Ab 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Die Mehrheit ist noch nicht soweit – darum kommt hier der schnelle Erste-Hilfe-Kasten für die Vorweihnachtszeit.
Laut Bitkom ist nicht einmal die Hälfte der Unternehmen schon auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. Doch ab Anfang 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, digitale Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die der Norm EN 16931 entsprechen. Das bedeutet mit Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD klarzukommen.
Diese neuen Formate können unvorbereiteten Unternehmen gleich nach dem Jahreswechsel ein Problem bescheren. Denn E-Rechnungen bestehen häufig nur aus einem maschinenlesbaren Datensatz, der für Menschen schwer entzifferbar und demnach nicht verarbeitbar ist. Der gewohnte Aufbau einer Rechnung, wie ihn alle aus PDFs oder Papierrechnungen kennen, ist keine Pflicht mehr. Vorgeschrieben ist allein der zugrundeliegende Datensatz.
Um dieses Problem zu lösen, haben viele Unternehmen bereits ein passendes Programm wie ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) wie Amagno eingeführt. Doch längst nicht alle haben diesen Prozess durchlaufen. Ihnen helfen drei einfache Schritte, die sich entspannt noch vor Weihnachten umsetzen lassen.
Schritt 1: Ein E-Mail-Postfach einrichten
Die Norm EN 16931 schreibt bisher nur vor, aus welchen Daten E-Rechnungen bestehen müssen. Wie Unternehmen sie empfangen, ist ihnen freigestellt. Wichtig ist allerdings weiterhin, dass die Vollständigkeit und Unveränderlichkeit der Rechnungen gewährleistet ist.
Am einfachsten ist es, für den Empfang von E-Rechnungen eine bisher sehr gängige Methode zu nutzen: ein E-Mail-Postfach. Viele Unternehmen nutzen bereits spezielle Mailadressen, an die alle Rechnungen verschickt werden. Diese können genauso auch für E-Rechnungen eingesetzt werden. Wichtig dabei ist, dass die E-Mail-Adresse nur Lieferanten mitgeteilt wird, um Missbrauch und Spam zu reduzieren.
Das Praktische: Ein E-Mail-Postfach für E-Rechnungen ist schnell eingerichtet und lässt sich später einfach mit einem DMS oder ECM verknüpfen.
Schritt 2: Einen Viewer nutzen
Die aktuell gängigsten Formate für E-Rechnungen sind die XRechnung und ZUGFeRD. Beide bestehen aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz in Form einer XML-Datei. Beim Format ZUGFeRD ist dieser in ein PDF eingebettet – mit einem einfachen PDF-Reader können Mitarbeitende solche Rechnungen also weiterhin lesen. Ob die gesetzlich vorgeschriebenen Daten jedoch wirklich richtig hinterlegt sind, lässt sich im PDF nicht erkennen.
Eine schnelle Abhilfe schaffen E-Rechnungs-Viewer. Diese einfachen Programme können XML-Datensätze anzeigen, sprich in eine für Menschen lesbare Form übersetzen. Zudem überprüfen sie, ob alle nötigen Daten hinterlegt sind. Mitarbeitende können somit die Inhalte prüfen und den Zahlungsprozess starten.
Wer sich nach einem E-Rechnungs-Viewer umschaut, findet mittlerweile viele Angebote. Auch kostenlose Tools sind dabei. Wichtig zu wissen ist: Die meisten kostenlosen E-Rechnungs-Viewer sind webbasiert. Das ist auf der einen Seite praktisch, da kein Programm installiert werden muss. Auf der anderen Seite kann es gerade für (mittel-)große Unternehmen aufwendig sein, Rechnungen einzeln hochzuladen. Zudem muss der Datenschutz gewährleistet sein.
Schritt 3: Die Weichen für ein DMS/ECM stellen
Ein E-Rechnungs-Viewer ist eine einfache und schnelle Lösung, um sich noch vor Weihnachten rudimentär auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten. Langfristig sollten Unternehmen jedoch darüber nachdenken, ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) einzuführen.
Ein DMS oder ECM kann wie ein Viewer E-Rechnungen anzeigen und überprüfen. Hinzu kommen weitere Vorteile:
– Es kann mit dem E-Mail-Postfach verknüpft werden, sodass neue E-Rechnungen automatisch in das System einfließen.
– Es archiviert E-Rechnungen revisionssicher nach den gesetzlichen Vorgaben.
– Es lässt sich über Schnittstellen mit DATEV, dem hauseigenen ERP-System oder anderen Programmen verbinden, sodass Prozesse wie – Buchungen automatisiert angestoßen werden können.
– Es kann Daten extrahieren, eingebettete Informationen verarbeiten und diese auf Wunsch mit den zugehörigen Dokumenten verbinden.
– Es schafft Transparenz, da alle zuständigen Mitarbeitenden Änderungen wie digitale Stempel in Echtzeit einsehen können.
Ein DMS oder ECM bis zum Jahreswechsel auszuwählen, wäre ein Schnellschuss. Besser ist es, diesen Prozess mit frischer Energie Anfang 2025 zu starten.
Ein Neujahrsvorsatz für die Digitalisierung
Die E-Rechnungspflicht mag wie ein zusätzlicher Aufwand wirken. Sie birgt jedoch enormes Potenzial für Unternehmen. Der Wechsel von Papierbergen und wenig strukturierten PDFs hin zu klar definierten, digitalen E-Rechnungen spart langfristig Zeit, Kosten und Nerven.
Ein E-Mail-Postfach und ein einfacher Viewer leisten noch vor Weihnachten schnelle erste Hilfe, um ab dem 1. Januar 2025 rudimentär auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet zu sein. Mit einem DMS oder ECM lassen sich anschließend langfristig die Vorteile digitaler Rechnungen nutzen: mehr Effizienz und Transparenz. Diesen zukunftsorientierten Prozess anzustoßen, sollte zu den Top-3-Neujahrsvorsätzen gehören.
Autor:
Jens Büscher ist CEO und Gründer von Amagno, einem vielfach ausgezeichneten Oldenburger Unternehmen, das sich auf mitarbeiterfreundliches Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert hat. Vor der Gründung von Amagno 2010 arbeitete Jens Büscher mehrere Jahre im öffentlichen Dienst. Seine Erfahrungen dort veranlassten ihn, eine Software-Lösung zu entwickeln, mit der Unternehmen auf einfache Weise selbstständig Dokumente und Informationen digital verwalten und effiziente Workflows erstellen. Büschers aktuelle Innovation: ein auf KI basierendes Conversational ECM (CECM), das durch GPT das Chatten mit allen Dokumenten im Unternehmen ermöglicht.
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Über Amagno
Mit einer einzigen leistungsstarken Lösung hilft Amagno Unternehmen, leicht mit Dokumenten und Informationen umzugehen und effiziente Workflows zu entwickeln. Amagno stellt dafür ein mitarbeiterfreundliches Dokumenten-Management-System und Enterprise Content Management (DMS / ECM) bereit – aus einer Hand und aus einem Guss. 35.000 Anwender nutzen die lizenzbasierte Lösung von Amagno. Sie ist auf eine hohe Unabhängigkeit ausgerichtet, so dass die Kunden nach sehr kurzer Einführungszeit selbstständig damit arbeiten.
Amagno wurde 2010 in Oldenburg gegründet und mehrfach ausgezeichnet, unter anderem von Deloitte, Financial Times und Focus. Das Ziel von Amagno ist es, es seinen Kunden leicht zu machen, alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen – nun durch die Gestaltung des Übergangs von Dokumenten zu KI-gelesenen Daten.
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