Die Archivierung aller Dokumente, Dateien und Informationen wird mit dem ecoDMS Update 21.12 durch eine KI-Technologie und neuen Archivfunktionen noch komfortabler.
Die ecoDMS GmbH hat für das beliebte Dokumenten-Management-System ein brandneues Release Update veröffentlicht. ecoDMS Build 21.12 ist gefüllt mit neuen, intelligenten Funktionen für die Archivierung von Dokumenten. Ein besonderes Highlight ist die erstmals enthaltene künstliche Intelligenz zur Erkennung von Barcodes. Für die Weiterentwicklung von ecoDMS steht diese hochmoderne KI-Technologie zudem ganz oben auf dem Entwicklungsplan.
Mit der brandneuen KI für Barcodes verfügt ecoDMS von nun an über eine intelligente Technik zur automatischen Erkennung beliebiger Barcodes. Die künstliche Intelligenz erkennt Barcodes unterschiedlichster Typen an beliebigen Positionen in einem Dokument. So können beispielsweise QR-Barcodes, EAN-Codes, schweizer G1-Barcodes und viele mehr von der Software erkannt und ausgelesen werden. Diese KI-Technologie wird in Zukunft noch tiefer in ecoDMS integriert.
X-Rechnungen
ecoDMS beinhaltet intelligente Funktionen um (Papier-) Dokumente, E-Mails, Dateien und Informationen schnell, einfach, sicher und langfristig zu archivieren. Auch die Ablage von codierten X-Rechnungen ist mit ecoDMS von nun an ganz leicht möglich. Denn ecoDMS erkennt, konvertiert und archiviert jetzt auch X-Rechnungen. Das Dokumenten-Management-System wandelt die codierte Rechnung bei der Archivierung im Hintergrund automatisch in ein lesbares PDF um. Außerdem können Klassifizierungsvorlagen von ecoDMS auf diese Rechnungen angewendet werden, so dass man zusätzlich von der automatischen Zuordnung und Ablage im Archiv profitieren kann.
Snapshot 2 Archive
Über die neue Snapshot-Funktion von ecoDMS können beliebige Bildschirmfotos am eigenen Arbeitsplatz erstellt und sofort im Dokumenten-Management-System archiviert werden. Bei der Archivierung legt ecoDMS das erstellte Bild als durchsuchbares PDF ab. Das Erkennen von Klassifizierungsvorlagen ist an dieser Stelle ebenfalls möglich.
Benutzer-Sitzungen im Einstellungsdialog
ecoDMS kann individuell für Unternehmen und Privatleute eingerichtet werden. So können über den integrierten Einstellungsdialog zum Beispiel eigene Dokumentenarten mit Aufbewahrungsfristen, Ordnerstrukturen mit Zugriffsrechten, individuelle Klassifizierungsattribute, Status etc. erstellt werden. Ab Build 21.12 können außerdem Benutzersitzungen verwaltet werden. Administratoren können nun sehen welche Benutzer aktiv mit dem Dokumenten-Management-System verbunden sind. Angezeigt werden der Benutzername, die verwendete Anwendung wie z.B. Desktop-Client oder Webclient und der Zeitpunkt der letzten Aktivität. Optional kann ein Administrator nicht benötigte Sitzungen beenden. Auf diese Weise können gleichzeitige Verbindungen für den Login anderer Benutzer freigegeben werden.
Dynamisches Datum bei Klassifizierungsvorlagen
Klassifizierungsvorlagen ermöglichen eine automatische Erkennung, Ablage, Klassifizierung und Berechtigung von Dokumenten. Diese werden über den integrieren Vorlagen Designer schnell und einfach eingerichtet. Intelligente Funktionen weisen den eingehenden Dokumenten in ecoDMS anschließend automatisch z.B. das richtige Datum, den passenden Zielordner, die Dokumentenart etc. zu. Mit diesem Update können Datumsfelder nun dynamisch mit Werten vorbelegt werden. Zur Ermittlung des dynamischen Datums können zahlreiche Werte für das Ausgangsdatum verwendet werden. So können unter anderem Termine für Wiedervorlagen automatisch vergeben werden. Ein Beispiel hierfür wäre: Wiedervorlage = Archivierungsdatum + 7 Tage. Wird das Datum dynamisch in einer Vorlage hinterlegt, passt ecoDMS den gewählten Zeitraum automatisch an. Bei Erkennen der Klassifizierungsvorlage erfasst ecoDMS dann selbstständig den Termin für die Wiedervorlage.
