Zentraler Blick aufs Ganze – auf Knopfdruck
Straubing, 6. Juni 2016 – Um effizient zu wirtschaften und schnellen Kundendienst zu ermöglichen, führte die Haas Group, ein führender Anbieter von Qualitätsprodukten rund ums Bauen, ein zentrales Shared Service Center mit elektronischem Dokumentenmanagement ein. Für die digitale Archivierung nutzt Haas ein EASY Archiv und EASY Contract, die von dem Straubinger ECM-Spezialisten Henrichsen4easy GmbH geplant, aufgebaut und in Betrieb genommen wurden.
International gute Preise zu vereinbaren, Skonti zu nutzen und jederzeit den Überblick zu wahren, welcher Standort mit welchem Geschäftspartner Liefer-, Pacht- oder Mietverträge vereinbart: All diese Herausforderungen zu meistern, ist für die Haas Group seit 2010 tägliche Routine. Denn im zentralen elektronischen EASY Archiv findet jeder berechtigte Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus die richtige Information. Daneben begrenzt das digitale Archiv die Papierflut – bei monatlich 30.000 bis 40.000 Lieferantenrechnungen und durchschnittlich rund 100 Vertragsdokumente drohten die Archive zu platzen.
Entscheidende Gründe für die marktführende EASY-Lösung waren die Integrationsmöglichkeiten in alle erdenklichen ERP-Systeme und damit ein hohes Maß an Zukunftsfähigkeit. Für Henrichsen sprachen die langjährig nachgewiesene Kompetenz für das elektronische Dokumentenmanagement und die regionale Nähe.
Als erstes sollte das Vertragsmanagement EASY Contract und ein halbes Jahr später, nachdem die Entscheidung für das ERP MS Dynamics AX gefallen war, das EASY Enterprise Archiv für die Eingangsrechnungsarchivierung eingeführt werden.
Dezentral erfasst, zentral archiviert
Heute arbeiten rund 650 Mitarbeiter an den 15 Standorten mit dem System. Papierrechnungen werden nach Eingang mit einem Barcode-Etikett beklebt, gescannt, als PDF-Datei abgespeichert und im ERP mit dem Bestellvorgang verknüpft. Digitale Rechnungen werden ebenfalls im ERP mit der Bestellung zusammengeführt. Alle Verträge werden eingescannt, in der Vertragsverwaltungssoftware EASY Contract mit den vertragsrelevanten Positionen wie Name, Laufzeit und Kündigungsfristen erfasst und mit dem PDF verknüpft.
Das führende System ist MS Dynamics AX. Durch die nahtlose Integration bleiben die Fachanwender in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung.
Alles auf einen Blick
Vorteil der digitalen Rechnungsarchivierung ist die Vereinfachung aller Administrationsprozesse rund um den Einkauf. Dazu gehört zum Beispiel das auch dezentral mögliche Vier-Augenprinzip, das eine exakte Rechnungsüberprüfung erzwingt. Zudem kann heute eine Kreditorenbuchhaltung mehrere Standorte betreuen, wodurch Kosten eingespart werden.
Planung: EASY Invoice und elektronische Bauakte
Stillstand ist Rückschritt, vor allem in den zunehmend automatisierten Geschäftsprozessen. Daher möchte Marißen für die Haas Group in naher Zukunft noch einige weitere Innovationen einführen: So soll die manuelle Eingabe der Rechnungsdaten auf automatische OCR-Erkennung umgestellt und mit EASY Invoice auch der gesamte Rechnungsdurchlauf automatisiert werden. Auch die elektronische Bauakte ist ein Projekt, das bereits auf der Agenda steht.
Weitere Informationen auf Henrichsen4easy GmbH
Der ausführliche Anwenderbericht sowie viele weitere Informationen darüber, wie einfach Enterprise Content- und Dokumentenmanagement auf EASY-Basis funktioniert, sind auf Henrichsen4easy GmbH veröffentlicht.
Die HENRICHSEN4easy GmbH konzentriert sich auf die elektronische Beleg- und Datenarchivierung sowie das Management von Dokumenten und Inhalten mit den Lösungen von EASY SOFTWARE.
Der IT-Spezialist sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung und halten Inhalte und Informationen unabhängig von Zeit und Ort unternehmensweit griffbereit – kein langes Suchen, kein Datenverlust, keine Papierflut in überquellenden Archivregalen.
Auf Basis modernster Technologien von EASY bietet HENRICHSEN4easy anwenderorientierte Dokumentenmanagement-Lösungen für die gängigen Betriebssysteme, Arbeitsumgebungen und Dateiformate an. Gleichzeitig ist das Unternehmen mit EASY in der Lage, für jede Branche und jede Unternehmensgröße die maßgeschneiderte Lösung zur Optimierung dokumentenbasierter Prozesse zu liefern.
Denn bei allen Lösungen von EASY handelt es sich um Standardsoftware – tausendfach implementiert, ohne Aufwand per Routine zu installieren und einfach zu warten und zu betreuen.
Der Dokumenten- und Archivserver EASY ENTERPRISE bildet die Basis des EASY-Produktportfolios, das darüber hinaus die nahtlos integrierten Archivierungslösungen im Umfeld ausgewählter Standardsoftware wie SAP ERP, IBM Lotus Notes/Domino, Microsoft Office oder Microsoft Dynamics umfasst.
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