E+S Softwarelösungen für die Zeitarbeitsbranche
„Wenn die Lohnabrechnung nicht stimmt, ist der Mitarbeiter schnell weg.“ Jana Etzel, Geschaftsführerin der WEP Personalservice GmbH in Lippstadt spricht ein zentrales Thema der Zeitarbeitsbranche an. In kaum einer anderen Branche müssen bei der Lohnabrechnung so viele unterschiedliche Berufe, Arbeitszeitmodelle und Tarifvorgaben berücksichtigt werden wie in der Personalüberlassung. Daher ist es ab einer bestimmten Größe sinnvoll, die Lohnabrechnung im eigenen Haus zu machen. Damit sich der Aufwand dafür in Grenzen hält, braucht man die passende Software. Und die liefert der Software-Dienstleister, die E+S Unternehmensberatung aus Bielefeld.
Lohnabrechnung bei Zeitarbeit ein komplexes Thema
Die WEP Personalservice GmbH wurde in 2008 gegründet und hat sich spezialisiert auf Zeitarbeit, Personalvermittlung und Personalleasing. In 2015 erzielte das Familienunternehmen mit inzwischen vier weiteren Standorten einen operativen Umsatz von deutlich mehr als 5 Millionen Euro. „Als wir in 2009 in einem kleinen Büro gestartet sind, hatten wir 15 Mitarbeiter. Die Lohnabrechnung haben wir zunachst durch einen Steuerberater erstellen lassen.“ Diese Lösung stellte sich auf Dauer mit der wachsenden Mitarbeiterzahl als unzureichend heraus, weil dem Steuerberater der spezifische Einblick in die verschiedenen Tarifmodelle fehlte. „Es wurde zunehmend aufwändiger, dem Steuerberater diese Themen zu erläutern. Unsere Mitarbeiter arbeiten in ganz unterschiedlichen Schichten – früh, spät, nachts. Das muss individuell bei der Abrechnung berücksichtig werden. Zudem gibt es Vereinbarungen über Sonderzulagen sowie unterschiedliche gesetzliche Vorgaben, zu denen auch die Mindestlöhne gehören“, erläutert Jana Etzel.
Interner Aufwand in der Lohnabteilung reduziert
Bereits zwei Jahre später entschieden sich die Inhaber Jana und Alexander Etzel, für die Lohnabrechnung jemanden einzustellen, um diese zentrale Aufgabe intern wahrzunehmen. Eine Software dafür gab es noch nicht. Im Einsatz war bisher nur die Zeitarbeitssoftware eines anderen Softwareanbieters zur Erfassung der Arbeitszeiten und Verwaltung der Mitarbeiter und Kundenbetriebe. So war es ein Glücksfall, dass die neue Mitarbeiterin, die für die Lohnabrechnung eingestellt wurde, aus der Personalabteilung eines größeren Unternehmens kam, das mit der Personalabrechnungs-Lösung von E+S arbeitet. „Auf ihre Empfehlung hin luden wir die Berater aus dem Hause der E+S Unternehmensberatung fur EDV ein und entschieden uns zunachst fur das Modul E+S Personalabrechnung, in das wir problemlos die Daten aus der derzeit verwendeten Zeitarbeits-Software einfließen lassen konnten.“ Überzeugt von der Branchenkompetenz von E+S, die in ihrer Personalabrechnungs-Software die spezifischen Anforderungen eines Zeitarbeitsunternehmen bestens zu berücksichtigen wussten, setzt die WEP seit Anfang 2017 auf das „Vollprogramm Arbeit und Lohn“, das über die Module E+S Zeitarbeit und E+S Personalabrechnung abgebildet wird. „Das läuft nun alles viel flüssiger und reduziert den internen Aufwand in der Lohnabteilung enorm, weil einfach die Daten aus der Zeitarbeit in die Lohnsoftware geschoben werden und viele Prozesse automatisiert werden“, schwärmt Jana Etzel. Dazu kommt, dass alle gesetzlichen Vorgaben und Tarifänderungen immer dem neuesten Stand entsprechen.
Zeiten werden nur einmal erfasst
Bei der Zeitarbeit verhält es sich so, dass die Zeit eines Mitarbeiters einmal weiterberechnet wird an den Betrieb des Kunden, in dem der Mitarbeiter eingesetzt wird. Zum anderen werden die Zeiten gebraucht fur die Lohnauszahlung an den Mitarbeiter. Karl-Heinz Kölling, Kundenberater bei E+S erklärt die Grundphilosophie von E+S: „Die Zeiten sollen nur einmal erfasst werden. Wir ordnen die einmal erfassten Zeiten den unterschiedlichen Lohnkonten zu. Da gibt es den Lohn für den Mitarbeiter, die Zuschläge für den Mitarbeiter und den Lohn fur den Kunden. Dabei gelangen die Zeiten auf drei Arten ins System: über die manuelle Erfassung, über die Erfassung gemäß den Zeitmodellen oder über das automatische Einlesen von Daten aus Zeiterfassungssystemen.“
Wir sind eine Mac-Company
Die Inhaber und Geschäftsführer Jana und Alexander Etzel, die besonderen Wert auf schlanke Strukturen und hocheffiziente IT-gestutzte Prozesse legen, fühlen sich von E+S Software gut begleitet und beraten. Nachdem der Anbieter der „alten“ Zeitarbeitssoftware die aktuellen Gesetzesvorlagen nicht mehr in seinem Programm abgebildet hat, waren sie froh, dass sie in E+S einen Anbieter von ganzheitlichen Lösungen gefunden haben. Auch das Cloud-Computing-Konzept von E+S nehmen sie inzwischen wahr, nachdem es bei ihrem bisherigen Hoster zwei Hacker- Angriffe kurz hintereinander gab. So wechselten sie zu einem leistungsstarken, externen Server der IOK GmbH in Verl, einem nach deutschem Recht zertifizierten Serverhoster, der mit E+S kooperiert. „Das Gute ist auch, dass wir hier einwandfrei mit unseren Mac-Computern auf der Windowsoberfläche des Servers arbeiten können. Wir haben seitdem keine Abstürze mehr“, lobt Jana Etzel.
E+S Unternehmensberatung für EDV GmbH aus Bielefeld entwickelt und vertreibt seit 1979 Software für das Personal- und Rechnungswesen. Mit seinen webbasierten Lösungen hat sich der IT-Dienstleister zudem auf die Bedürfnisse folgender Branchen konzentriert: Mittelständische Betriebe in der Industrie, Personaldienstleister, kommunale Verwaltung und Gesundheitswesen.
Firmenkontakt
E+S Unternehmensberatung für EDV GmbH
Karl-Heinz Kölling
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karl-heinz.koelling@es-software.de
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