scannen, archivieren, verwalten mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS
Aachen, im Juli 2014. Deutschland ist Fußball Weltmeister! Aber nicht nur das: Auch in Sachen „Bürokratie“ und „Dokumentenaufkommen“ sind die Deutschen ganz hoch im Kurs. Täglich gehen sowohl in Unternehmen als auch in Privathaushalten zahlreiche Dokumente ein und aus. Das wäre alles gar kein Problem, wenn nicht ein Großteil der vielen Briefe, E-Mails, Rechnungen und Verträge auch noch über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden müsste. Und genau das stellt für viele Firmen und Privatleute eine große Herausforderung dar. Die gesamte Palette der „W-Fragen“ wird einmal durchlaufen.
Wohin mit den vielen Unterlagen? Wie findet man ein Dokument wieder? Wer ist zuständig? Wann muss ein Dokument bearbeitet werden? Welche Informationen beinhaltet eine Datei? Was kostet die Ablage meiner Dokumente?
Für Abhilfe sorgt ein gut durchdachtes Dokumenten-Management-System. ecoDMS steht für „economic document management system“. Mit dieser computergestützten Software können jegliche Dokumente, Daten und Informationen zentral in einem digitalen Archiv aufbewahrt und blitzschnell wiedergefunden werden. ecoDMS hat sich in den letzten Jahren sehr stark am deutschsprachigen Markt etabliert. Die Anwendung zählt hier zu Lande zu den beliebtesten und modernsten Archivlösungen. Besonders durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro sticht ecoDMS deutlich hervor. Im Lizenzpreis sind alle wichtigen Funktionen, Plugins und Add-ons eines Dokumentenmanagementsystems enthalten. Die Software ist derart flexibel konfigurierbar und nutzbar, dass sowohl kleine und mittelständische Unternehmen, große Konzerne als auch Privatanwender mit ecoDMS arbeiten können.
Neben dem sensationellen Preis-Leistungsverhältnis überzeugt ecoDMS mit einer wirklich benutzerfreundlichen Bedienung. Die Installation, Einrichtung und Anwendung des gesamten Archivsystems ist einfach und sehr gut erklärt. Es gibt ausführliche Benutzerdokumentationen, die jeden Schritt detailliert erläutern. Ergänzend dazu bietet die applord GmbH auf der Webseite www.ecodms.de kostenfreie Videos an, die den perfekten Einstieg in das Thema „Digitalisierung 2.0“ ermöglichen. Alternativ dazu können alle Nutzer aus verschiedenen Support Angeboten auswählen und erhalten damit Unterstützung direkt vom Software Hersteller applord.
Nutzer, die ecoDMS produktiv einsetzen, profitieren schnell von den zahlreichen Vorteilen dieser Lösung. Als Client-Server-System speichert ecoDMS alle Dokumente sicher in einer Datenbank. Das ermöglicht einen jederzeitigen Zugriff auf das Archiv von beliebigen Standorten und Arbeitsplätzen aus. Mit Server ist hier eine Software Komponente von ecoDMS gemeint, die mit wenigen Mausklicks leicht installiert ist und die Datenbank bereits beinhaltet. Alle lesbaren Dateien werden automatisch von ecoDMS volltextindiziert. Auf Basis von inhaltlichen Begriffen können die Dokumente so über die integrierte Volltextsuche in Sekundenschnelle wiedergefunden werden. Ein benutzer- und gruppenbasiertes Rechtesystem sorgt hierbei für die korrekte und sichere Zuweisung der Unterlagen. Durch die Vergabe von Klassifizierungsattributen können die Dokumente in den passenden Zielordnern und mit wichtigen Metadaten wie Dokumentenart, Status, Eingangsdatum und Aufgabe im Archiv abgelegt werden. Unnötige Kopien und Ausdrucke, lästige Ablagemethoden und lange Suchzeiten für Dokumente sind mit ecoDMS Schnee von gestern.
ecoDMS ist wahrhaft ein System für Weltmeister. Neben den Standardfunktionen verfügt das Dokumenten-Management-System über Plugins und Add-ons für Micorosoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird und Outlook. Des weiteren gibt es Mobile Apps für Android und IOS, einen Webclient und einen PDF/A Drucker zum Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen.
Installiert werden kann ecoDMS plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS. Dabei kann frei entschieden werden, ob man das System lokal an einem Arbeitsplatz oder im Netzwerk an unterschiedlichen Arbeitsplätzen nutzen möchte. Die Benutzeranzahl reicht von einem User bis ins Unendliche. Die erworbene Lizenz bestimmt die gleichzeitigen Zugriffe und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen ausgeweitet werden. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Der gesamte Verkaufsprozess erfolgt bequem und kundenfreundlich über die Webseite. Im ecoDMS Onlineshop können die Lizenzen mit wenigen Mausklicks erworben werden. Auch die Zustellung erfolgt schnell, modern und online via E-Mail und Download-Paket. Alle notwendigen vertrieblichen und inhaltlichen Informationen können ebenfalls im Web abgerufen werden. Über die bereitgestellte 30-Tage-Demoversion kann ecoDMS vor dem Kauf ausgiebig und kostenlos getestet werden.
Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.
Hersteller von ecoDMS ist die renommierte Aachener Softwarefirma applord. Das Unternehmen ist schon seit der Gründung im Jahre 2001 bekannt für die Entwicklung und Auslieferung von individuellen Softwarelösungen für große und mittelständische Unternehmen im Bereich Prozess- und Dokumentenmanagement. Ein starkes Team, die Plattformunabhängigkeit, die Kompetenz im Mainframe-Bereich und die langjährige Praxis durch zahlreiche erfolgreiche Projekte sind die Basis des applord-Erfolges. Zusammen mit der Firma appecon GmbH und dem Produkt ecoDMS bildet die applord GmbH den einzigartigen Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH.
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