EU Whistleblower-Richtlinie Hinweisgeberschutzgesetz – Der aktuelle Sachstand August 2022

Es gab am 13. April 2022 einen Referentenentwurf (RefE) und in der vergangenen Woche, am 27. Juli 2022 folgte der Regierungsentwurf als Vorbereitung der Abstimmung im Parlament unter dem Titel…

Bild Hinweisgeberschutzgesetz – EU Whistleblower Hotline- Der aktuelle Sachstand August 2022
Nicole-Biermann-Wehmeyer
Autorin Nicole Biermann-Wehmeyer – Juristin, Digitalisierungsberaterin, Compliance Officer, IT-Compliance Manager, Inhaberin Bildungsinstitut Wirtschaft

Autor Hendrik Siebenmorgen – Digital Consultant, Referent für Sicherheitspolitik, Offizier, Master Of Arts ( Staats- und Sozialwissenschaften), Inhaber Bildungsinstitut Wirtschaft

Blogartikel, Compliance, EU Whistleblower-Richtlinie.
Im Jahr 2019 hat die Europäische Union eine Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern („Whistleblowern“) auf den Weg gebracht. Die Richtlinie verlangt zudem , dass die Mitgliedsstaaten diese Bestimmung in nationales Recht überführen. Das sollte bis zum Stichtag 17.12.2021 passieren. Deutschland hat durch den Regierungswechsel und durch diverse Unstimmigkeiten im Gesetzgebungsverfahren diese Frist versäumt. Hinweisgeber sind Personen, die Missstände und Gesetzesverletzungen im eigenen Unternehmen aufdecken, da diese häufig versucht werden zu vertuschen. Für diese Personen hat sich auch der Begriff „Whistleblower“ etabliert. Da diese Hinweisgeber nach ihrer Aussage häufig Repressalien ausgesetzt sind will die EU sie mit dieser Richtlinie vor negativen Folgen, oder gar der Kündigung schützen wenn diese Verstöße offenlegen. Diese können bei Verstoß unter anderem Schadensersatz einklagen.

EU-Whistleblower-Richtlinie.1.1
Was besagt die EU Whistleblower-Richtlinie?
Die EU Richtlinie von 2019 schreibt ein Meldeverfahren vor, das hinweisgebenden Personen offen stehen muss. Seit 2021 für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern und ab 2023 auch für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern.

Dieses Meldeverfahren besteht aus:

einer einzurichtenden internen Meldestelle,
externen Aufsichtsbehörden,
der Öffentlichkeit, beispielsweise den Medien.
Bezüglich der Reihenfolge der Meldungen besteht eine Entscheidungsfreiheit des Hinweisgebers. Es wird in der Richtlinie empfohlen dass sich Hinweisgeber zunächst an die interne Meldestelle wenden, eine verpflichtende und damit bindende Hierarchie gibt es jedoch nicht.

Unternehmen müssen interne Meldestelle einrichten
Diese interne Meldestelle kann durch das Unternehmen selbst gestellt und eingerichtet werden. Verantwortlich ist gemäß der Richtlinie die „am besten geeignete Person:“ Dies könnte also die Personalleitung, der Compliance Officer oder auch der CFO sein.

Der Meldeweg kann dann etwa eine telefonische Hotline, eine digitale Plattform, ein anonymes Mailsystem oder auch die persönliche Meldung sein. Dabei müssen alle Meldewege DSGVO-konform sein.

Die letzte Möglichkeit gestaltet sich allerdings eher schwierig, da die Anonymität der Hinweisgeber gemäß Richtlinie stets gewährleistet sein muss.

Daher bieten sich auch externe Dienstleister an um diese Rolle für Unternehmen zu übernehmen.

Was passiert mit Meldungen?
Für den Verfahrensweg nach dem Eingang einer Meldung auf einem der Meldewege gibt es klare Fristen zur weiteren Bearbeitung. Nach einer Meldung bei der eingerichteten internen Meldestelle muss dem Hinweisgeber nach spätestens sieben Tagen der Eingang seiner Meldung bestätigt werden. Nach spätestens drei Monaten muss das Unternehmen konkrete Maßnahmen getroffen haben.

Wie ist der aktuelle Stand?
Die EU Richtlinie wurde 2019 beschlossen, mit der Verpflichtung zur Überführung in das jweilige nationale Recht der Mitgliedsstaaten bis zum Stichtag 17.12.2021. Bis zu diesem Stichtag mussten auch alle Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern eine entsprechendes Hinweisgeberschutzsystem etabliert und eingeführt haben. Sie trat mit dem 18.12.2021 als EU Recht in Kraft.

Deutschland ist dieser Verpflichtung noch nicht (Stand: 01.08.2022) nachgekommen, das EU Recht ist aber dennoch bindend. Der aktuelle Stand zu unserer deutschen Gesetzeslage sieht wie folgt aus:

Es gab am 13. April 2022 einen Referentenentwurf (RefE) und in der vergangenen Woche, am 27. Juli 2022 folgte der Regierungsentwurf als Vorbereitung der Abstimmung im Parlament unter dem Titel. „Entwurf eines Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“. Der Gesetzesentwurf wird nach seinem anstehenden Beschluss durch das Parlament drei Monate später gültig. Es ist also mit einer Wirkung zum Ende des Jahres 2022 zu rechnen.

Fazit
Das heißt, Deutschland ist seiner Verpflichtung zur Umsetzung des EU Rechtes in nationales Recht zwar noch nicht nachgekommen. Dennoch ist die Whistleblower EU Richtlinie rechtlich bindend. Der aktuelle Gesetzesentwurf der Regierung vom 27. Juli 2022 wird wahrscheinlich zeitnah im Parlament zur Abstimmung gebracht werden und, falls er angenommen wird, nach drei Monaten zum Ende des Jahres wirksam werden.

Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sind bereits seit 18.12.2021 zu einem solchen System verpflichtet. Die noch ausstehende Frist zur Umsetzung für Unternehmen mit mehr als 50 aber weniger als 250 Mitarbeitern endet am 17.12.2023.

Unternehmen können sich zur Einrichtung einer internen Meldestelle auch auf die Unterstützung von externen Dienstleistern setzen. Unter anderem bieten wir als Bildungsinstitut Wirtschaft mit unserer Compliance-Abteilung entsprechende Dienstleistungen zu fairen Konditionen an.

Diese Hinweisgebersysteme können neben dem Aufwand auch eine große Chance für Unternehmen darstellen. So bekommen sie schnellen Zugang und Information über Missstände im eigenen Unternehmen und haben so die Möglichkeit schnell zu reagieren.

Gleichzeitig kann ein entsprechendes System die Fehlerkultur verbessern und schafft mehr Fairness und Transparenz.

Wünschen Sie eine individuelle Beratung, Unterstützung bei der Einrichtung einer internen Meldestelle oder möchten Sie ihre Mitarbeiter zum Thema Compliance schulen lassen?

Wir unterstützen Sie gerne.

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Unser Webinar speziell zu dem Thema Whistleblower Hotline:

Webinar Whistleblower Hotline

Hier geht es zu einem Fernsehinterview mit unserer Expertin für Compliance, Juristin und Inhaberin des Bildungsinstituts Wirtschaft, Frau Nicole Biermann-Wehmeyer

Nicole Biermann Wehmeyer