Der interne PDF-Editor von ecoDMS erlaubt es archivierte PDFs nachträglich mit Kommentaren und Bildern (z.B. Stempeln) zu versehen und als neue Version abzulegen.
Aachen, im Dezember 2020. Mit ecoDMS digitalisieren, archivieren, verwalten und finden die Benutzer Dokumente schnell und einfach am PC, Smartphone und Tablet. Die Software bietet umfangreiche Funktionen wie zum Beispiel: Automatische Dokumentenablage und Sicherung, Filter- und Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche), Export, Versionsverwaltung, PDF-Editor und vieles mehr. Den integrierten PDF-Editor stellt der Aachener Hersteller nun näher vor.
Der PDF-Editor von ecoDMS erlaubt es, archivierte Dokumente nachträglich mit Annotationen zu versehen. So können auf PDF-Dateien beispielsweise Stempel aufgebracht werden, die den Bearbeitungsstand optisch verdeutlichen. Ein praktisches Beispiel hierfür wäre der bekannte Stempel „Geprüft am [DATUM] von [PERSON]“.
Wird ein Dokument von der zuständigen Stelle im Unternehmen angesehen und entsprechend geprüft, kann im Anschluss ein virtueller Stempel aufgedruckt werden. Der Vorgang ähnelt dem herkömmlichen Stempeln mit Tinte. Nur erfolgt das Ganze hier per Mausklick über das Vorschaufenster des Dokuments im ecoDMS Client. Bei nicht abgeschlossenen Dokumenten gibt es hier einen „Bearbeiten-Button“, der den PDF-Editor startet. Der Stempel kann nun entweder aus einer Liste von Unternehmens-Vorlagen ausgewählt oder manuell für diesen Vorgang erstellt werden. Mit dem Speichern erzeugt ecoDMS automatisch eine neue Version des Dokuments. Darin ist der Stempel gespeichert. Wird das PDF geöffnet oder im Vorschaufenster angesehen, wird auch der Stempel angezeigt. Die ursprüngliche Originaldatei bleibt weiterhin erhalten und ist jederzeit über die Versionsverwaltung abrufbar.
Das Aufbringen eines Stempels ist ein mögliches Beispiel für die Verwendung des PDF-Editors. Denn hiermit können beliebige Kommentare und Bilder auf PDF-Dateien gebracht werden. Die eingebauten Platzhalter im PDF-Editor unterstützen den Anwender beim Aufbringen wesentlicher Informationen. So können der Benutzername, das Datum und die Uhrzeit hinterlegt werden. Diese Informationen sind besonders praktisch bei der Erstellung von Vorlagen, denn sie werden beim Speichern automatisch vom System aufgefüllt. Grundsätzlich können die Vorlagen fertige Texte, Platzhalter und Grafiken beinhalten. Beispiele für die Nutzung von Platzhaltern wären für Rechnungen der Vermerk “ Bezahlt am um von “ oder bei einem Vertrag der Kommentar „Überprüft am um von „.
Der PDF-Editor ist neben etlichen anderen Archivfunktionen fester Bestandteil der Vollversion. ecoDMS Version 18.09 (apu) ist für 89,- inkl. 19% MwSt. im ecoDMS Online Shop unter www.ecodms.de erhältlich. Diese und viele weitere Informationen rund um die Digitalisierung und Archivierung gibt es auf der Webseite der ecoDMS GmbH unter www.ecodms.de
Über die ecoDMS GmbH
In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv einen immer höheren Stellenwert. Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Archivierungssoftware für Firmen und Privatleute zu besonders fairen Konditionen an.
Firmenprofil
Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.
Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.
Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.
Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.
Einzigartiges Vertriebsmodell
Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.
Kontakt
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
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