Der Entwurf der Bundesregierung zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht vor, Whistleblower künftig noch besser vor Kündigung und Mobbing zu schützen. Hierfür sollen Unternehmen eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einrichten. Mit der Verabschiedung des Gesetzes durch den Deutschen Bundestag wird im ersten Quartal 2023 gerechnet. Welche Unternehmen hiervon betroffen sind und wie sich diese auf das HinSchG bereits jetzt vorbereiten können, erfahren Sie in diesem Interview mit unserer CEO Jessica Stehn-Bäcker.
Warum müssen Whistleblower geschützt werden?
Menschenunwürdige Arbeitsbedingungen in Organisationen und Unternehmen sowie Verstöße gegen geltendes Recht stehen im Fokus des öffentlichen Lebens und müssen aufgedeckt bzw. beseitigt werden. Bis heute ist der Schutz von Whistleblowern nicht einheitlich geregelt. Das kann Hinweisgeber davon abhalten Missstände zu melden, weil sie mit Diskriminierungen rechnen müssen.
Was regelt das HinSchG konkret und welche Unternehmen sind betroffen?
Um den Schutz der Whistleblower zu verbessern, sollen Unternehmen in Deutschland eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einrichten, an die sich hinweisgebende Personen wenden können.
Von den Regelungen direkt betroffen sind alle Unternehmen, die in der Regel mindestens 50 Beschäftigte haben (§ 12 Abs. 2 HinSchG-E). Für Arbeitgeber ab 250 Mitarbeitenden gilt die Verpflichtung sofort nach Inkrafttretens des Gesetzes. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht § 42 HinSchG-E eine verlängerte Umsetzungsfrist bis 17. Dezember 2023 vor.
Muss ich mit Bußgeldern rechnen, wenn ich die interne Meldestelle nicht einführe?
Verstöße gegen das HinSchG verstehen sich als Ordnungswidrigkeiten, die mit einer Geldbuße bestraft werden.
Ein Bußgeld in Höhe von bis zu 100.000 Euro hat zu erwarten, wer eine Meldung oder die darauffolgende Kommunikation verhindert (oder dies versucht), wer verbotene Repressalien ergreift (oder dies versucht) oder wer vorsätzlich oder fahrlässig das Vertraulichkeitsgebot missachtet.
Mit Geldbußen in Höhe von bis zu 20.000 Euro muss rechnen, der keine interne Meldestelle einrichtet oder diese nicht betreibt.
Die höchstmögliche Geldbuße für die aufgeführten Tatbestände kann auf das bis zu 10-fache der vorstehend genannten Höchstbeträge erhöht werden.
Und welche Vorteile hat eine interne Meldestelle für Unternehmen?
Neben dem Abwenden von Geldbußen liegen die weiteren Vorteile einer internen Hinweisgeber Meldestelle für Unternehmen auf der Hand. So lassen sich mit dieser Missstände und Betrugsfälle aufdecken, die ansonsten unentdeckt bleiben würden.
Ferner können Reputations- und Finanzschäden verhindert werden, wenn die interne Meldestelle als Kommunikationskanal für Whistleblower intensiv beworben wird. Denn mit ihr liegt es in der Hand des Unternehmens das Anliegen des Hinweisgebers zu bewerten und selbst darüber zu bestimmen, wie weiter verfahren wird. Wendet sich der Whistleblower dagegen direkt an die Behörde oder Öffentlichkeit drohen unmittelbar negative Meldungen in den Medien, Verkaufseinbußen und/oder sinkende Aktienkurse.
Eine interne Meldestelle kann darüber hinaus das Vertrauen der Beschäftigten und externen Stakeholder stärken. Und aus den eingehenden Hinweisen können Unternehmen letztendlich lernen und wachen.
Welche Anforderungen bestehen an eine interne Meldestelle für Whistleblower?
Beim Betrieb einer internen Meldestelle müssen einige Aspekte bedacht werden. So zum Beispiel den Schutz der Identität der Hinweisgeber und die Beachtung datenschutzrechtlicher Anforderungen bei der Einrichtung der Meldestelle. Darüber hinaus muss der Whistleblower seine Hinweise über verschiedene Kanäle übermitteln können. Pflicht sind Kanäle für Meldungen in mündlicher (z.B. Telefon oder Sprachnachricht) oder schriftlicher Form (wie an eine Postanschrift, via Messenger oder Mail-Adresse).
