Bauaufsicht Frankfurt/Main schafft in Pilotprojekt die Basis für digitale Abwicklung aller baurechtlichen Prozesse. Kommunikation zwischen Antragsteller und Behörde sowie Einreichen umfangreicher Unterlagen nun online möglich.
Dettingen/Teck, 16.11.2017 – Die cit GmbH, Spezialist für formular- und dokumentbasierte Software, hat in Zusammenarbeit mit der OTS Informationstechnologie AG einen Online-Formularassistenten zur elektronischen Bauantragstellung für Werbeanlagen für die Bauaufsicht der Stadt Frankfurt/Main entwickelt.
Die Abwicklung des Bauantragverfahrens sollte komplett medienbruchfrei elektronisch erfolgen können. Zu den weiteren Anforderungen gehörten die Möglichkeit zur vollständigen elektronischen Einreichung der umfangreichen Daten und Bauvorlagen über den Formularassistenten sowie die anschließende kontrollierte Übernahme in das Fachverfahren, das von der OTS Informationstechnologie geliefert wird.
„Wichtig war uns außerdem, dass während des Baugenehmigungsverfahrens über eine Kommunikationsplattform mit der vom Bauherrn bevollmächtigten und verantwortlichen Person effizient papierlos kommuniziert werden kann“, erläutert Berthold Reinke, ehemaliger Leiter Informationstechnik bei der Bauaufsicht Frankfurt die weiteren Anforderungen, die die Behörde im Rahmen des Projektes umsetzen wollte. „Darüber hinaus sollten die Bauvorlagen als eAkte sicher in einem DMS-System archiviert werden.“
Auch die Möglichkeit zur Unterbrechung des Ausfüllprozesses sollte gegeben sein. Dazu können die eingegebenen Daten auf jeder Seite zwischengespeichert werden. Die Ablage erfolgt automatisch lokal. Ein Klick auf die gespeicherte HTML-Datei ruft den Formularassistenten mit den bis dahin eingegebenen Daten wieder auf, so dass der Antrag weiter ausgefüllt werden kann.
Als besondere Herausforderung mussten Schnittstellen geschaffen werden, die die heterogene Softwarelandschaft bestehend aus der Fachanwendung, der elektronischen Akte, dem Formularassistenten, der Expertenauskunft (Kommunikationsplattform) und verschiedenen Office-Anwendungen erfolgreich und reibungslos funktionieren lassen.
Eine weitere Hürde stellte die Unterschrifts- und Schriftformerfordernis dar: Da es in Hessen derzeit noch keine Regelungen für eine digitale Unterschrift als gültige Willenserklärung bei der Antragstellung gibt, entschlossen sich die Projektbeteiligten dazu, ähnlich wie bei der digitalen Steuererklärung dem digitalen Antrag einen Mantelbogen als Hilfsmittel der Rechtssicherheit beizufügen, der ausgedruckt, unterschrieben und parallel zum digitalen Antrag abgegeben wird. Dieser Mantelbogen wird automatisch vom Formularassistenten aufbereitet. Mit dessen Unterzeichnung bestätigen Bauherr und Entwurfsverfasser die Inhalte und Richtigkeit des digitalen Antrags und der digital eingereichten Unterlagen. Auch die Baugenehmigung muss aufgrund der gegenwärtigen Rechtslage derzeit noch in Papierform erteilt werden.
Mit dem Ergebnis des elektronischen Bauantrags ist Berthold Reinke sehr zufrieden: „Die Anwendungen „Formularassistent“ und „Expertenauskunft“, die von externen Beteiligten genutzt werden, sind webbasiert und ausgesprochen benutzerfreundlich gestaltet. Intern freuen wir uns über die verbesserte Qualität der Antragsunterlagen, die papierlose, zeit- und wegesparende Antragseinreichung und
-bearbeitung und die Vermeidung von Doppelarbeiten bei der Datenerfassung.“
Peter Lechner von der OTS hebt besonders die Möglichkeiten des Austauschs zwischen den an der Antragstellung und -bearbeitung Beteiligten hervor: „Von der Antragstellung über die Unterlagennachlieferung bis zur Dokumentenbereitstellung durch die Bauaufsicht können Behörde und Antragsteller bürozeitenunabhängig über eine Plattform sicher miteinander kommunizieren und auf alle Unterlagen zugreifen.“
„Der eingesetzte moderne Formularassistent führt den Benutzer durch den Antrag und prüft bereits während des Ausfüllens die Plausibilität der Daten“, ergänzt Thilo Schuster, Geschäftsführer bei der cit. „Der rechtlich notwendige Mantelbogen ergibt sich aus den gemachten Angaben und erfordert keine gesonderte Erstellung.“
Nach rund einem Jahr im Einsatz können die Frankfurter bereits deutlich steigende Fallzahlen verzeichnen. Mit der Novellierung der Hessischen Bauordnung sollen künftig auch die rechtlichen Voraussetzungen für eine vereinfachte und vollständig medienbruchfreie Abwicklung auf elektronischem Wege geschaffen werden, bei der dann auch der Mantelbogen wieder entfallen kann.
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Mit der innovativen Produktfamilie cit intelliForm unterstützt die cit öffentliche Auftraggeber und Unternehmen wie Banken und Versicherungen bei der webbasierten Umsetzung komplexer Antrags- und Verwaltungsabläufe im E-Government und im Kundenservice. Die assistentengestützten Formulare, mobilen Anwendungen und Formularlösungen von cit verbessern den Kundenservice, beschleunigen Prozesse und reduzieren Aufwände und Kosten. Dabei erstreckt sich das Lösungsspektrum von cit von einfachen, ausfüllbaren PDFs bis hin zu komplexen Formular-Assistenten.
Zu den Kunden der cit gehören viele Behörden und Institutionen im öffentlichen Bereich wie zum Beispiel die Länder Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg, die Landeshauptstädte Stuttgart, Dresden und Erfurt ebenso wie die Deutsche Forschungsgemeinschaft. Weiterhin gehören zu den Kunden namhafte Unternehmen wie der W. Kohlhammer Verlag und die netbank AG. Die Produkte von cit werden auch von innovativen Partnern wie u.a. der Datenzentrale Baden-Württemberg, der OpenLimit SignCubes AG oder der T-Systems erfolgreich eingesetzt.
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