Ein Konzern setzt seine Jahresauftaktveranstaltung als hybride Veranstaltung um
Die Unsicherheit bei Veranstaltern ist trotz gesunkener Inzidenzzahlen noch immer groß. Wie kalkuliert man als Veranstalter bei Projektstart die Besucherzahlen? Wie viele Hotelzimmer garantiert man den Hotels? Wann ist der „point of no return“? Also der Zeitpunkt, ab dem die Veranstaltung auf Grund der Stornofristen aus kaufmännischen Gesichtspunkten nicht mehr abgesagt werden sollte?
Vor diesen Fragen stand auch der Kunde der Agentur BEEFTEA, zum Zeitpunkt des Pitchgewinns im Oktober 2021.
Live Event vs. hybride oder digitale Veranstaltung – Welchen Weg soll man gehen?
Das Unternehmen plante für 2022 seine jährliche Partner-Jahresauftaktveranstaltung mit 1.100 Teilnehmern als Live Event. Das vorhergehende Event in 2021 musste auf Grund von Corona als Live Event abgesagt werden und fand stattdessen als Digitalevent statt. Nun sollte in 2022 ein Neustart als Live Event gewagt werden.
Eine Location wurde in Neuss bei Düsseldorf gefunden. Groß genug, um die geplanten 1.100 Gäste im Plenum unterzubringen; aber gleichzeitig nicht zu groß für den Fall, dass es wesentlich weniger Teilnehmer werden sollten.
Aber wie geht man mit der Unsicherheit der Gäste um? Wenn diese auf Grund der Corona-Zahlen absagen, verliert der Veranstalter zahlreiche Teilnehmer. Die Lösung fand sich in der hybriden Form des eigentlichen Events. Der Plenumsteil wurde im Internet auf einer Webcast-Plattform übertragen. Für diese Technologie hatte das Unternehmen mit BEEFTEA einen versierten Partner gefunden. Die Agentur hat seit 2019 über 85 Digitalevents mit 48.000 Besuchern und 156 virtuellen Meetings organisiert.
Der Geschäftsführer der Agentur BEEFTEA referierte bereits mit dem Start der Digitalevents zu Beginn der Corona-Krise in zahlreichen Vorträgen darüber, dass Eventagenturen bei der Planung und Umsetzung von Digitalevents wie TV-Produzenten agieren müssen. Live Events sollten nunmehr als TV-Format konzipiert und umgesetzt werden. Mit mehreren Kameras wurden verschiedene Kameraperspektiven erzeugt, mit zahlreichen Bildschnitten wurde es für den virtuellen Teilnehmer vor einem Monitor visuell nie langweilig. Die Zeiten der schlechten Ausleuchtung des Sets und der nicht synchron übertragenen Bild- und Tonsequenzen waren für BEEFTEA schon lange zu Ende.
Hybride Events und Medien – Was gilt es zu beachten?
Doch wie geht man mit Medientools wie Powerpoint-Präsentationen auf der Bühnenrückwand um, wenn diese für die Live-Zuschauer in Neuss auf der 30 Meter breiten und 5 Meter hohen Bühnenwand vollflächig im 32:9-Format gezeigt werden, der Monitor der virtuellen Teilnehmer im Livestream aber nur ein Format 16:9 zulässt? Hier wurde seitens der Agentur BEEFTEA der komplette Power Point Content doppelt erstellt. Für die Bühne im Saal im 32:9- und für den Livestream im 16:9-Format. Denn anders als bei Bühnenshows, wo der virtuelle Zuschauer die Bühnenshow wie im Fernsehen durch die verschiedenen Kameraschnitte im Anschnitt sieht, müssen die Power-Point-Präsentationen im Livestream auf der Webseite vollflächig zu sehen sein. Daher die Dopplung des Contents im Streaming-Format.
Das Ergebnis der hybriden Veranstaltung konnte sich sehen lassen. Von reinen Vorträgen über Talkrunden bis hin zur multimedial inszenierten Award-Verleihung wurde alles für die Zuschauer im Saal und hinter den Bildschirmen perfekt als TV-Format produziert.
Sollten Dinner Events auch digital übertragen werden?
Aber wie geht man als Veranstalter mit der Übertragung der Abendveranstaltung um? Hier hatte BEEFTEA bereits seine Erfahrungen gemacht und riet seinem Kunden dazu, die Abendveranstaltung nicht zu übertragen. Denn anders als bei der Vermittlung von Informationen im Rahmen der Konferenz eignet sich die Übertragung von reinen musikalischen Acts im Rahmen der Abendveranstaltung nicht zur Übertragung. Hier ist die Absprungrate der virtuellen Teilnehmer bereits nach kurzer Zeit sehr hoch. Das liegt unter anderem daran, dass bei solchen Programmteilen der Wunsch der Teilnehmer doch zu groß ist, live dabei zu sein, anstatt sich das Programm nur am Bildschirm anzuschauen.
Denn wer spürt am Bildschirm nicht auch ein wenig Sehnsucht, wenn die Kameraperspektive im Saal vom Musik-Act zum Publikum wechselt und der virtuelle Zuschauer die feiernden Menschen an geschmückten Tischen mit leckerem Essen und einem toll dekorierten Saal sieht. Hier eignet sich eine hybride Veranstaltung eher weniger.
Fazit: Sind hybride Events die Zukunft der Live-Kommunikation?
Hybride oder komplette digitale Events werden Live-Veranstaltungen, bei denen es neben der Vermittlung von Informationen auch um Socializing der Gäste untereinander geht, nicht ersetzen können. Hybride Events werden aber die Brücke zu der Zielgruppe sein, für die es primär um die Einholung von Informationen durch Vorträge oder Präsentationen ohne nennenswerten Dialog mit dem Zuschauer geht. Oder wenn die nächste Corona-Welle uns erreicht und der Teilnehmer Bedenken gegen eine Präsenzteilnahme mit vielen anderen Gästen teilt.
Aus Veranstaltersicht vergrößert man mit der hybriden Veranstaltung seine Reichweite. Und erreicht auch diejenigen, denen die Anreise und komplette Reisezeit zu viel ist.
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