Und aus meiner Sicht der entscheidende Aspekt ist die persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person (Ombudsperson) der internen Meldestelle innerhalb einer angemessenen Zeit. Die Hinweisgeber Meldestelle muss zudem durch nachweislich geschultes Personal mit besonderer Integrität betreut werden. Auch die Kommunikation und Schulung der Beschäftigten steht nach der Einrichtung der Meldestelle ganz oben auf der Tagesordnung. Eingehende Meldungen müssen dann innerhalb bestimmter Fristen geprüft, beantwortet und geeignete Folgemaßnahmen ergriffen werden. Der ganze Vorgang ist zu dokumentieren.
Das klingt nach viel zusätzlicher Arbeit. Können auch Dritte mit einer entsprechenden Meldestelle benannt werden?
Ja, es dürfen Dritte mit der Einrichtung und dem Betrieb einer internen Meldestelle für Hinweisgeber beauftragt werden, an die sich die Beschäftigten wenden können.
Wie können sich Unternehmen vorbereiten?
Auch wenn das HinSchG noch nicht in Kraft getreten ist, können sich Unternehmen und ihre Beschäftigten gezielt vorbereiten. So sollten mindestens die Führungskräfte und Personalabteilung für das Thema Whistleblowing sensibilisiert werden. Außerdem gilt es im Vorwege zu klären, ob Unternehmen für die interne Meldestelle selbst zuständig sein oder einen Dienstleister beauftragen möchten. In diesem Zusammenhang sollte sich Gedanken darüber gemacht werden, wie Whistleblower motiviert werden sollen, die interne Meldestelle zu nutzen und sich nicht sofort an eine Behörde zu wenden.
Sollte bereits eine interne Meldestelle eingerichtet worden sein, gilt es zu prüfen, ob diese den geplanten Anforderungen des HinSchG genügt. Ich denke hier insbesondere an das persönliche Treffen mit dem Meldestellenbeauftragten auf Wunsch des Hinweisgebers.
Welche Hinweisgeberlösungen bietet Intelli Revolution?
Als Hinweisgebersystem Anbieter halten wir für unserer Kundschaft verschiedene Pakete zur Auswahl.
Beim Basis-Paket mit Hinweisgeber-Portal und Ombudsperson kommunizieren der Hinweisgebende und die Ombudsperson über eine E-Mail-Adresse, eine Sammel-Mobil-Nummer für Messenger (Text- und Sprachnachrichten) oder unsere Postanschrift.
Beim Komfort-Paket mit Hinweisgeber-System und Ombudsperson mit buchen Sie ein digitales Hinweisgebermeldesystem und bieten dem Hinweisgebenden die Option, über eine Webseite, einem E-Mail-Kanal und eine digitale Whistleblower-Telefon-Hotline (VoiceBot) Hinweise an die Ombudsperson zu übermitteln.
Auch für Unternehmen, die bereits über Meldekanäle verfügen und noch eine Ombudsperson benötigen, sind wir mit unserem Paket Ombudsperson für bestehende Meldekanäle zur Stelle.
Die Intelli Revolution GmbH wurde 2020 in Hamburg als Plattform für Dokumentenautomation gegründet. Seither haben wir uns zu einem ganzheitlichen Compliance-Dienstleister weiterentwickelt, der Unternehmen in aller Welt dazu befähigt, Compliance wirtschaftlich und sicher umzusetzen. Im Fokus steht der Bereich Datenschutz, der stetiges Wachstum erfährt und seit 2022 unter der Marke BEREDI Datenschutz geführt wird. Zudem bieten wir eine interne Hinweisgeber-Meldestelle, die alle Anforderungen an eine interne Meldestelle für Hinweisgeber erfüllt, die Identität des Whistleblowers schützt und so Reputationsschäden verhindert. Ergänzend hierzu versetzen wir Unternehmen dazu in die Lage, Innovationen anzustoßen und die mit ihr verbundenen Projekte erfolgreich umzusetzen.
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