Seit Januar 2019 gelten neue Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung bei beruflich oder betrieblich veranlassten Dienstreisen ins Ausland. Für 37 Länder wurden die Pauschalen an die aktuellen Verhältnisse angepasst. In der Mehrheit wurden die Pauschalen erhöht, für einige Länder, wie Indien, auch herabgesetzt. Die Pauschbeträge für Geschäftsreisen im Inland bleiben unverändert. Höhere Spesen gibt es unter den EU-Ländern 2019 für das Nachbarland Österreich sowie Italien, Polen, Spanien und Griechenland. Neu ist, dass die Karibischen Inseln überwiegend angeglichen wurden.
Eine Tabelle des Bundesfinanzministeriums listet die steuerfreien Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten für insgesamt 180 Länder auf. Für Länder, die in der Tabelle nicht erfasst sind, sind die Pauschalen für Luxemburg heranzuziehen. Bei der Verpflegung gibt es dann für volle Tage 47 Euro, für An- und Abreisetage und Abwesenheiten über acht Stunden 32 Euro und für eine Übernachtung 130 Euro. Handelt es sich um in der Tabelle nicht erfasste Übersee- oder Außengebiete eines Landes, sind die Pauschalen des Mutterlandes gültig.
Die Höhe der Pauschale ist vom bereisten Land abhängig. Innerhalb einiger Länder wird noch nach Städten oder Regionen unterschieden. Die höchste Übernachtungspauschale gibt es für San Francisco mit 314 Euro, gefolgt von Dschibuti und New York City. Am wenigsten wird für Übernachtungen in Andorra, Kosovo und Russland abseits der Großstädte anerkannt. In punkto Verpflegung wurden für Bosnien und Herzegowina sowie Serbien und Weißrussland die niedrigsten Pauschbeträge mit 18 bis 20 Euro festgesetzt. Norwegen hingegen führt mit 80 Euro für volle Tage die Essenpauschale an. Angola und Hongkong werden annähernd so teure Essenpreise zugeschrieben.
In der Regel werden die Reisekosten, die einem Angestellten entstehen, im Rahmen der Reisekostenabrechnung durch den Arbeitgeber abgedeckt. Für den Verpflegungsmehraufwand werden Pauschbeträge gewährt, unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Die Pauschale für Übernachtungen ist nur dann anwendbar, wenn der Arbeitgeber eine Rückerstattung vornimmt. Ist dies nicht der Fall, können die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten mit der dazugehörigen Rechnung als Werbungskosten abgesetzt werden.
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