Aktueller Verordnungsentwurf nennt zulässige Rechnungsformate und formuliert E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten des Bundes.
München, 11. Juli 2017
Ende Juni hat das Bundesministerium des Innern einen Referentenentwurf für die „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“ vorgelegt. Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) soll die Umsetzung des deutschen E-Rechnungs-Gesetzes vom April 2017 endgültig regeln. Das Gesetz hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die einen europaweiten E Invoicing-Standard für öffentliche Aufträge vorschreibt, in nationales Recht überführt. Der Verordnungsentwurf konkretisiert nun Detailaspekte wie Rechnungspflichtinhalte, Weiterverarbeitung und Datenschutz. Erstmals benennt er auch die für Deutschland verbindlichen Rechnungsformate und Übermittlungswege. Zudem erklärt er die E Rechnung für Bundeslieferanten zur Pflicht – ergänzend zu den EU-Bestimmungen.
XRechnung als bevorzugtes Rechnungsformat
Grundsätzlich sollen Rechnungssteller das deutsche Standardformat XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung verwenden. Dieses Format ist eine nationale Spezifikation der europäischen CENNorm, die technische Anforderungen für die EU-einheitliche E-Rechnung vorgibt. Neben XRechnung sollen alle Datenaustauschformate zulässig sein, die die Mindestanforderungen der CEN-Norm erfüllen. Solche Alternativformate sind vom Empfänger nach XRechnung-Maßgabe zu konvertieren und zu verarbeiten.
Rechnungseinbringung in offiziellem Webportal
Zur Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist ein Verwaltungsportal vorgesehen, in dem sich die Rechnungssteller registrieren müssen. Dort sollen sie ihre Rechnungen auf unterschiedliche Weise einbringen können: per Webformular, Datei-Upload, Webservice, DE-Mail und E-Mail. Die E-Mail-Einbringung könnte jedoch ab 2023 eingestellt werden, je nach Ergebnis der geplanten Vorab-Evaluierung.
Pflicht zur elektronischen Einbringung ab 2020
Während die EU-Kommission mit der E-Rechnung nur Auftraggeber in die Pflicht nimmt, sieht Deutschland auch eine Verbindlichkeit für Auftragnehmer vor – wie schon viele andere Mitgliedstaaten. Laut EU-Richtlinie müssen oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane E-Rechnungen ab dem 27.11.2018 annehmen, alle anderen Behörden ab dem 27.11.2019. Und zwar unabhängig vom Rechnungsbetrag. Darüber hinaus sollen Lieferanten hierzulande ihre Rechnungen ab dem 27.11.2020 elektronisch stellen müssen – außer bei Direktaufträgen mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro. Weitere Abrechnungsausnahmen gelten im Rahmen von Organleihen, Auslandsbeschaffungen sowie verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen, die der Geheimhaltung unterliegen.
Was bedeutet das für deutsche Unternehmen?
Abgesehen von definierten Ausnahmefällen dürfen öffentliche Auftraggeber ab Ende 2020 keine Papierrechnungen mehr annehmen. Bundeslieferanten aus der Privatwirtschaft müssen also elektronisch abrechnen: unter Nutzung der vorgeschriebenen Datenaustauschformate und Übermittlungswege. Zur unternehmensseitigen Rechnungsdigitalisierung erklärte der VeR (Verband elektronische Rechnung) schon im April: „Mit Blick auf die technischen wie finanziellen Herausforderungen kann es sich […] lohnen, einen erfahrenen Technologie- und Beratungspartner mit dem elektronischen Rechnungsaustausch zu beauftragen.“ In einer aktuellen Pressemeldung würdigt der VeR das geplante Onlineportal zur Rechnungseinbringung. Damit berücksichtige der Verordnungsentwurf die Tatsache, dass schon viele Unternehmen den Service eines E-Invoicing-Providers in Anspruch nehmen.
Was bietet Neopost in diesem Zusammenhang?
Als Provider bietet Neopost eine effiziente und einfache Lösung für den rechtskonformen digitalen Rechnungsaustausch mit Geschäftspartnern aller Art. Neopost e-Invoicing nimmt Unternehmen alle technischen Belange ab und unterstützt vielfältige Formate sowie Übermittlungswege. Zudem profitieren Unternehmen von einem starken internationalen Providernetzwerk: dem TRAFFIQX-Netzwerk, in dem Neopost mit namhaften Partnern wie der DATEV organisiert ist. Neopost e-Invoicing wird als wartungs- und investitionsfreie Portallösung angeboten, die alle gängigen Rechnungsformate kostenfrei bereitstellt. Insbesondere auch die gesetzlich Vorgeschriebenen. Das hat sich schon mehrfach gezeigt, ob bei der E RECHNUNG.GV.AT in Österreich oder bei offiziellen Standards anderer EU-Länder.
Neopost e-Invoicing ist also nicht nur ein sicherer Umsetzungsweg, sondern auch ein besonders leichter und wirtschaftlicher.
Weiterführende Links
– Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen
– Referentenentwurf für die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes
Die Neopost GmbH & Co. KG ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Neopost S.A., Bagneux / Frankreich, Europas führendem und weltweit zweitgrößtem Anbieter für digitale Dokumenten- und Postbearbeitungssysteme. Neopost hat Direktvertretungen in 31 Ländern, beschäftigt über 6.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2016 einen Jahresumsatz von über 1,2 Mrd. Euro. Neopost bietet seine Produkte und Dienstleistungen in über 90 Ländern an. Neopost ist ein führender Anbieter auf den Märkten für Poststellenausrüstungen und Logistiklösungen. Eine umfangreiche Dienstleistungspalette, etwa in den Bereichen Softwarelösungen, Consulting, E-Invoicing, Kundendienst und Finanzierung ergänzen das Angebot. Neopost ist im Compartment A der Euronext Paris börsennotiert und im SBF-120-Index aufgeführt. Neopost beschäftigt in Deutschland und Österreich an mehreren Standorten rund 300 Mitarbeiter.
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