Alzenau, 19.5. 2016 – Vitzfedern ist ein Paradebeispiel für den deutschen Mittelstand: 1908 mit dem Unternehmenszweck der Produktion von Schlossfedern gegründet, fertigt das Unternehmen auch über 100 Jahre danach noch Federn. Zum Portfolio gehören heute außerdem Stanz- und Biegeteile, die von 270 Mitarbeitern hergestellt und vermarktet werden. Zu den Kunden von Vitzfedern zählen weltweit Unternehmen aus allen Industriezweigen; das Kerngeschäft machen vor allem die Automobilindustrie, Telekommunikation, Maschinenbau und Hersteller von „Weißer Ware“ aus.
Die Herausforderung
„Wer in diesem Umfeld erfolgreich sein will, muss allerhöchste Qualität abliefern“, sagt Geschäftsführer Michael Vitz. „Daher haben wir schon vor vielen Jahren großen Wert auf Qualitätsmanagement und Zertifizierungen gelegt.“ Um diesen hohen Qualitätsstandards weiterhin gerecht bleiben zu können, entschied man sich 2010 zu einer Neuauflage des QM-Handbuchs. Das Handbuch sollte für alle abgebildeten Prozesse die gleiche Grundstruktur aufweisen und unternehmensweit leicht eingesehen oder bearbeitet werden können. Die einzelnen Prozesse, aber auch zugehörige Dokumente, Arbeitsanweisungen oder Querverweise sollten schnell zu finden und leicht zu verstehen sein.
Die Lösung
Bei der Suche nach einem geeigneten Werkzeug zur Erstellung des digitalen QM-Handbuchs zog Michael Vitz neben alternativen Lösungen von vornherein auch MindManager in Betracht. Der Geschäftsführer nutzte die Software schon seit vielen Jahren zur persönlichen Organisation seines Workflows. „Schon Ende der 90er Jahre kaufte ich mir meine erste MindManager-Lizenz – und zwar für einen Palm. Viele werden das Gerät nicht mehr kennen“, lacht der Diplom-Ingenieur. Heute setzt der Geschäftsführer MindManager nicht nur als Arbeitscockpit, sondern auch bei Meetings oder Vorträgen ein. „Mitarbeiter, Kunden und Auditoren sind regelmäßig begeistert von der Übersichtlichkeit und der Einfachheit der Software.“
Auch das Team von Michael Vitz war schnell von dem Werkzeug überzeugt: MindManager erfüllte alle Voraussetzungen und ließ sich intuitiv und ohne Schulungsaufwand sofort einsetzen. „Die Entscheidung für MindManager fiel daher recht schnell“, erinnert sich der Geschäftsführer. In einem ersten Schritt ging das QM-Team daran, eine Grundstruktur für die Prozesse bei Vitzfedern zu erarbeiten und diese in einer Basismap abzubilden (siehe Grafik). Im Ergebnis weist diese „Prozesslandkarte“ mehrere Haupt- und Unterzweige auf, darunter beispielsweise der „Input“ für einen Prozess, zu dem neben Rohstoffen auch DIN-Normen oder Verpackungsvorschriften gehören können, die dann direkt über eine Verlinkung in der Prozessmap abrufbar sind. Analog werden für jeden Prozess in der Map sämtliche Informationen zu Akteuren, Produktionsweise oder Lieferung, bis hin zum Fragebogen zur Kundenzufriedenheit abgelegt. „Nachdem die Grundstruktur unserer Prozesse festgelegt war, ging die Umstellung des QM-Handbuchs sehr schnell“, erläutert der Geschäftsführer. „Die dazugehörigen Dokumente waren ja bereits vorhanden und mussten lediglich verlinkt werden.“
Das Ergebnis
Bei Vitzfedern ist das QM-Handbuch heute ein vielfach und unternehmensweit gern genutztes Werkzeug. Für sämtliche Unternehmensprozesse gibt es Mindmaps, die den benötigten Input, die Akteure sowie den geforderten Output beschreiben. „Von Vorteil ist dabei, dass Maps viel übersichtlicher sind und wesentlich schneller erfasst werden können als Fließtext“, betont Michael Vitz. Dass wir nun jeden Prozess wirklich immer auf die gleiche Art und Weise beschreiben, hat ganz wesentlich die unternehmensweite Zusammenarbeit verbessert, da alle nun sehr schnell verstehen, worum es geht und was gebraucht wird.“ Besonders gut kommen bei den Mitarbeitern die Verlinkungen in den Maps an. „Gerade weil MindManager das so einfach löst, wird unser QM-Handbuch auch von nicht so IT-affinen Mitarbeitern gerne genutzt“, so der Diplom-Ingenieur weiter.
In Zukunft möchte Michael Vitz MindManager noch intensiver nutzen: „Mit der neuen Version MindManager 2016 für Windows kommen ganz neue Möglichkeiten zur Visualisierung. Wir freuen uns besonders über die Flussdiagramme, die wir zum Beispiel in der Projektarbeit intensiv einsetzen.“
Über Mindjet
Mindjet bietet Software-Lösungen für Innovations- und Projektmanagement, die alle Projektphasen inklusive Informations- und Aufgabenmanagement visuell und dynamisch unterstützen. Von der ersten Idee, über die Bewertung und Skizzierung verschiedener Szenarien, bis hin zum erfolgreichen Projektabschluss dienen die Produktlinien MindManager und SpigitEngage führenden Unternehmen bei ihren Projekten und Innovationsprozessen.
MindManager kombiniert als zentrales Arbeitsinstrument die MindMapping-Methode mit Projekt- und Aufgabenmanagement-Funktionen und erhöht damit die Produktivität von Einzelnutzern und Teams bei der Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit. Die häufigsten Einsatzbereiche sind Informations-, Wissens- und Projektmanagement und zwar branchen- und abteilungsübergreifend.
Auf der SpigitEngage-Plattform werden Ideen und Vorschläge zu verschiedenen Themen generiert, bewertet und kommentiert, so dass sich die vielversprechendsten Ideen leicht identifizieren lassen. Dabei kann eine große Anzahl an Mitarbeitern, Kunden oder Partnern sinnvoll eingebunden und deren Wissen und Erfahrungen für nachhaltige Innovationen genutzt werden.
Mindjet hat seinen Hauptsitz in San Francisco und verfügt über Niederlassungen in den USA, UK, Frankreich, Deutschland, Schweiz, Schweden, Japan und Australien. Bereits über 83 Prozent der Fortune 100™-Unternehmen setzen Mindjet-Software ein.
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