Ein Zusatzmodul für die Entgeldabrechnungs-Software, entwickelt vom Software-Entwickler E+S aus Bielefeld, liest alle relevanten Daten schnell aus.
Beim Industrieunternehmen Hueck-Rheinische aus Viersen werden ca. 200 Personalabrechnungen im Monat über ein webbasiertes Abrechnungssystem erstellt, das von dem Software-Entwickler „E+S Unternehmensberatung für EDV“ entwickelt und implementiert wurde. Durch die Erweiterung der eingesetzten Entgeltabrechnungs-Software um ein entsprechendes Modul, konnte das mittelständische Industrieunternehmen in 2015 erstmalig an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) der Deutschen Rentenversicherung-Bund (DRV Bund) teilnehmen.
„Ich sehe schwarz für Sie!“
Die abschließenden Worte des Prüfers der DRV jagten Kathi Rothermel, Personalsachbearbeiterin bei Hueck-Rheinische, zunächst einen gehörigen Schrecken ein. Wenn sie heute davon erzählt, lacht sie darüber. Denn diese, vom Prüfer etwas scherzhaft gemeinte Formulierung, bedeutete nur Gutes: Im automatisch generierten Prüfbericht gab es keine rot markierten Eintragungen, somit war alles in Ordnung. Keine weiteren Nachprüfungen, keine Nachforderungen. Ein erfreulicher Einstieg in die euBP.
Die Grundlage: Ein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm
Seit 1999 arbeitet die Hueck-Rheinische mit der Personalabrechnungssoftware von E+S. Kathi Rothermel hat seinerzeit die Einführung und Implementierung dieses modularen Abrechnungsprogramms begleitet. „Wenn diese damals nicht schon „hueckspezifisch“ mit der Berücksichtigung der sich ständig ändernden Metall-Tarife erfolgt wäre, wäre es heute nicht möglich, einfach per Knopfdruck das Gehalt aller Mitarbeiter nach einer Tarifänderung zu ermitteln.“ Stattdessen hätte man die Veränderung bei jedem der 200 Mitarbeiter einzeln eintragen müssen.
Zertifiziertes Zusatzmodul ließ sich schnell integrieren
Als Kathi Rothermel sich bei E+S nach einer Möglichkeit zur Teilnahme am elektronischen Verfahren erkundigte, liefen dort gerade die letzten Tests für das neue Modul euBP. Das gesamte euBP-Projekt befand sich bis Ende 2013 noch in der Pilotphase. Damit gehörte E+S zu den ersten, die an dem Modul für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung arbeiteten. Das bereits 2014 von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG GmbH) geprüfte und zertifizierte Zusatzmodul wird dafür in das bestehende Abrechnungssystem des E+S-Kunden integriert. „Die Erweiterung unserer Personalabrechnungs-Software mit diesem Modul war schnell geschehen und nach einer kurzen Erklärung konnte ich direkt damit arbeiten“, begeistert sich Kathi Rothermel über die leichte Bedienbarkeit des Programms.
Mit wenigen Klicks alle Daten ausgelesen
Kathi Rothermel erinnert sich mit einem Schmunzeln an den etwas holprigen Einstieg in die Prüfung. Der Prüfer war nicht darauf vorbereitet, dass man bei Hueck Rheinische die euBP nutzen wollte, für beide war es das erste Mal. „Doch wir haben das gut zusammen hinbekommen und es klappte reibungslos.“ Mit wenigen Klicks ließen sich alle für den vorgegebenen Prüfzeitraum relevanten Daten rund um die Sozialversicherung automatisch auslesen, in dem vorgegebenen Dateiformat speichern und in verschlüsselter Form an den Server der DRV übermitteln. Der Betriebsprüfer setzte für die Überprüfung der Daten eine Auswertungssoftware ein. Hätte es Unstimmigkeiten gegeben, z. B. bei Beitragsnachweisen für die Krankenkassen oder Rentenversicherungsmeldungen, wären diese rot markiert worden.
Nach 2 Teilzeittagen war alles besprochen
Insgesamt dauerte die Betriebsprüfung bei der Hueck-Rheinische nur zwei halbe Tage. „In diese Zeit fiel noch die Prüfung der Künstlersozialabgabe, die nicht über die euBP erfolgen kann sowie das halbstündige Abschlussgespräch“, sagt Kathi Rothermel und fügt hinzu: „Ich kann es jedem Unternehmen empfehlen, sich auf die euBP einzulassen. Mit der elektronischen Übermittlung der Daten gibt man dem Prüfer alles an die Hand, was er zur Prüfung braucht, was für beide Seiten eine enorme Arbeitserleichterung bringt.“
Voraussetzungen für euBP schaffen
Derzeit ist die Teilnahme an der in 2012 von der Deutschen Rentenversicherung eingeführten elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (EuBP) für die zu prüfenden Unternehmen noch freiwillig. Dabei nutzen eher wenige Unternehmen diese Möglichkeit, die sich wie der Erfahrungsbericht zur euBP zeigt, in der Praxis als vorteilhaft herausstellt. Die einzige Bedingung, um an diesem Verfahren teilnehmen zu können, ist ein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm aus dem die Daten über eine Schnittstelle an die DRV in digitaler Form übermittelt werden.
Die E+S Unternehmensberatung für EDV bietet ein hochleistungsfähiges Abrechnungssystem an, das permanent den gesetzlichen Anforderungen angepasst wird und alle Bereiche der Lohn- und Gehaltsabrechnung abdeckt. Die modulare Struktur macht es möglich, das Programm kundenspezifisch anzupassen und z. B. Neuerungen wie das Modul zur euBP jederzeit einfach auf Wunsch in das bestehende System zu integrieren.
E+S Untenrehmensberatung für EDV GmbH aus Bielefeld entwickelt und vertreibt seit 1979 Software für das Personal- und Rechnungswesen. Mit seinen webbasierten Lösungen hat sich der der IT-Dienstleister zudem auf die Bedürfnisse folgender Branchen konzentriert: Mittelständische Betriebe in der Industrie, Personaldienstleister, kommunale Verwaltung und Gesundheitswesen.
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