwalter selber spart Porto und den Aufwand für das Kopieren und Verpacken der Protokolle. So profitieren beide Seiten davon.
Vor allem aber im Alltagsgeschäft kommen die Vorteile der Digitalisierung zum Tragen: Ein Mitarbeiter brauche nicht mehr im Ordner nach Schriftstücken suchen, sondern könne diese direkt am Bildschirm erledigen. Durch eine vernünftige Verschlagwortung lässt sich jedes beliebige Dokument sofort über eine Textsuchmaske finden und ist auf dem Bildschirm. Von dort könne es dann auch direkt an Eigentümer oder Handwerker weitergeleitet werden. „Kopien sind im Jahr 2014 out!“ behauptet der Fachexperte Schmeh provokant. Die seiner Meinung nach nun beginnende „industrielle Revolution im Büro“ werde die Arbeitsweise bei Hausverwaltungen nachhaltig verändern. Vor allem aber werde sie den Markt verändern: „Zahlreiche unbewegliche und kleinere Hausverwaltungen, die technologisch nicht mithalten wollen oder können, werden vom Markt verschwinden!“ ist sich der Beratungsleiter von PIWI Privates Institut der Immobilienwirtschaft GmbH sicher. Die modernen Hausverwaltungen werden die Bearbeitungszeiten nachhaltig senken, die Kundenzufriedenheit erhöhen und vor allem die Gewinne steigern können. „Hier bieten sich immense Chancen“ sagt Andreas Schmeh. Er sieht eine Beschleunigung der Konzentrationsprozesse in der atomisierten Verwalterbranche. „Wir werden zukünftig weniger Hausverwaltungsbetriebe haben, die aber dafür deutlich größer sind“ ist sich der Fachmann sicher.
Mit weiteren Beratungskollegen im Verbund berät Schmeh Hausverwaltungen, Besitzgesellschaften und Wohnungsgenossenschaften bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Aus der erfolgreichen Beratung vor Ort bei weit über 100 Firmen und Verwaltungen hat sich ein großer Erfahrungsschatz angesammelt, was machbar und sinnvoll ist.
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PIWI Privates Institut der Immobilienwirtschaft ist ein hochspezialisiertes Beratungsunternehmen ausschließlich für Hausverwalter, Baugenossenschaften und Immobilieninvestoren. Die Spezialisten helfen dabei, dass diese Berufsgruppen schneller und zügiger die Arbeit erledigt bekommen, entwickeln ein speziell auf den Betrieb abgestimmtes Marketing, helfen bei der Auswahl der richtigen Fachsoftware oder organisieren professionell Nachfolgeregelungen und Unternehmensverkäufe. Eine hohe Kompetenz haben sie auuserdem in der Beratung von Existenzgründern und Startups in der Immobilienwirtschaft.
PIWI Privates Institut der Immobilienwirtschaft GmbH
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