Intervalid auf der IT-SA 2019

Softwarelösung für die gesetzeskonforme Umsetzung der EU Datenschutz Grundverordnung (DSGVO)

Bild Die DSGVO ist seit dem 25. Mai 2018 gültig und bringt einige Herausforderungen mit sich. Daher hat die Intervalid GmbH eine Softwarelösung entwickelt und sich auf die Umsetzung der DSGVO spezialisiert. Mit den beiden Standorten in Österreich und Deutschland werden Kunden nachhaltig bei der Etablierung ihres Datenschutzmanagements unterstützt. Doch wie sieht die Situation über 1 Jahr nach der DSGVO Einführung aus? Gründerin Benigna Prochaska berichtet über die Datenschutz-Herausforderungen aus der Umsetzungspraxis.

„Nach dem Inkrafttreten zeigt sich, dass Unternehmen in Bezug auf das Verzeichnis wesentliche Fortschritte erzielt haben. Die DSGVO ist jedoch so umfangreich, dass in vielen Fällen noch nicht alle Vorgaben erfüllt werden konnten. Vor allem die Löschung der Daten aus den zahlreichen Systemen, die natürlich miteinander verbunden sind, stellt Unternehmen vor eine große Herausforderung. Erfreulicherweise halten sich die Anfragen von Betroffenen, zumindest bei Unternehmen im B2B Bereich, in Grenzen. Ganz anders sieht es mit den Datenpannen aus: hier ist eine laufende Überprüfung und Verbesserung der technischen und organisatorischen Maßnahmen essentiell. Die gestiegene Anzahl der Meldungen an die Datenschutzbehörden und die mediale Berichterstattung zeigen die Gefahrenquellen recht deutlich.“ berichtet Prochaska. Risiken müssen demnach identifiziert und unternehmensweite Prozesse für die Behebung von Schwachstellen eingeführt werden. Dafür sorgen Lösungen wie Intervalid: mit der online Prüfung werden Gaps erkannt, entsprechende Checklisten und Workflows zur Behebung geboten und regelmäßige Audits durchgeführt. Übersichtliche Reports werden auf Knopfdruck erstellt und können Betroffenen oder der Datenschutzbehörde vorgelegt werden.

Langfristiger Datenschutz gelingt nur, wenn alle Fachbereiche eingebunden werden

Mittlere und größere Unternehmen, insbesondere Konzerne mit Tochtergesellschaften, stehen vor der Problematik den Datenschutz unternehmensweit zu dokumentieren und flächendeckend auszurollen. Viele haben das Verzeichnis mittels Excel angelegt, um zum Stichtag rechtzeitig fertig zu sein. Die Praxis zeigt, dass heute die meisten Unternehmen damit an ihre Grenzen stoßen: „Es ist schwierig, die Aktualität und laufende Pflege dezentral standort- und länderübergreifend effizient zu bewältigen. Die Anfragen an eine strukturierte Softwarelösung, die den DSGVO Prozess schrittweise abarbeitet und Mitarbeiter standortunabhängig aktiv einbindet, sind gerade in diesem Bereich in letzter Zeit stark gestiegen.“ so Prochaska. Mit Fragebögen und Formularen lassen sich die Verarbeitungen unternehmensweit einfach im online Tool erheben und laufend aktualisieren – die neuen Einträge bzw. Adaptierungen werden automatisch in das mehrsprachige Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten übernommen. Dieser Prozess muss einfach, übersichtlich und ohne Schulung durch den Fachbereich möglich sein. Hier unterstützt eine Software optimal.

Cyber Security: Umgang mit Datenpannen

Das Thema Cyber Security gewinnt immer mehr an Bedeutung. Daher ist es essenziell sich auf den Notfall vorzubereiten. „Intervalid bietet für Datenpannen eine gesetzeskonforme Dokumentation und Fragebögen, um Maßnahmen schnell einzuleiten und der Meldefrist gerecht zu werden. Das Thema Datenschutz sollte generell Teil der täglichen Arbeit sein. Dazu ist es unerlässlich das Bewusstsein bei jedem Mitarbeiter zu stärken und diese aktiv einzubinden.“ erklärt Prochaska.

Langfristige gesetzeskonforme Umsetzung

Die aktuell größte Herausforderung ist die Umsetzung der DSGVO über die Dokumentationspflicht hinaus: „Unternehmen entwickelt sich stetig weiter, beispielsweise werden neue Systeme eingesetzt bzw. der Mitarbeiterstand verändert sich. Daher: Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern viel mehr ein Prozess, welcher ständig überprüft, angepasst und gelebt werden muss.“ führt Prochaska weiter aus. Online Tools wie Intervalid bieten einen nachhaltigen Aufbau eines unternehmensweiten und gesetzeskonformen Datenschutzmanagements und unterstützen Unternehmen so sicher bei ihrer DSGVO Umsetzung.

Weitere Informationen:

– Nähere Produktinformationen: https://intervalid.com/wp-content/uploads/2018/10/Folder_Intervalid.pdf
– Produktvideo: https://www.youtube.com/watch?v=hmirhzyQwMM&t=54s