Die Finanzbehörden haben seit Anfang 2015 mit den „GoBD“ erweiterten Zugriff auf Unternehmensdaten. Wie Unternehmen sich darauf vorbereiten schildern die KMU-Berater News 2016-02 des Bundesverband Die KMU-Berater.
Die Finanzverwaltung des Bundes hat zum 1. Januar 2015 die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ in Kraft gesetzt. Damit ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) neuer und großer Verwaltungsaufwand entstanden. Dieser kann für Mittelständler gleichzeitig auch eine Chance sein, sagt der Berufsverband „Die KMU-Berater – Bundesverband freier Berater e. V.“ . In der neuesten Ausgabe seiner „KMU-Berater News“ zeigen Mitglieder des Verbandes deshalb auf, wie KMUs mit den GoBD umgehen können – herunterzuladen unter www.berater-news.kmu-berater.de .
„Mit den GoBD kommen auf Mittelständler mehr Aufbewahrungspflichten, mehr Dokumentationsaufwand und mehr drohende Sanktionen der Finanzverwaltung zu. Zudem scheint es uns als Verband so, als seien die Grundsätze vor allem auf große Unternehmen zugeschnitten worden. Die Besonderheiten kleiner und mittlerer Unternehmen befanden sich dabei wohl nicht im Blickfeld. Trotzdem sagen wir unseren Kunden: Macht aus der Not eine Tugend und nutzt die GoBD, um Prozesse und Strukturen in euren Betrieben zu überprüfen und zum eigenen Vorteil zu verändern“, sagt der Verbandsvorsitzende Thomas Thier.
Für Unternehmer, die sich noch nicht sicher sind, welche Auflagen sie bereits erfüllen und welche Maßnahmen noch durchgeführt werden müssen, hat KMU-Berater Joachim Welper einen Schnellcheck entwickelt. Dieser gliedert die wesentlichen Aspekte der GoBD in zwölf Kapitel und gibt konkrete Handlungsempfehlungen, zum Beispiel zur Aufbewahrung von Papierbelegen und weiteren Daten, zu der Anforderung an die Unveränderbarkeit von Daten, zur revisionssicheren Speicherung elektronischer Daten und zur Sicherung aller Daten gegen Verlust.
Großer Handlungsbedarf könnte bei vielen KMUs im Bereich der von den Finanzbehörden verlangten Verfahrensdokumentation und bei der Einführung eines internen Dokumentenmanagementsystems entstehen. Wie sich diese umfangreichen Projekte am besten angehen lassen, beschreiben die beiden KMU-Berater Klaus Rübel und Christian Wegner in ihren Beiträgen.
Dass auch Chancen in den GoBD stecken, zeigt KMU-Berater Detlef Müller in seinem Beitrag in den „KMU-Berater News“ auf: etwa die Reduzierung des Verwaltungsaufwandes durch eine Prozesssteuerung, die Eliminierung der Ablage oder ein schnelles Wiederfinden der Belege durch ein modernes Dokumentenmanagementsystem. „Auch aus den schärferen Regeln zur zeitgerechten Verbuchung ergeben sich Vorteile: Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah zu erfassen. Dies „zwingt“ viele Unternehmer zu einer bisher nicht dagewesenen Aktualität ihres Zahlenmaterials. Durch die digitalisierte Belegerfassung und die klare Nachvollziehbarkeit jeder einzelnen Buchung kann der Unternehmer seine Zahlen vom Kontenblatt bis zum Beleg hin zurückverfolgen und schafft sich so mehr Klarheit. Das gibt für unternehmerische Entscheidungen mehr Sicherheit“, ist Müller überzeugt.
Martin Henn, Haupt-Sachgebietsleiter Betriebsprüfung in einem Kölner Festsetzungs-Finanzamt und Mitautor der Grundsätze, erläutert im Interview Rechtsfolgen und Sanktionen der Finanzbehörden bei Nichteinhalten der GoBD, den Umgang mit Office-Programmen und den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems.
Nicht zuletzt betont Marcus Tuschen, Präsident des Steuerberaterverbandes Westfalen-Lippe e. V. die Bedeutung der GoBD und deren Umsetzung gerade für KMU sowie die Möglichkeiten zur Kooperation von Steuerberatern und Unternehmensberatern bei der Installation der GoBD in den Unternehmen.
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