Dass Geschäftspapiere einer ordnungsgemäßen Buchführung bedürfen, ist jedem Unternehmer bekannt. Angebote, Rechnungen, Briefe und Kündigungen oder kurz alle Dokumente, die steuerlich relevant sind, sind aufzubewahren- das regelt das Gesetz. Was bisher allerdings nur für Dokumente in Papierform galt, muss seit dem 01. Januar 2017 uneingeschränkt auch für digitale Geschäftsunterlagen und insbesondere für E-Mails erfolgen.
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für digitale Dokumente und Emails
Seit Anfang diesen Jahres sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) in Kraft getreten. Die GoBD gelten dabei für alle buchführenden Unternehmen. Konkret bedeutet das, dass Papiere, die Geschäfte vorbereiten, durchführen, abschließen und rückgängig machen, für die Dauer von mindestens 6 bis 10 Jahren aufbewahrt werden müssen. Dabei reicht es nicht aus, die Dokumente und E-Mails auf einem einfachen Datenspeicher abzulegen. Es muss gewährleistet werden, dass diese unverändert, verschlüsselt und fälschungssicher aufbewahrt werden. Wer kein Archivierungssystem hat, bewegt sich deshalb auf dünnem Eis.
Strafen wegen fehlender Langzeitarchivierung
Wirtschaftsprüfer sind jetzt dazu verpflichtet, nicht ordnungsgemäß archiviertes Datenmaterial, zu ahnden. Strafen wegen fehlender Dokumente und E-Mail Archivierung können Unternehmen von nun an teuer zu stehen kommen. Wer im Rahmen einer Wirtschaftsprüfung keine entsprechende E-Mail Archivierung vorweisen kann, wird seitens des Finanzamtes geschätzt. Diese Schätzung fällt für Unternehmen meist negativ aus. Wirtschaftsprüfer rechnen deshalb damit, dass sie in diesem Jahr zuhauf Fiskalstrafen aussprechen müssen, denn wie in allen anderen Fällen, schützt auch hier Unwissenheit nicht vor Strafe.
Langzeitarchivierung -Voraussetzungen für E-Mail Archivierung gemäß GoBD
Um den gesetzlichen Anforderungen des GoBD zu entsprechen, müssen Unternehmer mit ihrem E-Mail Archivierungssystem folgende Punkte erfüllen:
– Die Daten müssen unveränderbar gespeichert werden (WORM-Medien)
– Sie müssen vollständig und jederzeit verfügbar gespeichert werden
– Die Daten müssen maschinell auswertbar aufbewahrt werden
– Umwandlungen des Dateiformats sind unzulässig
– Die Auswahl einer bestimmten, dem Original nicht entsprechenden, Aufbewahrungsart ist nicht gestattet
– Das Datensystem muss Sicherungen, Sperrungen und automatische Protokolle bzw. Backups integriert haben
Sind diese Punkte vollends erfüllt, ist ein Unternehmen rechtmäßig für E-Mail Archivierung gemäß GoBD ausgestattet.
Vorteile der E-Mail Archivierung nach GoBD
– Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen
– Schutz vor Datenverlust
– Vorbeugung von Strafen wegen Nichteinhaltung
– Effektiveres Arbeiten und produktiveres Arbeiten
– schnelle Suche und kein “langsames Laden” von E-Mails und Anhängen
– Reduzierung des Speicherbedarfs
– Größe des Postfachs kann klein gehalten werden
– Automatische Backups und einfaches Restoring
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Als Dienstleister unterstützen wir Agenturen und Unternehmen bei der digitalen Transformation von unternehmerischen Prozessen. Insbesondere in den Bereichen IT, Webentwicklung und Spezialprogrammierung konnten wir in den letzten Jahren vielen Agenturen und Unternehmen aus der Metropole Ruhr unterstützen (gerne auch white-label). Sollten Sie Interesse an unser Dienstleistung haben, so kontaktieren Sie uns um Ihren Mitbewerbern voraus zu sein!
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