Straubing, 8. März 2016 – Bereits im Jahr 2004 entschieden sich die Verantwortlichen der Eichbaum-Brauereien AG für eine SAP-basierte elektronische Workflowlösung im Rechnungswesen. Heute ist das Unternehmen mit HENRICHSEN Invoice4SAP erfolgreich auf die neueste Generation in Sachen elektronische Rechnungslegung migriert. Der IT-Spezialist HENRICHEN4easy steht dem Unternehmen für alle Fragen des elektronischen Dokumentenmanagement zur Seite.
Die Eichbaum-Brauereien AG ist eine der fortschrittlichsten Brauereien Baden-Württembergs und blickt zugleich auf eine lange Tradition zurück. Hauptabsatzgebiete sind Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz und Südhessen. Seit dem Jahr 2000 ist die Eichbaum Brauereien AG im Verbund der Beteiligungsgesellschaften unter dem Dach der Actris AG mit Sitz in Mannheim angesiedelt.
Vor der Einführung des elektronischen Systems zur Rechnungsverarbeitung waren Rechnungen traditionell auf Papier gedruckt. Da an mehreren Standorten Einkäufer aktiv sind, ging der Überblick, wer gerade welche Rechnung bearbeitet, verloren, und das Unternehmen verlor wertvolle Skonti.
Die Aufgabestellung: elektronischer Rechnungsworkflow
Zur Optimierung der SAP-basierten Geschäfts- und Rechnungslegungsprozesse beauftragte Eichbaum die SAP-erfahrene HENRICHSEN AG mit der Realisierung eines elektronischen Rechnungsworkflows. Zunächst fiel die Entscheidung für eine automatisierte Strecke zur kreditorischen Rechnungsprüfung, die aus einem elektronischen EASY-Archivsystem und dem SAP-Workflow in der Variante maxflow bestand. Seit Ende 2008 nutzt die Eichbaum Brauereien AG mit Invoice4SAP die neueste Generation im elektronischen Rechnungsworkflow.
Die Lösung: HENRICHSEN Invoice4SAP
HENRICHSEN Invoice4SAP ist eine leistungsfähige Lösung zur Verarbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen innerhalb von SAP. Der Invoice-Prozess wird dabei über alle gängigen Eingangskanäle wie gescannte Dokumente, Faxe oder E-Mail-Inhalte gestartet. Die automatische Belegerkennung prüft alle für das Rechnungswesen relevanten Daten und gleicht diese mit vorhandenen Stammdaten ab.
Zentral: Rechnungseingangsbuch
Zentrales Steuerungsinstrument ist das Rechnungseingangsbuch, in dem alle eingehenden Rechnungen gelistet sind. Auf einen Blick erkennt der Nutzer den Bearbeitungsstand der einzelnen Posten. Im Management-Summary werden zudem die TOP 10-Kreditoren sowie die durchschnittlichen Durchlaufzeiten dargestellt. So wird die notwendige Transparenz sichergestellt.
Alle Dokumente werden im PDF-Format revisionssicher abgelegt. Mit positiven Folgen für die Eichbaum Brauereien AG: Sie spart Zeit kann Skonti nutzen, weil Rechnungen nun in maximal neun Tagen erledigt sind.
Weitere Informationen auf HENRICHEN4easy
Der ausführliche Anwenderbericht sowie viele weitere Informationen darüber, wie einfach Enterprise Content- und Dokumentenmanagement auf EASY-Basis funktioniert, sind auf HENRICHEN4easy veröffentlicht.
Die HENRICHSEN4easy GmbH konzentriert sich auf die elektronische Beleg- und Datenarchivierung sowie das Management von Dokumenten und Inhalten mit den Lösungen von EASY SOFTWARE.
Der IT-Spezialist sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung und halten Inhalte und Informationen unabhängig von Zeit und Ort unternehmensweit griffbereit – kein langes Suchen, kein Datenverlust, keine Papierflut in überquellenden Archivregalen.
Auf Basis modernster Technologien von EASY bietet HENRICHSEN4easy anwenderorientierte Dokumentenmanagement-Lösungen für die gängigen Betriebssysteme, Arbeitsumgebungen und Dateiformate an. Gleichzeitig ist das Unternehmen mit EASY in der Lage, für jede Branche und jede Unternehmensgröße die maßgeschneiderte Lösung zur Optimierung dokumentenbasierter Prozesse zu liefern.
Denn bei allen Lösungen von EASY handelt es sich um Standardsoftware – tausendfach implementiert, ohne Aufwand per Routine zu installieren und einfach zu warten und zu betreuen.
Der Dokumenten- und Archivserver EASY ENTERPRISE bildet die Basis des EASY-Produktportfolios, das darüber hinaus die nahtlos integrierten Archivierungslösungen im Umfeld ausgewählter Standardsoftware wie SAP ERP, IBM Lotus Notes/Domino, Microsoft Office oder Microsoft Dynamics umfasst.
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