Geschäftsführer Fabian Frank berichtet von der Umstellung auf ein neues ERP-System bei der Ferdinand Kreutzer Sabamühle GmbH
Flüssigzucker, Getränkegrundstoffe und Gewürze: Das ist nur eine kleine Auswahl des Sortiments an Lebensmittelgrundstoffen, die das Nürnberger Unternehmen Ferdinand Kreutzer Sabamühle GmbH anbietet. Die Entscheidung, die alte Standard-Software abzulösen, fällte Geschäftsführer Fabian Frank im Jahr 2012. Heute ist die Umstellung abgeschlossen. Wie Herr Frank die Phase des Wechsels von einem System zum anderen erlebt hat, berichtet er im Interview.
Im Gespräch: Fabian Frank, Geschäftsführer Ferdinand Kreutzer Sabamühle GmbH. Herr Frank führt in vierter Generation das Familienunternehmen mit mehr als 900 Produkten wie Lebensmittelzusatzstoffe und Gewürze.
Herr Frank, gab es bei der Umstellung auf die neue Software besondere Herausforderungen?
Ja, sogar mehrere. Besonders wichtig ist uns unter anderem das Verwalten der Rahmenkontrakte im ERP-System. Häufig vereinbaren wir mit Kunden einen bestimmten Lieferumfang – beispielsweise 100 Tonnen eines Produkts -, von dem dann nach und nach kleinere Mengen abgerufen werden. Trotzdem müssen wir dabei immer flexibel bleiben. Kommt zum Beispiel ein anderer Kunde auf uns zu, der die gleiche Ware benötigt, möchten wir ihn gegebenenfalls sofort bedienen können, auch wenn die eingelagerte Ware an einen anderen Vertrag gebunden ist. Die Herausforderung für das System ist es, anpassungsfähig und dennoch übersichtlich zu sein. Wenn wir Ware auf Lager haben, wollen wir uns natürlich nicht vom System diktieren lassen, an wen wir verkaufen – denn unsere Stärke als Mittelständler ist die Flexibilität. Das Gleiche erwarten wir auch von unserem Softwareanbieter: dass er flexibel auf unsere Anforderungen reagiert.
Wie haben Sie damals die Auswahl des Softwareanbieters getroffen?
Als vor fünf Jahren unsere Suche nach einem neuen Softwareanbieter begann, haben wir die Schlüsselpersonen unserer Abteilungen an einen Tisch gebracht, damit die Entscheidung von allen gemeinsam getragen wird. So haben wir eine Vorauswahl getroffen. Einige Anbieter waren auf den ersten Blick zwar überzeugend, aber als es später um die Details der Software, insbesondere der Nutzeroberfläche, ging, haben wir oft gemerkt, dass es doch nicht zu unseren Bedürfnissen passt. Dass die Entscheidung auf Compex fiel, hatte mehrere Gründe. Unter anderem wurden unsere besonderen prozessorientierten Anforderungen berücksichtigt und darüber hinaus hat uns der Preis überzeugt. Und natürlich das Wichtigste: die Software selbst.
Und was hat sie bei der Software überzeugt?
Zum einen die Nutzeroberfläche, die besonders leicht zu bedienen ist. Die Mitarbeiter von Compex haben uns gezeigt, dass man meistens mit einem und höchstens mit drei Klicks zum Ziel kommt. Ein weiterer Grund war die Menüführung. Man kann sie so anpassen, dass nicht jeder immer das volle Programm sieht, sondern nur so viel, wie er wirklich braucht. Noch ein Punkt ist die Rechtevergabe. Niemand erhält pauschal Berechtigungen, sondern man definiert die Zugriffsrechte über Stellen und Rollen in einem Organigramm am Workflow entlang und weist sie dann Personen zu. Wir müssen uns also keine Sorgen machen, dass ein Mitarbeiter irgendwo agiert, wo er eigentlich keinen Zugang haben sollte. Die Prozesse laufen wirklich nur so ab, wie wir sie geplant und modelliert haben.
Wie beurteilen Sie rückblickend die Umstellungsphase? Was hat sich heute verändert?
Am Anfang jeder Umstellung auf eine neue Software gibt es immer Hürden, die man gemeinsam mit dem Softwareanbieter überwinden muss. So war das auch bei uns. Heute will hier aber keiner mehr auf die neue Software verzichten. Ich muss sagen: Das, was wir heute können, wäre mit der alten Software auf keinen Fall möglich gewesen. In den letzten drei Jahren haben wir 25 Prozent Wachstum erzielt. Dazu haben auch die verbesserten Prozesse durch unsere Software beigetragen. Konkret erleichtert hat sich zum Beispiel, dass unser Lagerverwalter einen optimalen Überblick über die Bestände hat. Wo wir früher mit dem Taschenrechner vor dem Bildschirm überlegt und gerechnet haben, reicht heute ein Klick. Ich sehe auf einen Blick die Abnahmemenge und die Menge der Restbestände. Und auch ohne die neue Kontraktverwaltung kann ich mir unseren Alltag gar nicht mehr vorstellen.
Was raten Sie anderen Unternehmen vor der Umstellung auf eine neue Standard-Software?
Ich würde immer empfehlen: Klären Sie ab, was genau der angebotene Standard ist und gleichen Sie das mit Ihren Abläufen bis ins Detail ab. Man muss zuvor alle Prozesse in jeder existierenden Variante im eigenen Unternehmen durchleuchtet haben, um seine Anforderungen zu kennen. Wenn man das getan hat, hat man eine echte Basis für die Umstellungsphase geschaffen. Denn erfolgreiche Projekte leben von einer guten Vorbereitung.
Über Compex Systemhaus GmbH
Compex Systemhaus GmbH aus Heidelberg hat seit der Gründung 1985 den Fokus auf Entwicklung von prozessorientierten Softwarelösungen, getreu dem Motto “Alles ist Prozess”. Die Anwender modellieren damit ihre Geschäftsprozesse zur Steuerung aller betrieblichen Abläufe, beispielsweise Stammdatenverwaltung (MDM), Kundenbeziehungen (CRM), Logistik & Supply Chain, Multi-Channel Handel & Warenwirtschaft, Rechnungswesen und viele weitere. Unter der Leitung des Firmengründers und geschäftsführenden Gesellschafters Christophe Loetz konnte das Unternehmen in den vergangenen Jahren seine Position in Deutschland und verschiedenen europäischen Ländern ausbauen.
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