Sortierung der Kartenansicht
Die Ansicht der Programmoberfläche von ecoDMS und die Sortierung der Dokumente kann benutzerspezifisch an jedem Arbeitsplatz eingerichtet werden. So kann z.B. zwischen der modernen Ansicht aller Dokumente in Karten und der konventionellen, tabellarischen Auflistung aller Dokumente gewechselt werden. Die Sortierung der angezeigten Dokumente in der modernen Kartenansicht kann mit dem ecoDMS Update beliebig eingestellt werden. Jedes verfügbare ecoDMS-Attribut kann für die Sortierung der Dokumente als Basis verwendet werden. Die Sortierung ist auf- und absteigend möglich.
Neue Systemberechtigung
Dokumente können mit Dritten über das Internet geteilt und so für den externen Download bereitgestellt werden. Für diese Funktion gibt es jetzt eine eigene Systemberechtigung in ecoDMS. Diese kann der Administrator ausgewählten ecoDMS-Usern zuteilen. Darüber hinaus protokolliert ecoDMS die Nutzung der Funktion jederzeit nachvollziehbar in der Aktivitenhistorie.
Weitere Informationen zum Update gibt es im offiziellen ecoDMS-Changelog. Aktuelle Screenshots der einzelnen Funktionen können in der Funktionsübersicht auf der ecoDMS-Webseite angesehen werden.
Diese und viele weitere Details zur Software von der ecoDMS GmbH aus Aachen gibt es unter www.ecodms.de
In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv sowie die Verwaltung dieser Daten/Dokumente einen immer höheren Stellenwert.
Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und zur Automatisierung von Unternehmensabläufen an. Mit besonders fairen Preismodellen und benutzerfreundlichen, individuell anpassbaren Softwareanwendungen richtet sich das Unternehmen sowohl an kleine, mittelständische und große Firmenkunden als auch an Privatnutzer.
Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage des Dokumenten-Management-Systems ecoDMS.
Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.
Die ecoDMS-Produktfamilie wird stetig mit leistungsstarker, praxisgerechter, leicht zu bedienender und preislich erschwinglicher Software erweitert:
ecoDMS: Dokumenten-Management-System um alle Daten/ Informationen/ Dokumente zu archivieren, verwalten und finden
ecoWORKZ: Smarte Workflows und ein Videochat für ecoDMS
ecoMAILZ: Automatisches E-Mailarchiv für alle ein- und ausgehenden E-Mails inkl. Anhänge
ecoWorkflow: Automatisierung beliebiger Unternehmensprozesse
Mit einzigartigen Entwicklungs-, Vertriebs- und Preismodellen hebt sich die ecoDMS GmbH von den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Vollversionen der Software sind einmalig in der Branche.
Der Verkauf erfolgt bei der ecoDMS GmbH über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Online Shop erwerben. Die Zustellung erfolgt nach abgeschlossener Zahlung schnell und umweltschonend per E-Mail.
Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der ecoDMS-Webseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind hier abrufbar. Die kostenlosen Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Standard-Produkte im Detail.
Außerdem gibt es kostenlose Videos und Demoversionen für einen unverbindlichen Softwaretest unserer Standard-Produkte.
Die ecoDMS GmbH hat Ihren Firmensitz im nordrhein-westfälischen Aachen in Deutschland. Zusammen mit den Firmen applord aus dem deutschen Nordrhein-Westfalen und applord Information Technologies aus dem österreichischen Kärnten bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Unternehmensgruppe (applord Holding Europe GmbH). Alle Firmen agieren europaweit.
Die applord Unternehmensgruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord Unternehmensgruppe ein breites Leistungsspektrum.
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