Automatisiertes Vertragsmanagement EASY Contract spart Kosten
Straubing, 18. April 2016 – Seit die Bezirkskliniken Mittelfranken die Vertragsmanagement-Software EASY Contract und EASY Archiv nutzen, herrscht Ordnung in den Verträgen und alle Daten stehen für den schnellen Zugriff transparent zur Verfügung. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch viel Geld. Als Systemhaus steht den Bezirkskliniken Mittelfranken die auf Dokumentenmanagement-Lösungen spezialisierte Henrichen4easy GmbH zur Seite.
Die Bezirkskliniken Mittelfranken sind eines der größten Klinikunternehmen der Region. In acht Kliniken und zwei Heimen kümmern sich rund 3.000 Beschäftigte pro Jahr um rund 19.000 teilstationäre und stationäre sowie etwa 31.000 ambulante Patienten. Sie werden in circa 1.700 Betten und Behandlungsplätzen versorgt. Zwei soziotherapeutische Wohnheime bieten Platz für circa 95 Bewohnerinnen und Bewohner.
Als sich die Bezirkskliniken Mittelfranken für ein modernes, elektronisch basiertes Vertragsmanagement zur effizienten Erfassung, Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen entschieden hatten, erwies sich nach einer Markterkundung das Vertragsmanagement Easy Contract aus der Familie der Easy Software, vorgestellt von der Firma Henrichsen4easy aus Straubing, als die optimale Lösung. „Die Einfachheit der Lösung, vor allem durch ihre starke Anlehnung an die Outlook-Optik, schienen uns intuitiv verständlich und unkompliziert“, so Dirk Loleit, Justiziar und Leiter Recht und Vertragsmanagement.
Als weitere Vorteile sprachen die webbasierte Anwendung sowie standardisierte Vorlagen für diverse Miet-, Kauf- oder Dienstleistungsverträge und das teamübergreifende Dokumentenmanagement für die Easy Software.
Vier Easy-Workflows: Von der Anfrage bis zur Kündigung
Der Gesamte Prozess – vom Vertragsabschluss über die Vertragspflege-/Controlling, die Vertragsbewirtschaftung bis hin zur Vertragsbeendigung – werden heute via Easy Contract komplett elektronisch abgewickelt und Dirk Loleit zieht seine positive Bilanz: „Das neue System zwingt uns zur Ordnung, es gibt keine Vorverträge mehr und durch das neue Vier-Augen-Prinzip sind Fehlentscheidungen nahezu unmöglich. Die Vertreterregelung garantiert, dass nichts liegen bleibt. Zudem ist jeder Vorgang dokumentiert. Durch den schnellen elektronischen Zugriff arbeiten wir produktiver und die Verträge stehen allen Berechtigten lückenlos und transparent zur Verfügung. Kosten sparen wir u.a. dadurch, dass uns das System regelmäßig über Kündigungsfristen informiert und dadurch ein proaktives Vertragsmanagement hinsichtlich Neuverhandlungen möglich ist.“
Weitere Informationen auf Henrichen4easy GmbH
Der ausführliche Anwenderbericht sowie viele weitere Informationen darüber, wie einfach Enterprise Content- und Dokumentenmanagement auf EASY-Basis funktioniert, sind auf www.HENRICHSEN4easy.com veröffentlicht.
Die HENRICHSEN4easy GmbH konzentriert sich auf die elektronische Beleg- und Datenarchivierung sowie das Management von Dokumenten und Inhalten mit den Lösungen von EASY SOFTWARE.
Der IT-Spezialist sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung und halten Inhalte und Informationen unabhängig von Zeit und Ort unternehmensweit griffbereit – kein langes Suchen, kein Datenverlust, keine Papierflut in überquellenden Archivregalen.
Auf Basis modernster Technologien von EASY bietet HENRICHSEN4easy anwenderorientierte Dokumentenmanagement-Lösungen für die gängigen Betriebssysteme, Arbeitsumgebungen und Dateiformate an. Gleichzeitig ist das Unternehmen mit EASY in der Lage, für jede Branche und jede Unternehmensgröße die maßgeschneiderte Lösung zur Optimierung dokumentenbasierter Prozesse zu liefern.
Denn bei allen Lösungen von EASY handelt es sich um Standardsoftware – tausendfach implementiert, ohne Aufwand per Routine zu installieren und einfach zu warten und zu betreuen.
Der Dokumenten- und Archivserver EASY ENTERPRISE bildet die Basis des EASY-Produktportfolios, das darüber hinaus die nahtlos integrierten Archivierungslösungen im Umfeld ausgewählter Standardsoftware wie SAP ERP, IBM Lotus Notes/Domino, Microsoft Office oder Microsoft Dynamics umfasst.
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